De lokale materialen van de openbare bibliotheek staan in het lokale bibliotheeksysteem (ILS). Elke dag verandert dat bezit, want er komen nieuwe materialen bij, ze worden uitgeleend aan een andere bibliotheek via IBL of er wordt materiaal afgeschreven. Om deze veranderingen landelijk inzichtelijk te maken, wordt het lokale bibliotheeksysteem gesynchroniseerd met het Gemeenschappelijk Geautomatiseerde Catalogiseersysteem (GGC) en het open zoekplatform (OZP), de basis van de NBC+.
Inconsistenties bij bezitssynchronisatie
Sinds de start van de bezitssynchronisatie zijn er inconsistenties geslopen tussen het bezit in de ILS’en van de OB’s en POI’s, hun bezit in het GGC (NBC+) en het OZP.
In 2012 zijn bibliotheken gestart met bezitssynchronisatie door het aanleveren van een initiële dump van hun bezitsgegevens (titels) aan het GGC. In deze periode heeft Bibliotheek.nl een zogenaamde uitvallijst aan elke bibliotheek aangeleverd met titels die niet te matchen waren met de al in het GGC aanwezige titels of titels die niet voldeden aan de minimale eisen. Deze lijst zou vervolgens door elke bibliotheek verwerkt worden, zodat het bezit wel in het GGC te vinden is. Deze verwerking is niet in alle gevallen volledig uitgevoerd.
Na deze initiële dump is een traject ingericht voor de dagelijkse aanleveringen van bezitswijzigingen bij de openbare bibliotheken. Deze data worden dagelijks verwerkt in het GGC en daarna automatisch doorgezet voor verwerking in het OZP (NBC+).
Als er in deze onderliggende databases en/of synchronisatieslagen dingen mis gaan, heeft dat zijn weerslag op de getoonde exemplaren in de NBC+ en op het aanvraagproces vanuit de NBC+. Ontbrekende exemplaren kunnen immers niet aangevraagd worden.
Project Optimalisatie bezitssynchronisatie
In 2018 kwam de KB tot de conclusie dat 10-30% van het bezit niet goed geregistreerd is. Vervolgens zijn we in gesprek gegaan met onze partners in het netwerk om te kijken hoe we dit probleem konden oplossen. Dat heeft geleid tot het project Optimalisatie bezitssynchronisatie door OCLC, KB en Probiblio.
Het project heeft twee doelstellingen:
- Het opruimen van de vervuiling uit het verleden. Dat doen we met de zogeheten consistency check.
- Het zoveel mogelijk voorkomen van nieuwe vervuiling. Dit gebeurt door het aanpassen van tools, het proces, handleidingen, rapportages, etc.
Lees meer over het project Optimalisatie Bezitssynchronisatie
Wat levert het project op?
Het resultaat van al deze inspanningen is behoorlijk groot.
Eind 2020 is de match tussen het bezit in de ILS’en en het GGC 90%. In juni 2021 is dit percentage gestegen naar 98,9%, dankzij de inspanningen van alle betrokkenen bij dit project!
In de NBC+ zijn tussen november 2020 en juni 2021 in totaal meer dan 600.000 exemplaren toegevoegd als een resultaat van dit project. Dit is meer dan 2% van het totaal. Dit lijkt misschien niet veel, maar het is een enorme verbetering. Kortom, het bezit van de collectie Nederland is enorm opgeschoond!
Kwaliteit op peil houden
De doelstelling is om de kwaliteit van het bezit en de bezitssynchronisatie op peil te houden. Daarom worden de resultaten van het project geborgd in een werkgroep. De werkgroep wordt een afspiegeling van de betrokken partijen.
De aangepaste handleidingen, documentatie van verschillende tools, etc. worden toegevoegd op metdekb.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met Sander van Kempen.