Bibliotheken en POI’s hebben nu al toegang tot een veelheid aan data over hun dienstverlening – van de samenwerking met het onderwijs. Die informatie wordt verzameld via verschillende instrumenten van de KB: de Bibliotheekmonitor, de Impactmonitor en de Outputregistratietool. Alle verzamelde informatie wordt op verschillende manieren aan het bibliotheeknetwerk gepresenteerd, zoals artikelen, rapportages, infographics en dashboards.
Toch kan het nog beter, weet Annemiek van de Burgt, onderzoeksadviseur bij de KB. ‘We werken momenteel aan de Cockpit: een centrale, publiek toegankelijke plek die toegang biedt tot alles wat we aan onderzoek over de bibliotheeksector verzamelen. Dat doen we op verschillende niveaus: we verzamelen hier de data via onze verschillende tools en monitors, presenteren die vervolgens in dashboards en duiden die in tekst. Voortaan vind je dus alles op één plek, van dataverzameling tot de impact die we bij bibliotheekgebruikers teweegbrengen.’
Instrumenten bij elkaar
Met de komst van Bibliotheeknetwerk.nl zo’n anderhalf jaar geleden werd daar al een flinke slag in geslagen. Sindsdien is het merendeel van de informatie voor openbare bibliotheken op één site verzameld. Toch kan het nog beter, aldus Van de Burgt. ‘We maken bijvoorbeeld dashboards van de verschillende onderzoeken die we uitvoeren, onder meer op het gebied van de samenwerking met de Belastingdienst, het primair en het voortgezet onderwijs en basisvaardigheden. Het zou natuurlijk nog mooier zijn om al die losse resultaten in één dashboard samen te brengen. Met de Cockpit kunnen we dat voor elkaar krijgen.’
Bovendien gaat de Cockpit niet alleen ruimte bieden aan de instrumenten van de KB, maar ook aan andere tools die bibliotheken kunnen inzetten voor monitoring en onderzoek. ‘Eind vorig jaar heeft bureau Pleiade een onderzoek uitgevoerd: welke tools gebruiken bibliotheken allemaal? Toen bleek dat het veld heel versnipperd is: men gebruikt allerlei verschillende instrumenten. Bovendien zijn die vaak gericht op de traditionele functies van de bibliotheek: ze zijn niet gericht op het meten van het aantal bezoekers of activiteiten, maar meer op de collectie. Soms gaat het nog om simpele Excel-overzichten. En als er breder wordt gemeten, zien we vaak koppelingen met CRM- en ticketingsystemen. Dat zijn allemaal landelijke oplossingen, die worden gebruikt in afwachting van een overkoepelend alternatief.’
De Cockpit zal niet al die systemen kunnen vervangen, legt Van de Burgt uit. ‘Daarvoor worden te veel verschillende instrumenten gebruikt. Als op andere vlakken meer eenheid ontstaat, heeft de monitoring van alles wat de bibliotheeksector doet daar ook baat bij. Waar mogelijk gaan we die fusie natuurlijk al aan. We zijn bijvoorbeeld in gesprek met Kunst van Lezen over de koppeling van de Monitor BoekStart en de Bibliotheek op school. Dat is alvast een mooi toekomstbeeld.’
Grote ambities
De ambities voor de Cockpit zijn groot. Daarom worden stapsgewijs resultaten opgeleverd. ‘Aan het einde van dit jaar willen we een eerste versie van de Cockpit presenteren, in de vorm van een dashboard waarin de drie maatschappelijke opgaven uit het Bibliotheekconvenant samenkomen: een geletterde samenleving, participatie in de informatiesamenleving en een leven lang leren en ontwikkelen. Dat is al best een klus: hoe kun je zeggen met welke dienstverlening je precies effect sorteert op die opgaven? Gelukkig kunnen we al veel bestaande data aan elkaar koppelen om te laten zien hoe bibliotheken zich hiervoor inzetten. We willen het resultaat van de dienstverlening van bibliotheken in de volle breedte laten zien. Op het gebied van leesbevordering kun je bijvoorbeeld denken aan het aantal bezoekers, activiteiten en bereikte scholen en leerlingen.’
De Cockpit wordt vormgegeven in samenwerking met bibliotheken, benadrukt Van de Burgt. ‘In eerste instantie hebben we dat gedaan met de bibliotheken die deelnemen aan het project Haal meer uit data, waarin de KB samenwerkt met bibliotheken en POI’s aan een aanpak om de eerste stappen te zetten richting datageïnformeerd werken. Verder werken we samen met Fieldlab Zuid, een van de vier proeftuinen die is gecreëerd naar aanleiding van de Netwerkagenda. Deze Fieldlabs zijn erop gericht innovaties te ontwikkelen, te testen en breed toe passen. We zoeken uit welke data we in de Cockpit moeten opnemen. Vervolgens gaat de KB aan de slag met de creatie van de Cockpit, die uiteindelijk een plek zal krijgen op Bibliotheeknetwerk.nl.’
Makkelijker invullen
Ook het invullen van de vragenlijsten moet gemakkelijker worden. ‘We willen de overlap tussen de verschillende onderzoeken nog verder verkleinen. Ook willen we de interface verbeteren, waardoor je niet iedere pagina hoeft door te scrollen, maar gebruik kunt maken van een inhoudsopgave, net als bij je belastingaangifte. Dat maakt het makkelijker om het antwoord op de vragen op te halen bij specifieke collega’s, met wie je de verschillende delen kunt invullen.’
De wens om deze verbeteringen door te voeren, leefde al langer, benadrukt Van de Burgt. ‘We zijn al een tijd in gesprek met partijen als Kunst van Lezen over nauwere samenwerking. Het Bibliotheekconvenant en de bijbehorende Netwerkagenda zijn een goede aanleiding om hier extra vaart achter te zetten. We willen het bibliotheken nu eenmaal zo makkelijk mogelijk maken om met data aan de slag te gaan. We willen dat ze snel kunnen kijken en vergelijken, zodat ze hun dienstverlening kunnen verbeteren en zinvolle gesprekken kunnen voeren met stakeholders.’
Daartoe staat ook een koppeling met de Bibliotheekatlas op de wensenlijst. ‘Ook houden we het vernieuwingstraject van G!ds goed in de gaten. Met die tool wordt ook informatie geregistreerd die belangrijk is voor de Bibliotheekmonitor. Samen zorgen we ervoor dat we zoveel mogelijk uit elkaars systemen kunnen halen. Ook een betere koppeling met het Datawarehouse staat op de wensenlijst. Niet alles kan tegelijk, dus dat is een wens voor de langere termijn.’
Voor iedereen te begrijpen
Die data moeten voor iedereen te begrijpen zijn. ‘Je mag niet afhankelijk zijn in hoe goed je bent in het uitvogelen van datasets of wat je wordt uitgereikt door collega’s en POI’s. We willen de data zoveel mogelijk op een presenteerblaadje aanreiken, in de vorm waaraan bibliotheken het meest hebben. Nu zien we nog te vaak dat de resultaten van onze onderzoeken alleen terechtkomen bij degene die het heeft ingevuld, en dat die ze niet verder verspreidt. Ook het interpreteren van de data is vaak bij één specifieke persoon binnen de organisatie belegd, bijvoorbeeld iemand van collectie, het management of de ICT-afdeling. Het liefst zouden we willen dat de infographics een plek krijgen achter de balie en op Intranet, zodat iedereen in de organisatie ze kan bekijken.’
De ontwikkeling van de Cockpit past in een bredere behoefte van bibliotheken aan meer cijfers, ziet Van de Burgt. ‘We zien een groeiende behoefte om te monitoren. Ook gemeenten en andere stakeholders vragen daar steeds meer om. We roepen alle bibliotheken en POI’s die niet goed weten waar ze de juiste cijfers kunnen vinden op om contact met ons op te nemen. Ook horen we graag waar landelijk behoefte aan is: welke cijfers moeten we verzamelen en hoe kunnen we die het beste presenteren?’ Om eind dit jaar een eerste versie van de Cockpit te kunnen opleveren, moeten nog een aantal stappen worden gezet. Op dit moment wordt een leverancier gezocht die het instrument kan bouwen. Verder kregen alle bibliotheken in Nederland binnenkort al de kans om input te leveren: op 12 juli vond de eerste designsessie plaats.