Wat is de Digitale Spoelkeuken?
De Digitale Spoelkeuken van PublicSpaces is een methodiek om zicht te krijgen op de digitale tools die een (publieke) organisatie gebruikt en hoe die zich verhouden tot de vijf kernwaarden van het PublicSpaces-manifest. Die waarden zijn: open, transparant, verantwoordelijk, soeverein en de mens (gebruiker) centraal. Het doel van de Digitale Spoelkeuken is om (publieke) organisaties te helpen om hun digitale omgevingen in te richten volgens deze publieke kernwaarden. Door het gebruik van de Digitale Spoelkeuken weet een organisatie hoe goed men hierop scoort en ontstaat inzicht waar verbetering mogelijk is. Hieronder staan de stappen die je kunt doorlopen om dit proces op gang te krijgen.
Stap 1: Team samenstellen
In deze stap stel je het team samen waarmee je dit proces gaat doorlopen. Belangrijk is de samenstelling van het team en dat teamleden hier uren voor krijgen. Als richtlijn kun je vier uur per week per persoon aanhouden en voor een periode van drie à vier maanden.
Aandachtspunten bij het samenstellen van het team zijn:
- Het is belangrijk dat in het team zowel technische kennis als gebruikerskennis aanwezig is. Dus iemand van de meer technische kant van de tools – een applicatie- of functioneel beheerder, een programmeur of webmaster – en iemand van de marketingcommunicatieafdeling, zoals een marketeer. Daarnaast kan een adviseur of projectleider deelnemen. Deze drie essentiële rollen vormen het team.
- Bij een kleinere organisatie halen deze drie personen alle tools door de Digitale Spoelkeuken. Bij een grotere organisatie vormt bij voorkeur de adviseur of projectleider de kern van het team, maar worden per tool ook telkens twee andere personen in het team opgenomen. Enerzijds borgt dit de technische en marketingkennis van de specifieke tools in het team; anderzijds worden zo de ervaringen van het scoren van de tools breder gedeeld in de organisatie.
- Als start kun je een kick-off organiseren. Daarbij leg je waarom je dit gaat doen en waarom dit belangrijk is voor de organisatie.
Heb je het team samengesteld? Dan kun je door naar de tweede stap.
Stap 2: Inventarisatie tools en vaststellen scope
Welke tools ga je door de Digitale Spoelkeuken halen? Het beste kun je starten met een inventarisatie van welke tools je organisatie allemaal gebruikt. Hierbij kun je de volgende tools uitsluiten:
- Sociale media (zoals Twitter en Facebook);
- Tools waarover je geen controle hebt (zoals YouTube);
- Back-endsystemen waarmee je geen interactie hebt met je publiek, zoals een datawarehouse of administratieve tools (zoals Afas).
Welke tools dan wel? Alle tools die jouw organisatie gebruikt om contact of interactie met je publiek vorm te geven – zogenaamde public facing applications.
Hoe krijg je een beeld van welke tools dit zijn? Je kunt een of meerdere van de volgende manieren gebruiken om een beeld te krijgen van welke tools gebruikt worden:
- Denk de klantreis van de bezoeker van de bibliotheek uit en bedenk welke tools die allemaal tegenkomt;
- Organiseer een brainstorm met collega’s;
- Wellicht is eerder een soortgelijke inventarisatie van tools gedaan voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De insteek van zulke inventarisaties is gericht op privacy en de opslag van persoonsgegevens, maar het kan wel een goed startpunt zijn;
- Maak een overzicht van lopende licenties van tools;
- Maak een inventarisatie van tools waarmee je kunt inloggen in het kader van Single Identity (SI);
- Ga na bij de IT-afdeling of er een lijst is van applicaties die binnen de organisaties gebruikt worden.
Tools zoals Trello en Afas, die vallen onder de backoffice, kun je in eerste instantie negeren. Verwijder deze tools van de lijst en bekijk de resterende tools met als inzet het contact met de klant. De tools die hieraan voldoen, zijn de public facing applications.
Heb je een inventarisatie van de tools gemaakt? Dan kun je door naar de derde stap.
Stap 3: Keuze eerste tool
Hoe kies je de eerste tool waarmee je aan de slag wilt gaan? Check eerst de website van de Digitale Spoelkeuken om te zien welke tools al door iemand anders gescoord zijn. Mocht de tool die je wilt gaan scoren al gescoord zijn, dan kun je dat nog steeds doen, maar dan om de score te vergelijken. Het is echter zinvoller om te kijken welke tools nog niet gescoord zijn en daarmee starten.
Heb je de tool gekozen? Dan kun je door naar de volgende stap.
Stap 4: Vragenlijst voor de eerste tool beantwoorden
Bekijk de vragenlijst en geef antwoorden op de vragen. Tijdens de discussie in het team komen waarschijnlijk allerlei vragen en aannames naar voren. Vul die in bij het vak Opmerkingen, want ze zijn waarschijnlijk ook relevant voor anderen. Met behulp van de inventarisatie en scores heb je nu inzicht verkregen in waar je organisatie op dit moment staat met betrekking tot het gebruik van softwaretools en in hoeverre deze voldoen aan de waarden van het PublicSpaces-manifest.
Heb je de vragenlijst volledig ingevuld en ben je tevreden met het resultaat? Dan kun je door naar de volgende stap.
Stap 5: Communiceren
Communiceer de score intern. Ga wederom met elkaar in gesprek en gebruik dit om in je organisatie, samen met de belanghebbenden, een (verander)plan op te stellen. In dit plan leg je vast welke strategie je per tool wilt hanteren om verbetering aan te brengen en op welke termijn. Dat doe je bijvoorbeeld door een tool aan te passen, te vervangen, te verwijderen of om uit te leggen waarom je deze tool (nog) niet kunt verbeteren. De resultaten kun je inzetten om als organisatie transparant en publiekelijk verantwoording af te leggen over de tools die je gebruikt. Ook kun je ze gebruiken om je je als organisatie te committeren aan het opgestelde transformatieplan voor verbetering.
Rapporteer de resultaten ook aan PublicSpaces. Op die manier draag je bij aan de kennisbank met geteste tools.
Stap 6: Meer tools scoren
Herhaal de stappen 3, 4 en 5 en scoor meer tools. Deel je bevindingen ook met PublicSpaces. Alle tools gescoord? Dan kun je naar de volgende stap.
Stap 7: Herhalen
Voer het verbeterplan uit dat je hebt gemaakt. Dit plan is een soort roadmap. Vervolgens plan je na 6 of 12 maanden weer een aantal sessies om met het team de tools te scoren en te zien welke verbeteringen bereikt zijn. Ook deze stap herhaal je na verloop van tijd.