Innovatie en kostenverlaging
Nadat Chris Wiersma 1 juli van dit jaar afscheid nam van de nieuwe bibliotheek in Almere, waar hij ruim veertien jaar aan het roer stond, wachtte hem direct een nieuwe klus: het onderzoeken van de mogelijkheden van een collectief landelijk bibliotheeksysteem (CLB). Een systeem waarnaar al jaren reikhalzend wordt uitgekeken, maar dat nog enkele uitdagingen kent.
Nu, met de inwerkingtreding van het Bibliotheekconvenant en de bijbehorende Netwerkagenda, wordt die wens nieuw leven ingeblazen. Het convenant vraagt tenslotte aandacht voor de grote verscheidenheid aan verschillende bibliotheeksystemen die binnen de sector in gebruik is. Een collectief systeem zou, volgens de ondertekenaars van het convenant, de collectiviteit van het netwerk versterken. Grote voordelen, zoals de versnelling van innovatie en een verlaging van de kosten, liggen in de lijn der verwachting.
Die pluspunten onderschrijft Chris Wiersma in zijn rapport De laatste kilometers naar het CLB, dat dit najaar verschijnt. Daarin legt hij uit dat het CLB er komt als negentig procent van de bibliotheken aangeeft te willen aansluiten, en als die negentig procent samen zeventig procent van de Nederlandse bevolking bedient.
‘Ik ben optimistisch,’ aldus Wiersma. ‘De opname in het convenant en de zeer waarschijnlijke beschikbaarheid van financiële middelen vanuit het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) om de transitie naar een landelijk systeem zijn daarvoor erg belangrijk.’
Geen rocket science
Eind december is het zover: dan moeten alle bibliotheken kenbaar maken of ze willen deelnemen aan het CLB. Daarvoor kunnen ze verschillende redenen hebben, aldus Wiersma. ‘Zie je het belang van digitale innovatie? Heb je vertrouwen in het project?’ somt hij op. ‘Als voormalig bibliotheekdirecteur begrijp ik maar al te goed dat je eerst alles helder wilt hebben voordat je je handtekening zet.’
Wanneer genoeg bibliotheekdirecteuren die stap zetten, zal in het nieuwe jaar worden gezocht naar een partij die het benodigde systeem kan bouwen. ‘Dat zal niet heel ingewikkeld zijn,’ voorspelt Wiersma. ‘Het benodigde systeem is niet bijzonder complex. Wat wij willen, is er nog niet, maar het is zeker geen rocket science. Ook is het beschikbare geldbedrag mijns inziens ruim voldoende om de kosten te dekken.’
Daarop volgt de transitiefase, waarin de verschillende systemen van alle deelnemende bibliotheken worden omgezet naar het CLB. ‘Voor deze fase is drie jaar uitgetrokken,’ vertelt Wiersma. ‘Er wordt een nieuwe vereniging opgericht, waarin alle bibliotheken zitten die het CLB gaan afnemen. Deze vereniging zal ook het projectmanagement op zich nemen.’
De complexiteit van dit proces zit volgens Wiersma niet in de stappen zelf, maar in de hoeveelheid verschillende partners die bij iedere fase betrokken zijn. ‘In de bibliotheeksector bestaan uiteenlopende behoeften. De wensen van een grote stadsvestiging zijn nu eenmaal anders dan die van een kleine plattelandsbibliotheek. Het CLB moet al die organisaties gaan bedienen.’
Daarom is gekozen voor een zogeheten smal systeem: het te ontwikkelen CLB zal alleen gericht zijn op de klassieke taken als collectie en boekenuitleen, en niet op andere zaken, zoals ticketing, CRM en marketing. ‘We gaan voor een systeem waaraan deze en andere modules gekoppeld kunnen worden. Zo maken we het compatibel voor elke bibliotheek, en voorkomen we dat we eindigen met een middle of the road-systeem, dat voor de ene organisatie te complex is en voor de andere te simpel. Daarnaast voorkomt deze keuze dat we als sector te veel afhankelijk worden van één aanbieder, die al onze bibliotheekzaken regelt.’
Beter voor klant en samenleving
Wiersma is een groot voorstander van het CLB. ‘Al enkele jaren geleden stelde ik samen met de collega’s Anne Rube en Peter van Eijk een intentieverklaring rondom een dergelijk collectief systeem op,’ vertelt hij. ‘We noemden daarin voorwaarden omtrent onder meer de kosten, de governance en de planning van het project. Deze pagina’s zijn in de wandelgangen de Wiersma-clausules gaan heten. Nog steeds sta ik achter deze voorwaarden: het zijn stuk voor stuk belangrijke zaken om in dit proces bij stil te staan.’
Tegelijkertijd ziet Wiersma de grote voordelen van het CLB. ‘De klant én de samenleving worden er beter van. Een dergelijk systeem maakt het mogelijk sneller stappen te zetten in het bedenken en bouwen van nieuwe producten. Wanneer een bibliotheek iets moois bedenkt, kunnen we dit gemakkelijker landelijk implementeren. Ook is het voor landelijke instanties als de KB minder ingewikkeld en tijdrovend om een nieuwe toepassing te laten configureren met één systeem dan met allerlei verschillende systemen. Straks weten we: aan deze voorwaarden moet een nieuwe applicatie voldoen om deze goed te laten aansluiten op het systeem dat iedereen gebruikt.’
De mogelijkheid om sneller innovatiestappen te zetten, is volgens Wiersma hard nodig bij te blijven en de klanten en de samenleving goed te bedienen. Iedereen is gewend aan de snelheid en het gemak van Google, Apple en Microsoft. Zij zetten de standaard en wie daarop te ver achterblijft, verliest zijn bestaansrecht.