‘Effectmeting als verbinding tussen dagelijkse bezigheden en grotere opgaven’
Hoe draag je bij aan de maatschappelijke opgaven waarvoor je je niet alleen als bibliotheek, maar ook als netwerk gesteld ziet? Die vraag stond voor Laurie de Zwart centraal tijdens haar deelname aan de leergang Impactmanagement van de KB. ‘Deze leergang leek me een mooie manier om met dat vraagstuk aan de slag te gaan,’ licht De Zwart toe. ‘Ik wilde tijdens het traject vooral ook graag in gesprek gaan met anderen in het veld. Samen met een collega uit mijn team sloten we ons aan bij de meest recente ronde. Die was vanwege de coronamaatregelen digitaal ingericht – misschien iets minder gezellig, maar wel fijn qua reistijd. Bovendien zorgde dat ervoor dat we met een grotere groep konden deelnemen.’
De Zwart en haar collega zijn allebei onderdeel van de werkgroep Onderzoek, Monitoring en Effectmeting bij Rijnbrink. ‘De leergang past perfect bij onze dagelijkse werkpraktijk,’ aldus De Zwart. ‘We zijn de eersten binnen onze organisatie die met effectmeting aan de slag gaan. Als POI willen we deze werkwijze niet alleen implementeren binnen onze eigen organisatie, maar willen we bibliotheken ook graag bij dit vraagstuk ondersteunen. Dat betekent bijvoorbeeld dat we onderzoeken of we overzichten van de impact van bepaalde programma’s, zoals de VoorleesExpress, niet alleen voor onszelf kunnen maken, maar ook voor bibliotheken en de gemeenten die ons subsidiëren.’
Verbinding
De Zwart ziet impactmanagement als een manier om de verbinding te leggen tussen je dagelijkse bezigheden en de grotere opgaven waaraan je je als organisatie hebt gecommitteerd. ‘Het is natuurlijk altijd goed om na te denken over wat je wilt bereiken en hoe je dat het beste kunt doen. Deze werkwijze helpt daarbij. Voor ons als team is dit een verdieping op onze oorspronkelijke manier van werken; we doen het nu vooral met meer handvatten.’
In het formuleren van impactdoelen is De Zwart realistisch. ‘We moeten als bibliotheken en POI’s ook goed aan onszelf en anderen kunnen duidelijk maken welke taken wel of juist niet binnen onze verantwoordelijkheden vallen. Als tweedelijnsorganisatie, zoals een POI, ben je bijvoorbeeld altijd afhankelijk van de uitvoerende partij. Wij kunnen een prachtige training organiseren en medewerkers met veel kennis naar huis sturen, maar we weten natuurlijk niet wat daar binnen bibliotheekorganisaties vervolgens precies mee gebeurt. Dat is ook niet onze verantwoordelijkheid; we moeten reëel blijven.’
Datzelfde geldt voor bibliotheken. ‘Ook zij bieden een programma aan, zoals de VoorleesExpress, maar zijn er niet verantwoordelijk voor dat ook een halfjaar na afloop van het traject thuis nog elke avond wordt voorgelezen. Dat kan nu eenmaal niet.’
Training
Hoe wordt deze kennis nu verspreid in de organisatie? ‘In oktober organiseren we een eendaagse training voor meerdere adviseurs van Rijnbrink, waar we impactmanagement in vogelvlucht introduceren. Verder merken we dat we vragen krijgen vanuit andere projecten; dan kijken mijn collega en ik graag mee. Meestal zijn dat algemene vragen of we ons licht even op het geheel willen laten schijnen vanuit onze impactblik, maar soms gaat het ook om specifiekere zaken, zoals het opstellen van een verandertheorie. Daarnaast is vanuit de provincie Gelderland nu de vraag ontstaan of we zaken in beeld kunnen brengen specifieke programma’s, zoals de Nationale Voorleesdagen en de Voorleesexpress.’
De Zwart was erg tevreden over de leergang. ‘Met name voor bibliotheken was die erg behulpzaam. Voor ons POI’ers was het soms nodig de vertaalslag te maken. Daar zou ik graag met collega’s van andere POI’s over willen blijven doordenken. Ook hebben we meetplannen opgesteld, maar bij de implementatie zou ik nog wat begeleiding kunnen gebruiken. Dat zou bijvoorbeeld de vorm kunnen krijgen van een intervisie groep waar je je casus kunt inbrengen.’
Praktijkervaring
De Zwart hoopt dat de impactcommunity die nu wordt opgezet hierin een belangrijke rol kan spelen. ‘Er zijn al veel mooie voorbeelden in het veld van succesvol impactmanagement. Nu is het moment om te bekijken wat we sectorbreed kunnen oppakken. Daarbij is kennisdeling heel belangrijk: we weten al veel, maar de praktijkervaring ontbreekt soms nog. Voor POI’s is het essentieel bibliotheken hierin goed te faciliteren.’
Toch is het voor De Zwart ook belangrijk dat er ruimte blijft voor het onverwachte. ‘We moeten niet alles van tevoren willen vastleggen. De uitvoering van de Netwerkagenda zorgt voor veel beweging in de sector, met de bijbehorende nieuwe vraagstukken, ook op dit gebied. Welke dat zijn, weten we nog niet, maar dat ze er komen, is wat mij betreft wel zeker.’