Frans Bergfeld.
In het voorjaar van 2021 was het zover: bibliotheken mochten hun stem laten horen op het gebied van het Collectief Landelijk Bibliotheeksysteem (CLB). Helaas bleek de steun voor zo’n gezamenlijk systeem onvoldoende. Toch betekent dat niet dat alles wat we met een CLB wilden realiseren van tafel moet worden geveegd, zien ook Probiblio-directeur Frans Bergfeld en Johan Hoenink, informatiemanager bij de KB. ‘Bepaalde delen van het oorspronkelijke plan kunnen overeind blijven staan,’ aldus Bergfeld. ‘Natuurlijk is een gezamenlijk systeem geen doel op zich: het dient om beter en efficiënter met elkaar te kunnen samenwerken en innovaties sneller te realiseren. Daar staan we als sector natuurlijk nog steeds allemaal achter.’
Daarom wordt alsnog gewerkt aan een gemeenschappelijke infrastructuur. ‘We maken samen afspraken over hoe we zaken zo goed mogelijk aan elkaar koppelen, legt Hoenink uit. ‘Daarbij merken we hoe belangrijk het is als je dezelfde taal spreekt. Wat is een bibliotheekpas? Wat verstaan we onder een lid? Steeds als we zaken met elkaar proberen te verbinden, merken we dat men bij zulke begrippen zo zijn eigen ideeën heeft. Wanneer we in een netwerk met elkaar willen samenwerken, moeten we zulke zaken goed vastleggen.’
Keuzes in koppelingen
Als die definities helemaal helder zijn, is het belangrijk om te kijken welke koppelvlakken nu het meest relevant zijn om nader uit te werken. ‘In de bibliotheekbranche zijn dat er ongelooflijk veel,’ weet Hoenink. ‘We hebben veel verschillende functies, die we met allerlei partners uitvoeren. Als het om lokale partners gaat, is het realiseren van een landelijke koppeling niet heel relevant. Maar waar verschillende regionale of zelfs landelijke bibliotheeksystemen met elkaar moeten kunnen communiceren, is het wel goed om afspraken te maken. Ook met de leverancier, bijvoorbeeld – hoe mooi zou het zijn als we die een heldere lijst met eisen kunnen meegeven, zodat zo’n koppeling makkelijk kan worden gemaakt?’
Johan Hoenink.
Met zulke koppelingen nemen we in feite een kijkje in te toekomst die in de Netwerkagenda wordt geschetst, aldus Bergfeld. ‘In de Netwerkagenda stellen we dat we willen groeien van vier miljoen leden naar acht miljoen gebruikers. De term “gebruikers” is natuurlijk heel bewust gekozen. Het lukt ons waarschijnlijk niet om twee keer zoveel Nederlanders te interesseren voor een lidmaatschap, maar de verbreding naar de maatschappelijk-educatieve bibliotheek vraagt er wel om dat we beter kunnen registreren wie van onze diensten gebruikmaken. We willen graag in beeld kunnen brengen voor wie de bibliotheek relevant is. Kijk bijvoorbeeld naar het Taalhuis: hoe mooi zou het zijn als we de bezoekers van zulke diensten gemakkelijker kunnen registreren? Daarmee maken we onze impact ook beter inzichtelijk.’
In die wens tot verzamelen zit wel een lichte tegenstrijdigheid, aldus Hoenink. ‘Wij mogen dan zoveel mogelijk data willen registeren, we lopen wel tegen de AVG aan. We willen een plek zijn waar iedereen kan binnenlopen, maar we willen ook graag weten wie dat zijn. Dat bijt elkaar soms.’
Registratieplezier
Bergfeld hoopt dat de bibliotheek tegenover zulke registraties ook winst voor de gebruiker kan zetten. ‘We moeten bezoekers pas registeren als ze daar zelf plezier uit kunnen halen. We kunnen bijvoorbeeld tegen een student zeggen: als je je gratis registreert, kun je een studieruimte huren. Dan haalt die er ook voordeel uit.’
Zulke vernieuwende ideeën komen met name bij de andere koersgroepen rondom de Netwerkagenda vandaan. Hoenink: ‘Er zijn allerlei ambities, bijvoorbeeld rondom de gezamenlijke klantbenadering en de Bibliotheek op school. Bij zulke innovaties komt vaak ICT om de hoek kijken. Natuurlijk kunnen we niet alles tegelijk oppakken. Daarom brengen we zo goed mogelijk in kaart wat de wensen zijn. Als we tijdens een verbouwing in elke kamer tegelijk beginnen met verbouwen, zitten we straks met een huis vol kamers die allemaal net niet bewoonbaar zijn. Dat willen we voorkomen.’
De systemen die bibliotheken hanteren, moeten bibliotheken verder helpen in plaats van ze tegen te werken, stelt Bergfeld. ‘Kijk bijvoorbeeld naar het onderscheid tussen landelijk lenen en gastlenen. Dat zijn twee systemen die min of meer hetzelfde doel hebben. Bij gastlenen vraag je bij een andere bibliotheek dan jouw eigen bibliotheek om een pas, waarmee je gebruik kunt maken van de diensten van die andere bibliotheek. Bij landelijk lenen hoef je je niet opnieuw te registreren. Inmiddels zijn we bijna zover dat alle bibliotheekorganisaties hetzelfde systeem hanteren, waardoor landelijk lenen een mogelijkheid wordt. Het is nog geen landelijke bibliotheekpas, want de tarieven van abonnementen en andere leenvoorwaarden zijn nog niet gelijkgetrokken, maar we bieden de klant wat die graag wil: met één pas toegang tot alle bibliotheken.’
Informatieplan
Zulke nieuwe ICT-plannen worden momenteel gevat in één Informatieplan, waaraan betrokkenen uit het hele bibliotheekveld meeschrijven. ‘In dit plan staat prioritering centraal,’ legt Hoenink uit. ‘Waarop moeten we inzetten om zo goed mogelijk vooruit te kunnen met wensen van andere koersgroepen, bijvoorbeeld op het gebied van innovatie? Waar werken de verschillende partijen in de branche aan en waarop kunnen andere organisaties aanhaken? Op welke tools moeten we inzetten om onze belangrijkste ambities te kunnen waarmaken? Daarom moeten kritische keuzes worden gemaakt.’
In sommige koersgroepen worden zaken besproken die best op elkaar lijken, weet Hoenink. ‘Die zaken brengen wij bij elkaar. Eens in de zoveel tijd gaan we de koersgroepen langs om hun ambities op te halen. Wij zijn een soort trechter: bij ons moet inzichtelijk worden gemaakt welke keuzes voorrang krijgen, maar dat betekent ook dat bij ons alles samenkomt en overzicht ontstaat.’
Bij het maken van keuzes staat altijd het belang voor de gebruiker voorop. ‘We willen de ervaring van de klant zo makkelijk mogelijk maken,’ aldus Hoenink. ‘Wij willen dat gebruikers zo min mogelijk last hebben van het versnipperde landschap dat de bibliotheek aan de achterkant soms is. Tegelijkertijd is het bibliotheeklandschap nu eenmaal heel divers: lokale bibliotheken verschillen enorm van elkaar, bijvoorbeeld in de samenwerkingspartners die ze opzoeken. Het is eigenlijk een onmogelijke puzzel, maar daar willen we de klant zo min mogelijk mee lastigvallen.’
Het is belangrijk het gesprek te blijven voeren over welke ambities voor het veld het belangrijkst zijn, ziet Bergfeld. ‘Een marketeer heeft andere technische wensen dan een HRM-medewerker. Daar hebben we ook goed opgeleide medewerkers voor nodig. Voorlopig moeten we accepteren dat de werkelijkheid nu eenmaal weerbarstiger is dan het ideaal, dat voor iedereen anders is. We hopen het beste van alle werelden met elkaar te verenigen: we willen dat de systemen ondersteunend zijn aan wat we willen bereiken, zowel voor een klant als voor een medewerker.’