'In kleine stapjes naar een nieuwe mindset'
Keuzes maken
Toen Willemijn Schaapman, beleidsadviseur bij de Bibliotheken Mar en Fean, hoorde van de leergang Impactmanagement die de KB organiseerde, werd ze meteen enthousiast. Schaapman wilde zich direct inschrijven voor de eerste ronde van de leergang, maar werd helaas niet ingeloot. Bij de tweede ronde kwam op het allerlaatste moment gelukkig alsnog een plekje voor haar vrij. ‘We moeten hiermee aan de slag. We krijgen als bibliotheken steeds meer op ons bordje. Als we meer impactgestuurd gaan werken, kunnen we bewustere keuzes gaan maken. We vinden het lastig om nee te verkopen. Dat gaan we regelen, denken we al snel. Dat komt steeds meer in de knel. Wanneer we de mogelijke impact van een activiteit beter in het achterhoofd houden, kunnen we selectiever zijn, is mijn hoop.’
Projectmatig werken
Ook de meest recente certificeringsronde gaf aanleiding om impact meer voorop te zetten. ‘We moeten meer projectmatig gaan werken, kregen we te horen. Daar kan impactdenken ook een belangrijke rol in spelen. We schreven al projectplannen, maar dachten niet vanuit de effecten die we wilden bereiken. Nu hebben we de impactvragen in onze standaard manier van procesmatig werken geïncorporeerd. Niet alleen in het format voor projectplannen, maar ook door enkele vragen toe te voegen aan formulieren die medewerkers vooraf moeten invullen wanneer ze een activiteit gaan organiseren. Voor wie doe je het en waarom? Aan welk hoger doel wil ik met dit project bijdragen?’
Bij Bibliotheken Mar en Fean pakken ze het stapsgewijs aan. ‘We gaan in kleine groepjes van vijf à zes personen bij elkaar zitten. Dat is een bewuste keuze: we willen deze nieuwe mindset bij alle collega’s goed laten landen. Onze jaarplannen worden ook steeds meer impactgestuurd. De eerste keren zullen we de termen, zoals input en outcome, nog moeten uitleggen, maar hopelijk slijt dat er snel in.’
Ook het meerjarenbeleidsplan zal in 2023 volgens de principes van impactgestuurd werken worden vormgegeven. ‘Sommige bibliotheken starten daarmee,’ weet Schaapman. ‘Zij laten het overal in de organisatie tegelijkertijd landen. Dat hadden wij ook kunnen doen, maar dan hadden we nog anderhalf jaar moeten wachten.’
Nieuwe projecten
Nu gaan eerst de collega’s die starten met nieuwe projecten aan de slag. ‘Wie nu ideeën heeft, leert meteen het impactformat te gebruiken. We proberen duidelijk te maken dat ze niet meteen het complete format tot in detail perfect hoeven invullen, als men maar denkt vanuit het beoogde effect.’
Voor sommige collega’s is dat nog best een stap, weet Schaapman. Ze weten niet goed hoe ze die effecten in kaart moeten brengen. Ingewikkelde enquêtes of veel te lange vragenlijsten zijn nergens voor nodig, verzeker ik ze.’
Het mooie van impactdenken is ook: het zou voor nog meer zingeving op de werkvloer kunnen zorgen, denkt Schaapman. ‘Het is toch fijn als je kunt bijdragen aan maatschappelijke doelen en de effecten van dat waarmee jij bezig bent goed kunt benoemen? Bovendien is het soms best frustrerend dat bepaalde projecten veel energie kosten maar weinig opleveren. Werken volgens deze nieuwe plannen zorgt ervoor dat we gerichter keuzes kunnen maken. We hoeven heus niet alles in één keer van tafel te vegen; we kunnen er ook voor kiezen een activiteit anders vorm te geven. Juist projecten die we al jaren doen zijn heel geschikt om nog eens onder de loep te nemen.’
Nieuwe tools
Wat zou de bibliotheekbranche kunnen doen om impactmeten nog beter in te bedden in de standaardwerkwijze? ‘Ik zou het heel mooi vinden om terecht te kunnen op een platform waar ik mijn vragen kan stellen,’ aldus Schaapman. ‘Ook terugkomdagen met collega’s van de leergang zouden mij helpen. Volgend jaar gaan we bijvoorbeeld aan de slag met ons meerjarenbeleidsplan; daar zou ik graag hulp bij willen, ook van andere bibliotheken die dit al eerder hebben gedaan.’
Misschien kunnen we als sector ook meer tools ontwikkelen waarmee we impact kunnen meten, is Schaapmans suggestie. ‘Nu hebben we de Impactmonitor voor taal- en digitale vaardigheden en de monitors van de Bibliotheek op school, maar er valt zoveel meer te meten. Laten we gezamenlijk het gesprek aangaan: wat hebben we als sector nodig?’
Schaapman hoopt dat in de nabije toekomst ook andere collega’s uit haar bibliotheekorganisatie de leergang gaan volgen, bijvoorbeeld uit de programmalijnen basisvaardigheden, educatie en programmering. ‘In het MT is het nu goed geland. Nu is het tijd voor de praktijk.’