Interbibliothecair leenverkeer

IBL wettelijke taak POI’s

Vanuit de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) zijn de provinciale ondersteuningsinstellingen (POI’s) verantwoordelijk voor de distributie van materialen in het kader van het interbibliothecair leenverkeer. Deelname aan het interbibliothecaire leenverkeer houdt volgens de wet in ieder geval de volgende zaken in:

• Het op verzoek van een lokale bibliotheek ter beschikking stellen van fysieke werken ten behoeve van gebruikers van die bibliotheek;
• Het op verzoek van een gebruiker doen van een verzoek als bedoeld in bovenstaand punt aan de daarvoor in aanmerking komende bibliotheek;
• De distributie van fysieke werken door provinciale ondersteuningsinstellingen.

Wat zijn de taken van de POI's?

POI’s ondersteunen openbare bibliotheken bij hun werkzaamheden. Samen vormen de POI’s een landelijk dekkend netwerk en zijn ze verenigd in de Stichting Samenwerkende POI’s Nederland (SPN). In 2022 waren negen POI’s werkzaam in de branche. Vanuit de Wet stelsel openbare bibliotheek voorzieningen (Wsob) zijn de POI’s verantwoordelijk voor interbibliothecair leenverkeer (IBL) en de ontwikkeling van innovaties ten behoeve van lokale bibliotheken. Daarnaast verlenen POI’s ook niet-gesubsidieerde diensten, waarvoor de openbare bibliotheken een vergoeding betalen. Niet elke POI voert precies dezelfde taken uit, maar de meeste POI’s zijn actief op het gebied van digitale dienstverlening en infrastructuur, collectiebeleid, basisvaardigheden en onderwijs (Van de Burgt & Klaren, 2023). 

Lokale bibliotheken verbonden door gezamenlijk ILS

Binnen de provincie dragen de POI’s bij aan het functioneren van de lokale bibliotheken als netwerk. Door het beheren van een gezamenlijk ILS (Integrated Library System) kunnen collecties eenvoudiger op elkaar worden afgestemd. Ook kunnen klanten van deelnemende bibliotheken makkelijker materialen aanvragen. In elke provincie wordt een provinciaal ILS beheerd, maar de participatie van bibliotheekorganisaties verschilt sterk per provincie. In 2022 namen alle bibliotheekorganisaties in Drenthe, Flevoland, Friesland, Groningen, Overijssel en Zeeland deel aan het provinciale ILS. Binnen Noord-Brabant gebruikt bijna elke bibliotheekorganisatie een eigen bibliotheeksysteem, en zijn bibliotheken vooral van het interbibliothecair leenverkeer afhankelijk voor het uitlenen van boeken van een andere bibliotheek (Van de Burgt & Klaren, 2023).

Wat is een ILS?

ILS staat voor Integrated Library System. In dit systeem staan de klanten van de bibliotheek geregistreerd en wordt het uitleenproces beheerd. Bibliotheken kunnen gebruikmaken van verschillende systemen, zoals Wise, Vubis, Concerto of Brocade.

Vooral vervoer binnen provincie

Verreweg de meeste materialen die via het IBL worden verspreid, blijven binnen de provinciegrenzen. In 2022 ging het landelijk om bijna 1,8 miljoen aanvragen binnen de provincie. Het IBL betreft slechts een klein deel van het totaal aantal uitleningen van openbare bibliotheken. Van alle 54,3 miljoen uitleningen werd 96% uit de collectie van de eigen bibliotheekorganisatie afgehandeld; 99,9% werd binnen de provincie en met de collectie van Muziekweb afgehandeld. Voor slechts 0,1% van het totale aantal uitleningen werd gebruikgemaakt van collecties van bibliotheken buiten de provincie (Van de Burgt & Klaren, 2023). Dit is in lijn met de normen uit het gezamenlijk collectieplan (KB, 2020). In 2022 werden ruim 30 duizend materialen aangevraagd bij bibliotheken uit andere provincies en bijna 82 duizend materialen bij Muziekweb. In coronajaar 2020 werden beduidend minder materialen verspreid via IBL dan in 2019 (-17%). In 2021 trok het IBL weer aan en steeg het zelfs ten opzichte van 2019 (+19%). In 2022 was weer een daling zichtbaar (-9%), maar ten opzichte van 2019 is nog steeds sprake van een stijging (+8%) (Van de Burgt & Klaren, 2023).

Wat is de norm voor IBL?

Het overgrote deel van de lokale klantvraag handelen bibliotheken af met hun eigen collectie of met die van andere bibliotheken binnen provincie. In lijn hiermee is in het gezamenlijk collectieplan afgesproken dat lokale bibliotheken 95% van de klantvraag vanuit hun eigen collectie afhandelen en dat 99,9% van de klantvraag binnen de provincie moet worden afgehandeld (KB, 2019; KB, 2020).

Welke bibliotheken kunnen landelijk leveren?

Tot 2019 konden alleen de PLUSbibliotheken en Muziekweb landelijk leveren. De PLUSbibliotheken waren tot 2017 veelal ‘de erfgenamen’ van de oude stadsbibliotheken met een bijzondere collectiefunctie. Deze doorgaans grotere bibliotheken collectioneerden wetenschappelijke literatuur op hbo+-niveau. In mei 2023 is de Stichting Kennisplatform Pluscollecties opgeheven, en daarmee de PLUSbibliotheken. De generieke talen en inhoudelijke onderwerpen die eerder belegd waren bij deze PLUSbibliotheken worden ondergebracht bij de partners in het bibliotheekstelstel (Stichting Kennisplatform PLUScollecties, 2023). Sinds medio 2019 kunnen, naar aanleiding van het gezamenlijk collectieplan en de herijking van de plusfunctie, alle bibliotheken landelijk leveren via het interbibliothecair leenverkeer (KB, 2019). 

Wat is Muziekweb?

Muziekweb is de nationale muziekbibliotheek, voorheen de Centrale Discotheek Rotterdam (CDR). De Stichting Centrale Discotheek Rotterdam werd opgericht in 1961, met smaakverbreding en muzikale ontwikkeling als grondbeginselen. Met dit doel werden in eerste instantie lp’s uitgeleend, vanaf 1982 cd’s en later ook muziekdvd’s. Muziekweb is in 2022 gefuseerd met het Nederlands Instituut voor Beeld & Geluid. Gezamenlijk dragen Muziekweb en Beeld & Geluid zorg voor één van de grootste muziekcollecties van Europa. 

Tegenwoordig is uitlenen niet meer de kerntaak; Muziekweb richt zich met name op digitale diensten. Nog altijd staan de kennismaking met muziek en de verbreding van smaak voorop. Bibliotheekleden kunnen materialen lenen uit de collectie van Muziekweb. De tarieven en voorwaarden die voor het lenen in rekening worden gebracht bij de klant, worden niet door Muziekweb vastgesteld, maar door de bibliotheek (Maas & Vroomen, 2020).

Aangevraagde en geleverde materialen via IBL, 2022

^{Bron: Van de Burgt & Klaren, 2023.}

^{a) Let op: het gaat hier om het totaal aantal gehonoreerde aanvragen. Aanvragen die om diverse redenen niet zijn gehonoreerd en dus niet tot een levering hebben geleid, zijn hier in niet meegerekend.} 

^{b) De aanvragen bij een andere provincie zijn inclusief leveringen uit universiteitsbibliotheken.}

Leeswijzer tabel Aangevraagde en geleverde materialen via IBL, 2022

Op provinciaal niveau toont deze tabel bijvoorbeeld dat leden van de openbare bibliotheken in de provincie Drenthe in totaal circa 156 duizend exemplaren hebben aangevraagd. Hiervan zijn circa 152 duizend aanvragen door bibliotheekorganisaties binnen de provincie afgehandeld en circa 1,4 duizend door bibliotheekorganisaties elders in het land.

POI’s vervoeren meeste materialen

De POI is verantwoordelijk voor de verplaatsing van boeken binnen de provincie. Deze haalt het aangevraagde materiaal op bij de leverende bibliotheek en bezorgt het bij de aanvragende bibliotheek. Ook het transport terug naar de leverende bibliotheek wordt verzorgd door de POI. Voor het transport buiten de provincie wordt naast het eigen transport ook gebruikgemaakt van de nachtdistributieservice van een extern distributiebedrijf.^[1] De POI in de provincie van de leverende bibliotheek haalt het aangevraagde materiaal eerst op bij de leverende bibliotheek. Daarna wordt het per nachttransport door het distributiebedrijf vervoerd naar de POI in de provincie van de vragende bibliotheek. Deze POI vervoert het boek vervolgens naar de vragende bibliotheek. Voor de retourzending wordt hetzelfde proces in omgekeerde volgorde gevolgd. Dit betekent dat het totaal aantal aangevraagde materialen buiten de provincie twee keer door POI’s en twee keer door het distributiebedrijf wordt vervoerd. Naast het vervoer tussen bibliotheken binnen en buiten de provincie, verzorgen POI’s vaak ook het transport van materialen tussen de vestigingen van één bibliotheekorganisatie. In Drenthe, Flevoland, Friesland, Gelderland, Groningen, Noord-Brabant, Overijssel, Zeeland en Zuid-Holland verzorgen de POI’s het lokale leenverkeer voor alle bibliotheekorganisaties in de provincie (Van de Burgt & Klaren, 2023).
 

^{[1]  Met uitzondering van het vervoer tussen de provincies Noord- en Zuid-Holland (Probiblio) en Brabant en Tilburg (Cubiss). Het vervoer van materialen tussen deze provincies wordt door de gezamenlijke POI verzorgd. Ook in Gelderland en Overijssel (Rijnbrink) vervoerde de gezamenlijke POI over de provincie grenzen heen. Daarnaast wordt in deze provincies deels gebruikgemaakt van een extern distributiebedrijf.}

Driekwart bibliotheekleden reserveert boeken

Uit onderzoek van BiebPanel blijkt dat circa driekwart van de bibliotheekleden jaarlijks weleens een boek reserveert bij de bibliotheek. De meeste leden die boeken reserveren, doen dat bij de eigen bibliotheekvestiging of -organisatie. Ruim een derde van de leden die reserveren (37%) heeft in 2017 boeken van een andere bibliotheek in de provincie gereserveerd; 13% deed dat bij een bibliotheek in een andere provincie. Bibliotheekleden reserveren met name omdat boeken zijn uitgeleend of niet aanwezig zijn in de collectie. De meeste reserveringen worden gemaakt via de website van de bibliotheek en in mindere mate via medewerkers of de app. Voor oudere bibliotheekleden spelen medewerkers een grotere rol bij het reserveren van boeken. Het maken van een reservering wordt als gemakkelijk en snel ervaren, maar men zou het op prijs stellen als bij het maken van een reservering wordt aangegeven wanneer het boek beschikbaar komt. Jongere bibliotheekleden zijn daarbij minder lang bereid te wachten op een gereserveerd boek dan ouderen (Probiblio, 2018). 

Bronnen

• Burgt, A. van de & Klaren, M. (2023). Bibliotheekstatistiek 2022. Den Haag: KB.
• KB (2019). Landelijke beschikbaarheid van collecties. Een nieuwe aanpak in het openbaar bibliotheeknetwerk. Den Haag: KB.
• KB (2020). Gezamenlijk collectieplan. Beleidskader collectiebeleid van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen 2020-2024. Den Haag: KB.
• Maas, R. & Vroomen, I. (2020). Muziekweb. De muziekbibliotheek van Nederland. Rotterdam: Muziekweb/Stichting Centrale Discotheek Rotterdam.  
• Probiblio (2018). Customer Journey rondom reserveren & verlengen. Rapportage totale BiebPanel - Maart 2018. Hoofddorp: Probiblio.
• Stichting Kennisplatform PLUScollecties (2023). PLUScollecties.