Digitale inclusie & IDO en Belastingdienst

Digitale inclusie

Subsidieregeling

Tot en met 2022 voerden KB en Manifestgroep in opdracht van het ministerie van BZK de regie over het programma Digitale inclusie. KB was subsidieverstrekker voor de bibliotheken. Vanaf 2023 verzorgt BZK het programmamanagement voor het omgevormde programma Informatiepunten Digitale Overheid. In de stuurgroep hiervan nemen deel: VOB, Manifestgroep, VNG, KB en BZK. 

De regie op de Informatiepunten ligt in de nieuwe situatie lokaal. Gemeenten ontvangen middelen via de Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid (Spuk). En zij maken (financierings)afspraken met de bibliotheken. In de nieuwe situatie is er voor de Informatiepunten 83 cent per inwoner beschikbaar (gelijk aan 2022) plus 70 cent per inwoner van 15 tot 75 jaar die ten hoogste vmbo heeft afgerond. De bijlage bij de regeling vermeldt per gemeente de exacte bedragen.

Overgangsregeling

De KB is dus vanaf 2023 geen subsidie­verstrekker meer voor bibliotheken. Voor een goede overgang is er een eenmalige aanvulling van 15 cent per inwoner verstrekt op de subsidie van 2022, de over­bruggings­financiering. Ook is de einddatum voor de inzet van de subsidie verschoven van 31 december 2022 naar 1 mei 2023. De uiterste datum voor het indienen van de vaststellings­aanvraag voor de periode van 1 januari 2019 tot 1 mei 2023 is 1 september 2023.

Ondersteuning

KB, SPN en de POI’s blijven in het nieuwe programma betrokken om de ondersteuning van bibliotheken te continueren. Deze ondersteuning bestaat uit: 

• adviseren bij de organisatie van een IDO
• deskundigheidsbevordering
• kennisdeling
• monitoring faciliteren
• feedbackloop organiseren van lokale ervaringen naar de landelijke partijen
• landelijke marketing en -communicatie-activiteiten (huisstijl, campagne) 

Lees meer over de achtergrond van de financiering vanaf 2023. 
Terugkijken: webinar Informatiepunten Digitale Overheid onder lokale regie, VNG 27 januari 2023.

Lees de begeleidende brief bij de beschikking overbruggingsmiddelen

Geachte heer / mevrouw,

In december 2022 communiceerden VOB en KB samen over de wijzigingen in de financiering van de Informatiepunten Digitale Overheid. Zie hiervoor ook de Regeling Specifieke Uitkering Informatiepunten Digitale Overheid Staatscourant 2022, 33992 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl).

Vanaf 1 januari 2023 loopt de financiering van de Informatiepunten geheel via de gemeenten, en maakt u afspraken met uw gemeente(n) over de exploitatie en doorontwikkeling van de Informatiepunten digitale overheid.

Extra financiering is er om voor u de overgang van de KB als subsidieverstrekker naar financiële afspraken met uw gemeente(n) goed te laten verlopen en om de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen. Dit worden de overbruggingsmiddelen genoemd. Voor de overbruggingsmiddelen treedt de Koninklijke Bibliotheek nog eenmalig op als de subsidieverstrekker voor de bibliotheken. 

Om de uitkering van de overbruggingsmiddelen snel te kunnen laten verlopen, hebben wij geen nieuwe subsidieregeling gemaakt, maar gekozen voor een tweede wijziging van de huidige subsidieregeling Tijdelijke subsidieregels Digitale Inclusie 2019-2021. Wij verhogen nu het al verleende subsidiebedrag over 2022 met 0,15 cent per inwoner.  U hoeft hier geen aparte aanvraag bij ons voor in te dienen. 

Bijgaand ontvangt u de verleningsbeschikking.

Mocht u onverhoopt toch geen gebruik willen maken van deze extra subsidie, deze overbruggingsmiddelen, dan kunt u dat binnen 14 dagen aan ons aangeven.

Zoals u weet was de einddatum voor de inzet van de reeds verleende subsidie 31 december 2022 en  de datum voor het indienen van de subsidievaststelling 30 april 2023. 

We verlengen de termijn waarbinnen de subsidie mag worden ingezet tot 1 mei 2023 en de datum voor het indienen van de subsidievaststelling wordt 1 september 2023.

Tot slot:

Graag wijzen wij u nog op de vaststellingsprocedure zoals die in de beschikkingen van november 2019 en februari 2022 is vermeld voor wat betreft de verantwoording van de subsidie Digitale Inclusie over de periode 2019-2022. Samenvattend vindt de verantwoording hiervan plaats door:

1. het invullen van de bibliotheekmonitor, speciale module Digitale Inclusie
2. verantwoording van het bestede subsidiebedrag tot nu toe in een aparte paragraaf in de jaarrekeningen van 2019, 2020, 2021 en 2022 in het geval het subsidiebedrag hoger is dan € 25.000,- en deze te voorzien van een accountantsverklaring.

Wij verzoeken u de vaststellingsaanvraag voor dit subsidiebedrag vóór 1 september 2023 bij ons in te dienen.

Voor het aanvullende subsidiebedrag over 2022, zoals vermeld in bijgaande verleningsbeschikking, zien wij de verantwoording als volgt. Wij verzoeken u de vaststellingsaanvraag voor dit subsidiebedrag ook vóór 1 september 2023 bij ons in te dienen vergezeld van een activiteitenverslag en een financieel verslag. Indien het bedrag uit deze beschikking hoger is dan € 25.000,- dient u bij dit verslag ook een accountantsverklaring aan te leveren (zie ook paragraaf 5.3 lid 4 van het subsidiereglement). De factuur voor deze verklaring, voorzien van een offerte van de accountant,  kunt u inleveren bij het subsidieloket. De gemaakte accountantskosten zullen door de KB worden vergoed. De ervaring leert dat afhankelijk van de omvang van de door de accountant te controleren activiteiten en bijbehorende financiële middelen, de kosten hiervoor tussen de € 3.000,- en € 5.000,- liggen. Mochten de kosten hoger zijn dan verzoeken wij u voorafgaand aan de controle contact met het subsidieloket op te nemen. 

Om de definitieve vaststellingsbeschikkingen snel te kunnen verzorgen na 1 september 2023, vragen wij u om ons vóór 30 april 2023 alvast de jaarrekeningen 2019, 2020, 2021 en 2022 toe te zenden. U kunt dit adresseren aan: subsidieloket@kb.nl.

Afgelopen jaar heeft een wisseling plaatsgevonden in uw contactpersoon bij de KB. Mijn naam is Stephanie Kuijper (te bereiken via stephanie.kuijper@kb.nl of 06 33891863). Voor vragen over de subsidie verzoek ik de vragen altijd te stellen via ons subsidieloket.

Ik wens u veel succes met de voorzetting van de Informatiepunten Digitale Overheid en het komen tot afspraken met uw gemeente(n) om nog beter in te kunnen spelen op lokale situaties. 

Met vriendelijke groet,

Stephanie Kuijper
Opgavemanager Basisvaardigheden

Q&A Spuk-regeling Informatiepunten Digitale Overheid - vragen & antwoorden

Vraag: Waar staat de regeling?

Antwoord: Staatscourant 2022, 33992 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl)

Vraag: De gemeente heeft de beschikking niet ontvangen, waar kan deze opgevraagd worden?

Antwoord: De beschikking kan bij het ministerie van BZK opgevraagd worden via dienstverlening@minbzk.nl

Vraag: Zijn gemeenten verantwoordelijk voor de financiering over het gehele kalenderjaar 2023?

Antwoord: Ja, gemeenten hebben per 1 januari 2023 de regie over de Informatiepunten Digitale Overheid en hebben daarmee de financiering overgenomen van de Koninklijke Bibliotheek. De specifieke uitkering is pas 19 december 2022 gepubliceerd. Met als risico dat de continuïteit van de dienstverlening in het gedrang kwam, omdat er nog geen afspraken waren gemaakt tussen de gemeente en de bibliotheek. Daarom hebben bibliotheken van het Rijk eenmalig aanvullende overbruggingsfinaniciering ontvangen van €0,15 cent per inwoner. Dit bedrag geldt tevens als eenmalig extra investering vanuit het Rijk. De gemeente dient het bedrag niet in mindering te brengen van de subsidie aan de bibliotheek.

Vraag: Dient de gemeente meerjarige afspraken te maken met de bibliotheek? 

Antwoord: De gemeente heeft de vrijheid kortere of langerdurende afspraken met de bibliotheek over de realisatie van het IDO te maken. Meerjarige afspraken hebben als voordeel dat de continuïteit van de dienstverlening beter kan worden geborgd.

Vraag: Voor welke activiteiten moet de uitkering ingezet worden?

Antwoord: De ontvangende gemeente besteedt de specifieke uitkering aan:

1. de financiering van de lokale bibliotheek ten behoeve van de realisatie of de instandhouding van de Informatiepunten Digitale Overheid
2. de promotie van de Informatiepunten Digitale Overheid bij haar inwoners
3. het voeren van regie over het netwerk van organisaties rond de Informatiepunten Digitale Overheid die voor de inwoners van de gemeente relevant zijn.

Vraag: Kan de gemeente een keuze maken uit bovenstaande activiteiten?

Antwoord: De gemeenten besteden de ontvangen middelen in de eerste plaats aan de financiering van lokale bibliotheken die de Informatiepunten uitvoeren of gaan uitvoeren. Daarnaast kan de gemeente de middelen inzetten voor de promotie van de Informatiepunten Digitale Overheid bij haar inwoners en het voeren van regie over het netwerk van organisaties rond de Informatiepunten Digitale Overheid. De gemeente heeft de vrijheid om de hoogte te bepalen van de inzet voor de drie activiteiten binnen het budgettair kader. 

Vraag: Moet de gemeente het volledige bedrag van de uitkering inzetten bij de bibliotheek?

Antwoord: Nee, de gemeente kan de hoogte van het bedrag dat via de bibliotheek wordt ingezet zelf bepalen. De regeling bepaalt dat de lokale bibliotheek in ieder geval gefinancierd moet worden ten behoeve van de realisatie of de instandhouding van de Informatiepunten Digitale Overheid. De twee andere activiteiten kan de gemeente bij een ander partij beleggen of zelf uitvoeren.

Vraag: Mag de gemeente de subsidie (mede) inzetten voor cursussen digitale vaardigheden? 

Antwoord: Ja, het cursusaanbod is immers een vast onderdeel van het aanbod van de informatiepunten. De leermiddelen worden landelijk ingekocht door de Koninklijke Bibliotheek en zijn kosteloos in te zetten door de bibliotheek, maar er moet door de bibliotheek wel ondersteuning worden georganiseerd. 

Vraag: Hoe moet verantwoording worden afgelegd over deze SPUK-regeling?

Antwoord: Gemeenten dienen in het kader van hun verantwoording conform de systematiek van ‘single information, single audit’ (Sisa-systematiek; artikel 17a Fvw) verantwoording af te leggen over de besteding van deze specifieke uitkering. De gemeente dient het beschikte bedrag uiterlijk op 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar te verantwoorden. Voor vragen over de verantwoordingsprocedure kunt u contact opnemen via postbusibi@minbzk.nl. 

Vraag: Wat moet precies verantwoord worden?

Antwoord: Zie artikel 6 van de regeling. Het gaat daarbij om: 

• Besteed bedrag
• Hoogte bedrag dat doorgeschoven wordt naar het volgende jaar (t+1). Deze indicator behoeft slechts te worden ingevuld, indien de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om een ontvangen specifieke uitkering voor maximaal 25% door te schuiven naar een volgend jaar (artikel 5, tweede lid).
• Het aantal informatiepunten dat de gemeente financiert. Voor deze indicator is geen accountantscontrole benodigd.
• Het aantal vragen dat in het afgelopen jaar bij de Informatiepunten in de gemeente behandeld is. Het gaat hierbij om het totaal aantal hulpvragen van alle Informatiepunten die de gemeente financiert. Voor deze indicator is evenmin een accountantscontrole benodigd. Gemeenten kunnen deze informatie gemakkelijk bij de bibliotheek opvragen. In de praktijk werken de meeste Informatiepunten namelijk al met een landelijke outputregistratietool om het aantal behandelde vragen bij te houden.
• Het aantal gebruikte leermiddelen, zoals cursussen ‘Klik en Tik’ en ‘Werken met de e-overheid.’ Het gaat hierbij niet om het aantal individuele cursisten, maar om het aantal keer dat een leermiddel ingezet is of volledig afgerond is. Voor deze indicator is geen accountantscontrole nodig. Gemeenten kunnen deze informatie opvragen bij de lokale bibliotheek.

Vraag: Hoe ga ik als gemeente om met BTW-kosten die samenhangen met deze specifieke uitkeringsregeling? 

Antwoord: Verwacht wordt dat bij de uitvoering van deze specifieke uitkering geen of zeer beperkt sprake zal zijn van btw-kosten. Daarom is het volledige beschikbare bedrag als specifieke uitkering verstrekt en is geen deel van het bedrag aan het btw-compensatiefonds afgedragen. Indien de gemeente onverhoopt toch te maken zou krijgen met btw-kosten die samenhangen met deze specifieke uitkering, dan kunnen deze kosten worden meegenomen in de verantwoording (onder besteed bedrag). In de Concept Invulwijzer SISA 2023 is hier specifiek aandacht op gevestigd. 

Vraag: Zijn er materialen beschikbaar voor de lokale promotie van het Informatiepunt Digitale Overheid?

Antwoord: Ja, de bibliotheek heeft toegang tot de landelijke IDO-huisstijl materialen die beschikbaar zijn, o.a. flyers, maar ook inhoudelijke input voor advertorials in huis-aan-huisbladen en materialen voor (potentiële) samenwerkingspartners. 

Vraag: Wanneer worden de bedragen per gemeente bekendgemaakt voor de SPUK 2024?
Antwoord: De gelden voor de Informatiepunten Digitale Overheid worden jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar aan gemeenten overgemaakt. Helaas kunnen we geen specifieke datum noemen, BZK streeft er uiteraard naar de gelden zo spoedig mogelijk in het nieuwe jaar uit te keren. 

Vraag: Wordt het uit te keren bedrag hoger als het inwonersaantal is toegenomen?
Antwoord: Nee, de gelden per gemeente staan vast en worden niet geïndexeerd. Ook niet als het inwoneraantal is toegenomen. Het bedrag is dus hetzelfde als vorig jaar.
Zie met name artikel 3 in de  Staatscourant 2022, 33992 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl). In dit artikel is bepaald wat de hoogte is van de specifieke uitkering die elke gemeente afzonderlijk ontvangt. In de bijlage bij deze regeling zijn de bedragen per gemeente opgenomen. Deze bedragen zijn eenmalig berekend en liggen voor de komende jaren vast. 

Klik voor meer over subsidie Digitale inclusie, algemeen

• Bekijk de gewijzigde subsidieregeling, Staatscourant 29 oktober 2021, of download de gewijzigde subsidieregels.
• Bekijk de subsidieregels, Staatscourant 24 juli 2019, of download de subsidieregels. 
• Bekijk het Algemeen subsidiereglement van de KB.

In 2022 ontvingen deelnemende bibliotheken 83 cent per inwoner van hun werkgebied (was eerder 8 cent). Alle bibliotheekorganisaties ontvingen hiervoor een aanvraagformulier en de aanvragende bibliotheken kregen een toekenningsbrief met het totaalbedrag voor de bibliotheekorganisatie.
De subsidie is voor voortzetting van de activiteiten in de subsidieregeling 2019-2021. Die zijn omschreven in de oorspronkelijke verleningsbeschikking die elke bibliotheek heeft ontvangen. Ook de verplichtingen die daarbij horen, blijven vanaf 2022 gelden.

Het is toegestaan om van de IDO-subsidie extra apparatuur te kopen, zoals digiborden of laptops. De bibliotheek kan de subsidie  besteden aan het verder inrichten en invullen van het IDO en de digivaardigheidscursussen. 

Jouw POI kan je ondersteunen op het inrichten, borgen en doorontwikkelen van deze dienstverlening.

Klik voor verantwoording

Samenvattend vindt de verantwoording plaats door:

1. het jaarlijks invullen van de bibliotheekmonitor, speciale module Digitale Inclusie;
2. een financieel overzicht over de gehele subsidieperiode januari 2019-mei 2023. Bij een subsidiebedrag voor Digitale inclusie van meer dan 25.000 euro moeten bibliotheken normaliter verantwoorden met een accountantsverklaring. Om deze bibliotheken te ontlasten, bieden we de mogelijkheid om de subsidiebesteding in de jaarrekening te verantwoorden. Voorwaarde is wel dat de jaarrekening wordt voorzien van een accountantsverklaring.
3. Voor het aanvullende subsidiebedrag over 2022 moet de vaststellingsaanvraag vóór 1 september 2023 worden ingediend. Ook hier geldt: indien het bedrag uit deze beschikking hoger is dan € 25.000,- dient een accountantsverklaring aangeleverd te worden. De gemaakte accountantskosten zullen door de KB worden vergoed. 

Vragen over de subsidie kun je stellen aan het subsidieloket van de KB.

Certificering 

Klik voor informatie over de certificering van het IDO

De Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT) verzorgt de certificering van IDO's. Op de CBCT-website vind je alle informatie. Bekijk onder meer:

• Zelfevaluatie  
• Werkproces   
• Whitepapers (informatie voor elk van de 7 normen)   
• Overzicht van gecertificeerden (met tijdschema dat elke bibliotheek vermeldt)

Rapportage en monitoring

Klik voor overzicht monitoringsinstrumenten

Om de ontwikkelingen bij de IDO’s te monitoren, de dienstverlening te verbeteren én om lokaal en landelijk de financiering te verantwoorden, zijn er 3 monitoringsinstrumenten:

1. Bibliotheekmonitor: alle bibliotheken vullen jaarlijks de bibliotheekmonitor, module Digitale inclusie, in. Zo wordt onder meer gemonitord hoeveel cursisten deelnamen aan Klik & Tik en Digisterker. Zie de rapportages in infographics. 
2. Outputregistratietool: alle vragen die het IDO krijgt, worden geregistreerd in de Outputregistratietool.  
3. G!DS: hierin voeren bibliotheken in welke diensten zij aanbieden rond basisvaardigheden en digitale inclusie. Het betreft informatie over o.a. locaties en openingstijden van de IDO’s, over spreekuren en andere activiteiten van de bibliotheek zelf en van partners in de bibliotheek, over cursussen digitale vaardigheden, et cetera. Door te werken met één database kunnen via websites op maat landelijke partners zoals Belastingdienst en DigiHulplijn, lokale partners, bibliotheken zelf, en de doelgroep, de informatie over het aanbod gebruiken voor verwijzing. De invoer in G!DS van het eigen aanbod basisvaardigheden is als voorwaarde gesteld. Zie verder de tab ICT.

Bronnen en beleidsdocumenten

• Presentatie Sterke samenwerking tussen IDO's en gemeenten, Nationale IDO Dag maart 2023. 
• Kamerbrief Werkagenda Waardengedreven Digitalisering voortgang lijn 1 digitale inclusie , februari 2023. 
• Informatiepunten Digitale Overheid (IDO's), een handreiking voor gemeenten, VNG november 2022.     
• Ledenbrief Overzicht extra geld voor bibliotheken - Herstel, IDO & dBos, VOB november 2022. 
• Financieringsstromen IDO: meer middelen voor de bieb, VOB november 2022. 
• Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren, Rijksoverheid 2022.
• NL DIGIbeter Agenda Digitale Overheid 2019, juli 2019, Digitale inclusie vanaf pagina 36.
• Digitale Inclusie: ondersteuning voor kwetsbare burgers, oktober 2018. Plan zoals ingediend door KB en Manifestgroep-partijen bij OBDO.