Informatie voor het bibliotheeknetwerk
Mijn bladwijzers

Gedeelde huisvesting

Onderzoeksartikel
Laatst bijgewerkt: 27 juli 2023
Bibliotheken werken steeds meer samen – met elkaar, maar ook met andere organisaties. Negen op de tien bibliotheekorganisaties hebben een of meerdere locaties in een multifunctionele accommodatie (MFA) ondergebracht. Wanneer het een fusie met andere partijen betreft, spreken we van een multifunctionele organisatie (MFO). Een dergelijke samenwerking wordt vaak aangegaan met cultuurinstellingen. Dit heeft niet alleen financiële voordelen, maar zorgt er ook voor dat mensen gemakkelijker de bibliotheek binnenstappen.
LocHal Tilburg

Toename samenwerkingen door Wsob en crisis

In bibliotheekland worden meer en meer samenwerkingen aangegaan en fusies bewerkstelligd. Kleinere locaties sluiten en vestigingen verhuizen naar een gebouw waarin ook andere instellingen gevestigd zijn, vaak met een cultureel-maatschappelijke inslag. Deze verschuiving hangt samen met de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob), die op 1 januari 2015 van kracht werd. Deze wet vraagt om een bredere invulling van de verschillende functies van de bibliotheek. Ook culturele activiteiten en preventieve en curatieve taalprogramma’s vallen daaronder. Een gezamenlijk pand vergemakkelijkt deze invulling. Ook de krimpende financiële middelen van openbare bibliotheken – als gevolg van onder meer de financiële crisis en de verschuiving van de verantwoordelijkheid voor jeugdzorg van de provincies naar de gemeenten – spelen een belangrijke rol in het toenemende aantal fusies, samenwerkingen en verhuizingen.

Strategische, organisatorische en politieke voordelen

Volgens Kok (2019) kunnen de voordelen van een gecombineerde instelling worden ingedeeld in drie categorieën: strategisch, organisatorisch en politiek. Op strategisch niveau kan dit samengaan bijvoorbeeld zorgen voor betere kwaliteit van een gezamenlijk programma. Ook kan een groter en breder publiek worden bereikt doordat de klantenbestanden van de verschillende organisaties worden samengevoegd. Ook politiek gezien zijn er voordelen. Zo kan de samenwerking zorgen voor meer draagvlak onder de lokale gemeenschap en een sterker front met de gemeente, omdat de gemeente in veel gevallen de initiatiefnemer dan wel financier is van de gecombineerde instelling. Op organisatorisch niveau kunnen gefuseerde organisaties bezoekers beter van dienst zijn. Achter de schermen kunnen zij zaken vaak professioneler inrichten. Ook kan er drempelverlaging optreden. Mensen doen bijvoorbeeld makkelijker aangifte bij de politie wanneer het politiebureau in hetzelfde gebouw zit als de bibliotheek (Kok, 2019).

Negen op de tien bibliotheekorganisaties delen pand

In 2022 waren 730 bibliotheeklocaties, 57% van alle locaties, in een multifunctionele accommodatie (MFA) ondergebracht. Hiermee heeft 90% van de bibliotheekorganisaties één of meerdere locaties met andere instellingen in een gezamenlijk gebouw ondergebracht. Die constructie is soms na een fusie ontstaan, vaak met culturele partners, of is het resultaat van een samenwerking met culturele, maatschappelijke of welzijnsorganisaties. De instellingen waarmee de huisvesting wordt gedeeld, zijn divers. De meeste bibliotheekvestigingen delen het gebouw met maatschappelijk dienstverleners en het primair onderwijs, maar ook kinderopvang, zorginstellingen en theaters zijn vaak in hetzelfde gebouw gevestigd (Van de Burgt & Klaren, 2023). Sinds 2020 heeft een deel van de gecombineerde instellingen zich verenigd in het Netwerk Gecombineerde Instellingen. In dit gremium worden uitdagingen en oplossingen rondom zaken als gezamenlijke cao’s, benchmarking, branche- en sectorondersteuning en het meten van maatschappelijke meerwaarde gedeeld.

Bron: Van de Burgt & Klaren, 2023.

Meer functionele dan inhoudelijke integratie

Vaak bevinden de samenwerkingspartners zich onder een dak, maar zijn ze inhoudelijk en organisatorisch nauwelijks geïntegreerd. Integratie is er vooral op het vlak van functionaliteit van het gebouw, zoals een gedeelde publieksruimte of programmering. Dit gebeurt nog beduidend minder op het vlak van inhoudelijke en organisatorische integratie, zoals gedeeld personeel, gedeelde financiën of juridische integratie (Van de Burgt & Klaren, 2023). Deze eerste tendens sluit aan bij de toenemende multifunctionaliteit van bibliotheek zelf. In de bibliotheek van nu zijn in feite vier verschillende ruimtes aanwezig: de inspiration space, de learning space, de meeting space en de performative space (Jochumsen et al., 2012). Met bovengenoemde integraties wordt aan de behoefte aan deze verschillende spaces gehoorgegeven.

Multifunctionele accommodatie versus multifunctionele organisatie

Wanneer we spreken over samenwerkingen en fusies, kunnen we onderscheid maken tussen multifunctionele accommodaties en multifunctionele organisaties. Een multifunctionele accommodatie (MFA) is een samenwerkingsverband waarbij verschillende maatschappelijke organisaties vanuit een centrale locatie hun voorzieningen, producten en diensten aanbieden. In veel gevallen zijn deze organisaties gehuisvest in één gebouw. Soms betreft het een locatie met verschillende gebouwen; in zo’n geval wordt ook wel gesproken van een multifunctionele zone of centrum. In een MFA kunnen niet alleen organisaties, maar ook woningen zijn geïntegreerd. Een MFA heeft als doel om het maatschappelijk dienstenaanbod voor een dorp, wijk of buurt op een centrale plek te bundelen. Daarmee kan op een efficiëntere manier gebruik worden gemaakt van ruimte en kunnen organisaties in een gezamenlijk programma hun diensten aanbieden. Wanneer de samenwerking verder gaat dan het delen van het gebouw en programma, is er sprake van een multifunctionele organisatie (MFO). De bibliotheek is dan ook daadwerkelijk gefuseerd met een of meerdere andere organisaties.

Bibliotheek en cultuur in één organisatie

Bij 16% van de bibliotheekorganisaties is sprake van zo’n bestuurlijke samenwerking of fusie (Van de Burgt & Klaren, 2023). Het gaat dan om organisaties waarin zaken als bestuur, financiële en juridische zaken gezamenlijk worden opgepakt. Dit komt zowel voor in bibliotheekorganisaties met een klein werkgebied (minder dan 50 duizend inwoners) als in bibliotheekorganisaties met een groter werkgebied (meer dan 50 duizend inwoners). De bibliotheken in een multifunctionele organisatie zijn meestal verenigd in deze organisatie met cultuurinstellingen, zoals een dans- of muziekschool, poppodium of organisatie rondom kunst- of cultuureducatie. Ook met theaters, bioscopen en musea wordt relatief vaak samengewerkt (Van de Burgt & Klaren, 2023).

Bron: Van de Burgt & Klaren, 2023.
Onderzoek naar gegevenslevering in gecombineerde instellingen

Voor bibliotheken die onderdeel uitmaken van gecombineerde instellingen is het lastig de vragenlijsten in het kader van de Gegevenslevering Wsob in te vullen. Dat blijkt uit onderzoek naar dit proces, uitgevoerd in 2022 door Atlas Research in opdracht van de KB. Gecombineerde instellingen herkenden zich onvoldoende in de Wsob-vragenlijsten, bleek uit het onderzoek, waarbij ook stakeholders en focusgroepen, bestaand uit bibliotheken en POI’s, werden geraadpleegd. Voor gecombineerde instellingen is het lang niet altijd duidelijk hoe zij de Wsob-vragenlijsten moeten invullen. De vragenlijsten worden daardoor verschillend geïnterpreteerd. Sommige gecombineerde instellingen geven de cijfers van de bibliotheekfunctie op of maken een zo goed mogelijke inschatting daarvan; andere geven de totalen van de gehele organisatie, terwijl het doel van de Wsob-uitvraag is om inzicht te krijgen in bibliotheekcijfers. Deze onduidelijkheden komen de kwaliteit van de resultaten niet ten goede. Geconcludeerd werd dat er duidelijke richtlijnen nodig zijn, waarin kan worden aangegeven hoe de vragenlijsten door gecombineerde instellingen moeten worden ingevuld (Van den Berg et al., 2022).

De door Atlas Research voorgestelde aanpassingen zijn voorgelegd aan deelnemers van het onderzoek. De reacties waren wisselend. Zo blijft het moeilijk om losse cijfers aan te leveren voor de bibliotheek, omdat die sterk verweven is met de rest van de organisatie. Het onderzoek heeft dan ook niet geleid tot aanpassingen die direct kunnen worden overgenomen in de vragenlijsten over 2022. Hieruit blijkt wederom hoe verschillend gecombineerde instellingen ingericht zijn, zowel qua deelnemende organisaties als qua juridische vorm. Na evaluatie van de uitkomsten van het onderzoek met het Netwerk Gecombineerde Instellingen zijn aanpassingen in de vragenlijsten van de Gegevenslevering Wsob 2022 voorgesteld door de KB en met het Netwerk afgestemd. 

In de vier vragenlijsten - bezit, kernfuncties, personeel en financieel - is bibliotheken in gecombineerde instellingen in eerste instantie gevraagd om de gegevens voor de instelling in totaal op te geven. Met een aantal vervolgvragen is vervolgens in kaart gebracht welk deel van de bezoeken, activiteiten, personeel en financiën niet toegewezen kon worden aan de bibliotheekfunctie. Bijvoorbeeld medewerkers die meetellen in de totalen, omdat ze werken binnen dezelfde organisatie of het gedeelde gebouw, maar voornamelijk ingezet worden voor werkzaamheden die niet gerelateerd zijn aan de kernfuncties van de bibliotheek, zoals werkzaamheden rondom commerciële zaalverhuur, bioscoop- en theatervoorstellingen en museumwerk. Uit de gegevens die op deze wijze zijn ingevuld in de vragenlijsten, blijkt dat in totaal van de gecombineerde instellingen circa 95% van de aantallen op de kernposten bezoeken, activiteiten, personeel en financiën gerelateerd kan worden aan de bibliotheekfunctie. In totaal – gebaseerd op de opgave van alle bibliotheekorganisaties – komt dat neer op 97% van de aantallen (Van de Burgt & Klaren, 2023).

Toekomstplannen culturele multifunctionele organisaties

In november 2022 maakte Atlas Research een inventarisatie van toekomstplannen voor nieuw op te richten culturele multifunctionele organisaties. Via desk research werden dertig plannen gevonden. Hiervan bevonden zich achttien plannen in een vergevorderd stadium, en twaalf in een stadium van intentie. Bibliotheken maken vaak deel uit van deze plannen: in 22 plannen is een bibliotheekfunctie onderdeel van het plan voor de nieuwe multifunctionele organisatie (Blaker et al., 2022).

Samenwerking met commerciële partners

Op bestuurlijk niveau werken bibliotheken weliswaar relatief weinig met andere partners samen, maar op andere niveaus vindt die samenwerking wel degelijk plaats. Zo werken bibliotheek en boekhandel regelmatig nauw samen. De boekhandel levert de bibliotheek bijvoorbeeld versneld nieuwe titels, waardoor wordt voldaan aan de wens van leners een populair boek direct te kunnen lezen. Ook tijdens activiteiten nodigen bibliotheken geregeld boekhandels uit een stand te plaatsen, om zo in de grootschalige vraag naar één besproken boek of het werk van één optredende auteur te voorzien. Niet alleen de boekhandel is een geliefde partner van de bibliotheek: ook andere commerciële instellingen, zoals horecaexploitanten en workshopgevers, gaan de samenwerking met de bibliotheek aan. Deze tendens past binnen de zoektocht naar andere inkomstenbronnen en verdienmodellen, waarbij de verblijfs- en activiteitenfuncties van de bibliotheek zich sterker laten gelden.

Drempelverlaging en grotere doelgroep door fusie

Het aangaan van fusies en samenwerkingen kan verschillende voordelen hebben. Zo worden de handen vaak ineengeslagen in de hoop op financieel voordeel. Ook grijpen organisaties een dergelijk moment vaak aan om een nieuwe identiteit te creëren, die vervolgens opnieuw op de markt kan worden gebracht. Een fusie of samenwerking kan daarnaast zorgen voor een grotere doelgroep, waarbij beide partijen kunnen lenen van elkaars klantenbestand. Tot slot zorgt een fusie mogelijk voor drempelverlaging: men stapt bijvoorbeeld sneller een politiebureau binnen als het zich in hetzelfde gebouw bevindt als de bibliotheek, waardoor men sneller aangifte doet (Brockhoff & Nienhaus, 2017).

Bibliotheekleden positief over gedeelde huisvesting

Voor bibliotheekleden is de groei van het aantal bibliotheken in multifunctionele accommodaties een positieve ontwikkeling. Uit onderzoek van BiebPanel in 2019 onder bijna 14 duizend bibliotheekleden blijkt dat leden vaker voordelen dan nadelen zien als de bibliotheek in een multifunctionele accommodatie gevestigd is.  Meer levendigheid, het combineren van een bibliotheekbezoek met andere zaken, ruimere openingstijden en het gebruik kunnen maken van gedeelde voorzieningen worden als grootste voordelen beschouwd. Drukte, overlast van bezoekers aan de andere organisatie in het gebouw en minder ruimte voor de bibliotheek of de collectie worden het meest genoemd als nadelen van een multifunctionele accommodatie. De meest aantrekkelijke organisaties waarmee een bibliotheek een pand kan delen zijn volgens bibliotheekleden de kunstuitleen, een VVV/Uitbureau, de Volksuniversiteit, een instantie op het gebied van digitale hulp of een café/restaurant (Probiblio, 2020).

Bronnen