- Sharon van de Hoek: Adviseur Onderzoek en Kennisdeling bij de afdeling Onderzoek van de KB
- Annemiek van de Burgt: Adviseur Onderzoek en Kennisdeling bij de afdeling Onderzoek van de KB
- Liesbeth Mantel: Beleidsmedewerker bij de afdeling Bibliotheekstelsel van de KB
De KB verzamelt met de Gegevenslevering Wsob tal van gegevens, die inzicht bieden in de stand van bibliotheken. Wat is precies de rol van de KB binnen dit proces? En hoe kunnen bibliotheken deze data gebruiken? Adviseurs Onderzoek en Kennisdeling Sharon van de Hoek en Annemiek van de Burgt en beleidsmedewerker Bibliotheekstelsel Liesbeth Mantel leggen het uit.
Wat is de rol van de KB in het proces van de Gegevenslevering Wsob?
Annemiek van de Burgt: ‘De KB is vanuit de wet verantwoordelijk voor de verzameling van een breed scala aan gegevens over openbare bibliotheken, de provinciale ondersteuningsorganisaties (POI’s) en de digitale bibliotheek.
Sinds 2018 zijn daar ook de BES-eilanden aan toegevoegd: Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Doel van deze cijfers is inzicht te bieden in de status van het bibliotheekstelsel. De KB haalt deze gegevens op, voegt ze samen en analyseert ze. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) kan hier vervolgens haar beleid op aanpassen.’ Sharon van de Hoek: ‘Dit is een van de zes jaarlijkse metingen die we uitzetten via de Bibliotheekmonitor (voorheen het Bibliotheekonderzoeksplatform), en die we vervolgens publiceren op Bibliotheekinzicht. De vragenlijst voor bibliotheken is opgesplitst in vier delen: bezit, kernfuncties, financieel en personeel. We hebben voor deze indeling gekozen omdat we verwachten dat deze delen door verschillende medewerkers van de organisatie worden ingevuld. Zo kan ieder deel van de vragenlijst worden ingevuld door de persoon met de juiste expertise. Vervolgens analyseer ik de data en voer ik in samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) een kwaliteitscontrole uit. Zo weten we zeker dat de gegevens correct zijn ingevuld en waarborgen we de betrouwbaarheid. Dat is natuurlijk ook voor bibliotheken zelf prettig: zo krijgen zij beter inzicht in de ontwikkelingen binnen hun organisatie, ook in vergelijking met voorgaande jaren en met soortgelijke bibliotheken. Het is dan ook erg belangrijk dat de gegevens goed worden aangeleverd.’ Liesbeth Mantel: ‘Vanuit mijn vorige functie als Hoofd Exposities, Collecties & Informatie bij De Domijnen, een multifunctionele organisatie in Limburg, met onder meer een bibliotheek, een theater en een bioscoop, weet ik dat het invullen van de vragenlijsten niet altijd even gemakkelijk is. Hoe complexer de organisatie in kwestie, des te uitdagender kan het invullen van de juiste cijfers zijn. De Domijnen organiseert bijvoorbeeld veel activiteiten op andere locaties dan de bibliotheek, bijvoorbeeld in de schouwburg, het filmhuis of het museum. Mag je die dan meetellen als activiteit van de bibliotheek, en zo ja, bij welke vestiging? Met het ontstaan van steeds meer combinaties tussen bibliotheken en theaters, bioscopen, volksuniversiteiten en andere organisaties, groeit ook de variatie aan mogelijke antwoorden. Op die ontwikkelingen proberen we bij de KB zo goed mogelijk in te spelen.’
Deze data biedt inzicht, versterkt het verhaal richting stakeholders en verhoogt de cohesie binnen de organisatie
Wat gebeurt er met de gegevens?
Annemiek: ‘Wij geven duiding aan de resultaten. We sturen niet, maar kunnen wel zeggen of we een stijging, een daling of een stabilisatie in een bepaalde curve zien, en binnen welke trend dit eventueel past. Tot slot publiceren we de gegevens in verschillende vormen. Niet alleen presenteren we de resultaten in het dossier Bibliotheekstatistiek, ook is deze informatie terug te lezen in verschillende artikelen op Bibliotheekinzicht, waar we nog verder ingaan op details en trends met elkaar verbinden. Sharon: ‘In het dashboard zijn de ontwikkelingen in de resultaten weergegeven, in veel gevallen al sinds 2005. Daarnaast is het mogelijk om de cijfers van je eigen bibliotheek of provincie te vergelijken met andere bibliotheken. Daarnaast publiceren we een landelijke infographic via de Bibliotheekmonitor. Hiervan maken we ook een provincieversie waarin bibliotheken en POI’s provincies met het landelijke beeld kunnen vergelijken, en een lokale variant, waarin bibliotheken alleen hun eigen cijfers terugvinden. Deze infographics maken we voor alle onderzoeken die we via de Bibliotheekmonitor uitvoeren. Door de informatie van de Gegevenslevering Wsob op zoveel verschillende manieren te presenteren, hopen we deze cijfers voor bibliotheken voor verschillende toepassingen geschikt te maken.’
Hoe kunnen bibliotheken deze data gebruiken?
Annemiek: ‘Bibliotheken kunnen de data gebruiken om op een gedegen en onderbouwde manier het gesprek aan te gaan met hun stakeholders en samenwerkingspartners, zoals gemeentes, het onderwijs en maatschappelijke partners. Via het dashboard en de infographics kunnen bibliotheken zichzelf bovendien gemakkelijker vergelijken met andere organisaties en eventueel een verbeterslag maken. Zo hopen we kennisdeling tussen bibliotheken te stimuleren.’ Liesbeth: ‘We zien toenemende aandacht ontstaan voor datageïnformeerd werken: bibliotheken onderbouwen hun werkwijze steeds meer met cijfers. Dat komt niet alleen voort uit een eigen behoefte van bibliotheken, maar ook uit vragen van stakeholders, die de kracht van de samenwerking met de bibliotheek graag met data onderbouwd zien. Bovendien worden de cijfers niet alleen gebruikt ter verantwoording, maar sturen ze ook in toenemende mate het beleid. In die zin kunnen de uitkomsten van de Gegevenslevering Wsob voor bibliotheken van grote waarde zijn.’ Sharon: ‘Ook de bredere inzichten die we op Bibliotheekinzicht publiceren, kunnen bij gesprekken met stakeholders en partners van pas komen. Daar geven we duidingen die ook de grenzen van het bibliotheekveld overstijgen – bijvoorbeeld door de bezoekersaantallen van bibliotheken te vergelijken met die van andere partijen uit de culturele sector, zoals theaters en bioscopen. In het dossier Bibliotheekstatistiek gaan we ook de landsgrenzen over: hoe ziet er de bibliotheeksector er in andere landen uit? Zo hopen we ook voor mensen buiten de bibliotheekbranche interessante informatie te bieden.’ Annemiek: ‘Vergeet bovendien niet hoe goed het kan zijn binnen de eigen bibliotheekorganisatie te delen wat met alle medewerkers samen wordt neergezet: welke activiteiten er allemaal worden georganiseerd, hoeveel bezoekers de verschillende vestigingen bezoeken, hoeveel vrijwilligers aan de organisatie verbonden zijn. Zo groeit ook binnen de organisatie de cohesie.’
In de cijfers van dit jaar zien we – net als vorig jaar – duidelijk de verschuiving van de klassieke bibliotheek naar de brede maatschappelijke bibliotheek terug
Welke vragen krijgen jullie het meest na de publicatie van de resultaten?
Annemiek: ‘We krijgen regelmatig de vraag of we de resultaten eventueel eerder kunnen opleveren. Tot nu toe zetten de we vragenlijsten uit in april, als bibliotheken hun financiële boekjaar hebben afgesloten. Omdat het om vier verschillende vragenlijsten gaat, die door verschillende medewerkers moeten worden ingevuld, geven we bibliotheken een aantal weken de tijd om deze aan te leveren. Daarna voeren we een datacheck uit. Mocht iets niet kloppen, dan vragen we dat bij de desbetreffende bibliotheek na. Vervolgens valideert het CBS de cijfers. Tot slot duiden wij de cijfers en geven we ze vorm in een dossier, artikelen en een dashboard. We zijn continu op zoek naar verbetering en versnelling in onze processen, maar er zijn veel werkzaamheden aan verbonden die simpelweg niet eerder kunnen worden uitgevoerd, omdat er zoveel partijen bij betrokken zijn. Gedegen kennisdeling is niet alleen een belangrijk onderdeel van de wet die tot deze gegevenslevering verplicht, maar ook van de functie van de KB.’ Sharon: ‘De cijfers die we nu over vorig jaar publiceren, zijn bovendien voorlopig. Soms zien bibliotheken naar aanleiding van onze cijfers een foutje in hun eigen aanlevering en melden ze dat via bibliotheekmonitor@kb.nl. Met de verschijning van het huidige dossier worden de cijfers van twee jaar geleden definitief. We publiceren dus tegelijkertijd de voorlopige cijfers van afgelopen jaar en de definitieve van het jaar daarvoor.’ Liesbeth: ‘We blijven zoeken naar mogelijkheden om de data eerder te publiceren. Zo onderzoeken we of het mogelijk is om volgend jaar al een deel van de vragenlijsten in februari aan bibliotheken voor te leggen. Op die manier hebben we een gedeelte van de resultaten al eerder binnen en kunnen we volgend jaar hopelijk rond de zomer al publiceren. Ook kijken we naar samenwerkingen met bijvoorbeeld het CBS, zodat we de data aan cijfers kunnen koppelen die op een andere manier worden verkregen. Zo kunnen we de resultaten in een bredere context plaatsen.’
Laten de cijfers dit jaar verrassende tendensen zien?
Annemiek: ‘In de cijfers van dit jaar zien we – net als vorig jaar – duidelijk de verschuiving van de klassieke bibliotheek naar de brede maatschappelijke bibliotheek terug. Het verhaal achter de cijfers komt ieder jaar duidelijker naar voren: we zien een afname in de grootte van de collectie en in het aantal leden, maar het aantal georganiseerde activiteiten, de inkomsten, de hoeveelheid personeel en de inzet van vrijwilligers nemen juist toe.’
Liesbeth: ‘Natuurlijk denken we ook al na over de cijfers van volgend jaar. Welke invloed zal de coronacrisis hebben op de cijfers over 2020? We hopen dat ook die resultaten zullen laten zien welke veelheid aan functies de bibliotheek de afgelopen jaren heeft weten te ontwikkelen, en hoe hard vestigingen ook tijdens de crisis hebben gevochten om die functies zo goed mogelijk uit te oefenen.'