Bibliotheekmonitor: Support

Aanmelden 

Hoe kan ik me aanmelden voor de Bibliotheekmonitor?

Om gebruik te maken van de Bibliotheekmonitor, heb je een account nodig. Een account kun je aanvragen via dit formulier. 

Ik heb al een account voor de Bibliotheekmonitor, maar mis nog een onderdeel als ik inlog (bijvoorbeeld de impactmetingen). Kan ik toegang krijgen tot meer onderdelen?

Mis je een onderdeel in de Bibliotheekmonitor waar je wel gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld de impactmetingen of de IDO-registraties? Mail dan naar bibliotheekmontior@kb.nl en vermeld in je mail welk onderdeel je mist. 

Wat kost deelname aan de Bibliotheekmonitor?

Deelname aan de Bibliotheekmonitor is kosteloos. Dit geldt voor alle onderdelen, ook voor de impactmetingen. 

Kan ik me aanmelden met een algemeen mailadres (bijvoorbeeld info@), zodat ik een account kan delen met collega’s?

Nee, het is niet mogelijk om een account te delen of een account aan te maken op een algemeen e-mailadres. Aan ieder account zijn persoonlijke rollen en rechten verbonden. 

Het IDO-registratieformulier kan ook via een directe gedeeld worden met collega’s, zonder een inlog voor de Bibliotheekmonitor. 

Inloggen

Hoe kan ik inloggen in de Bibliotheekmonitor?

De Bibliotheekmonitor vind je via deze link (www.bibliotheekmonitor.nl). Je kunt op twee manieren inloggen bij de Bibliotheekmonitor: met je Microsoft account of met een aparte inlog, op basis van je e-mail adres en een zelfgekozen wachtwoord. Maakt jouw organisatie gebruik van Microsoft 'Werk- of school' account? Dan is dat de gemakkelijkste en veiligste optie om in te loggen. Maakt je organisatie hier geen gebruik van of wil je liever een aparte inlog gebruiken? Dan kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord in combinatie met een authenticator-app. Heb je vragen over inloggen of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145.

Wat is een Microsoft 'Werk- of schoolaccount'?

Als jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft 365, heeft iemand zoals een globale beheerder voor Microsoft 365 je waarschijnlijk een unieke gebruikersnaam en een wachtwoord toegewezen. Dit is het account dat je gebruikt voor toegang tot je werk e-mail en de webresources van je organisatie. Werk- of schoolaccounts zijn meestal gekoppeld aan Microsoft 365 voor Bedrijven-producten en worden doorgaans beheerd door dezelfde Microsoft 365-beheerder die verantwoordelijk is voor het toewijzen van gebruikersaccounts en Office-licenties aan mensen binnen de organisatie. Heb je vragen over inloggen of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145.

Wat is een Authenticator?

Een authenticator is een app die je koppelt aan je account, zodat je in twee stappen in kunt loggen. Inloggen op deze manier (met tweefactorauthenticatie (2FA)) is een stuk veiliger en verkleint de kans dat hackers toegang krijgen tot je accounts of (organisatie)gegevens. Je kunt hiervoor gebruik maken van verschillende apps, zoals de Microsoft Authenticator of de Google Authenticator. Zodra de app aan je account is gekoppeld, levert deze een wisselende en unieke code die toegang geeft tot je account. Heb je vragen over inloggen of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145.

Het lukt mij niet om me te registreren via mijn Microsoft login account of via een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode.

Je kunt je registreren voor de Bibliotheekmonitor omgeving via de link die je hebt ontvangen per mail. Deze link ontvang je nadat je door KB bent aangemeld als contactpersoon voor een bepaalde bibliotheek of POI organisatie. Als je via de link in de mail probeert te registreren en als je niet verder komt in het proces, willen we je vragen om de uitnodigingsmail met de link voor registratie door te sturen naar de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl. Daarnaast horen we graag op welk moment het registreren precies misgaat en ontvangen we graag een printscreen van een eventuele foutmelding. 

Ik heb mijzelf al aangemeld voor de Bibliotheekmonitor omgeving, maar het lukt mij niet meer om in te loggen via mijn Microsoft login account of via een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode.

Een account aanmaken kan op twee manieren: middels een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode óf door gebruik te maken van een Microsoft login account. Nadat er een eerste keer is ingelogd, vervalt de keuze om op een andere manier in te loggen. Je moet altijd op dezelfde manier inloggen als de eerste keer. Als je eerder wel hebt kunnen inloggen en nu niet meer, zou dat kunnen komen doordat je op een andere manier probeert in te loggen dan voorheen (bijv. d.m.v. het Microsoft login account, terwijl je eerder bent geregistreerd met een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode). 

Als je op dezelfde manier inlogt als voorheen en het lukt niet om in te loggen, neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145. We horen graag op welk moment het inloggen precies misgaat en we ontvangen graag een printscreen van een eventuele foutmelding. 

Kun je afwisselend inloggen met een Microsoft login account en een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode? 

Nee, dit kan niet. Een account maken kan op twee manieren: middels een wachtwoord & 2 factor authenticatiecode óf door gebruik te maken van een Microsoft login account. Nadat er eenmaal is ingelogd vervalt de keuze om op een andere manier in te loggen. Heb je vragen over inloggen of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145.

Kun je een wachtwoord van een Microsoft login account wijzigen?

Je kunt een wachtwoord van een Microsoft login account aanpassen. Dit doe je in de Microsoft omgeving. Dit kun je niet in de Bibliotheekmonitor omgeving doen. Heb je vragen over inloggen of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145.

Organisatie- en locatiegegevens

Waar komen de gegevens over mijn organisatie en bibliotheeklocaties in de Bibliotheekmonitor vandaan?

De organisatiegegevens en (ibliotheeklocaties in de Bibliotheekmonitor zijn afkomstig uit G!ds. Klopt er iets niet, pas dan de gegevens aan in G!ds en deel de wijzigingen via bibliotheekmonitor@kb.nl. De gegevens worden dan aangepast in de Bibliotheekmonitor. 

Waar komen de gegevens over de IDO locaties buiten de bibliotheek in de Bibliotheekmonitor vandaan?

De IDO locaties buiten de bibliotheek worden aan de Bibliotheekmonitor toegevoegd op verzoek van de bibliotheken. Bij de start van de Bibliotheekmonitor zijn alle IDO locties buiten de bibliotheek uit de Outputregistratietool overgenomen. 

Mist hier nog een IDO locatie buiten de bibliotheek of wordt er binnenkort een nieuwe IDO locatie buiten de bibliotheek geopend? Meld deze locatie dan per mail aan via bibliotheekmonitor@kb.nl en vermeld in de mail de naam en het adres van de locatie en de naam van je bibliotheekorganisatie. De locatie wordt dan door het Bibliotheekmonitor-team aan de portal toegevoegd.

Achtergrond 

Hoe is het meten van impact via de Bibliotheekmonitor tot stand gekomen?

De eerste Impactmonitor is in nauwe afstemming met het bibliotheekveld ontwikkeld. Op verschillende momenten en manieren is input verzameld voor de ontwikkelingen van de vragenlijsten en de infrastructuur. Bijvoorbeeld door middel van workshops waarin behoeften en ervaringen van bibliotheken zijn opgehaald. Daarnaast zijn er werkgroepen en klankbordgroepen van vertegenwoordigers vanuit POI’s en lokale bibliotheken opgesteld om mee te denken.

Na het aflopen van de Impactmonitor in oude vorm eind 2022 is wederom opgehaald hoe bibliotheken het werken met de Impactmonitor ervaren en welke verbeteringen nodig zijn. Naar aanleiding van deze gesprekken zijn aanpassingen gedaan aan de opzet van de monitor. Zo is er in de nieuwe monitor alleen nog een 1-meting en zijn de vragenlijsten sterk ingekort. We blijven constant feedback ophalen om het meten van impact te optimaliseren. 

Wat is het voordeel van een landelijk instrument voor impactmeting?

Met een landelijk ontwikkeld instrument wordt bibliotheken veel werk uit handen genomen bij het uitvoeren van een effectmeting. Het verzamelen en rapporteren van de onderzoeksgegevens met behulp van standaard vragenlijsten gebeurt geautomatiseerd, waardoor de bibliotheek niet zelf aan de slag hoeft met het maken en analyseren van vragenlijsten.

Doordat gegevens via een centrale infrastructuur worden verzameld, is het tevens mogelijk om op landelijk niveau uitspraken te doen over de effectiviteit en impact van bibliotheekprogramma’s.

Contactpersonen IDO-registraties en impactmetingen 

Kan ik mij als impact- of IDO-coördinator aanmelden voor meerdere bibliotheekorganisaties?

Ja, dat kan. Als je nog geen account voor de Bibliotheekmonitor hebt, kun je een account aanvragen via dit formulier. Bij het invullen kun je één bibliotheekorganisatie selecteren en in het opmerkingenveld onderaan het formulier kun je invullen voor welke organisaties je nog meer coördinator bent. 

Als je al wel een Bibliotheekmonitor-account hebt voor één of meerdere organisaties, kun je met een mail naar bibliotheekmonitor@kb.nl doorgeven welke organisaties nog aan je account moeten worden toegevoegd. 

Kan de impact- of IDO-coördinator van de bibliotheek worden aangepast?

Ja, dat kan. Mail de naam en het e-mail adres van de oorspronkelijke en de nieuwe contactpersoon naar bibliotheekmonitor@kb.nl.

Kan een contactpersoon worden verwijderd, bijvoorbeeld omdat deze persoon niet meer bij de bibliotheek werkt?

Ja, dat kan. Mail de naam en het e-mail adres van de contactpersoon naar bibliotheekmonitor@kb.nl.

Aanbod toevoegen: cursussen, informatiepunten, activiteiten

Hoe voeg ik aanbod toe waarvan ik de opbrengsten wil registreren of impact wil meten?

Wanneer je de opbrengsten wil registreren of impact van programmering wil gaan meten dien je het aanbod eerst toe te voegen in de Bibliotheekmonitor portal. Hoe je dit doet, lees je ook in de handleiding. 

Wanneer je de cursus, activiteit of het informatiepunt hebt toegevoegd zie je deze terug in het overzicht. Je ziet in dit overzicht de naam, het type, de bibliotheeklocatie en de start- en einddatum. Daarnaast zie je een aantal iconen: 

• Een knop met een potlood waarmee je de gegevens van het aanbod nog kunt bewerken;
• Een kopieerknop om het aanbod te kopiëren (wanneer je bijvoorbeeld eenzelfde cursus later nog eens geeft kun je hiervoor kiezen zodat je minder gegevens opnieuw hoeft in te voeren);
• Een knop met een grafiek om de kenmerken van het aanbod in te voeren;
• Een knop van poppetjes om de opbrengsten van het aanbod te registreren;
• Een knop van een smiley met een plusje om de impact vragenlijsten uit te zetten;
• Een vinkje waarmee je de cursus, activiteit of het informatiepunt kunt afronden. Dat betekent dat er geen vragenlijsten meer kunnen worden ingevuld;
• Een archiveerknop om de cursus, activiteit of het informatiepunt te archiveren. 

Let op: voor terugkerend aanbod geldt dat iedere ronde of editie afzonderlijk ingevoerd moet worden, omdat de kenmerken kunnen verschillen. Aanbod dat bestaat uit verschillende bijeenkomsten, wordt wel als één activiteit ingevoerd.

Organiseert jouw bibliotheek in een jaar bijvoorbeeld drie cursusrondes van Klik & Tik, dan moeten deze rondes als drie activiteiten worden ingevoerd. Een cursusronde die bestaat uit verschillende bijeenkomsten, wordt als één activiteit ingevoerd. 

Hoe vaak moet ik een Informatiepunt Digitale Overheid als aanbod toevoegen?

De IDO’s voer je per locatie in bij het aanbod. Iedere IDO-locatie hoeft maar één keer ingevoerd te worden, dus alleen voor het eerste gebruik van het IDO-registratieformulier of bij opening van een nieuwe IDO-locatie. Na het invoeren van het IDO als aanbod en het registreren van de kenmerken, komt het IDO-registratieformulier beschikbaar onder de knop ‘Registreer bezoekers’. 

Ik mis een locatie in de lijst, kan deze toegevoegd worden?

De (bibliotheek)locaties in de Bibliotheekmonitor zijn afkomstig uit G!ds. Mist er een bibliotheeklocatie, voeg deze dan toe aan G!ds en deel de wijzigingen via bibliotheekmonitor@kb.nl. 

Mist er een een locatie van een IDO buiten de bieb in de Bibliotheekmonitor, geef het dan door via bibliotheekmonitor@kb.nl. Vermeld in je mail de naam en het adres van de locatie. 

Hoe voer ik de kenmerken van een cursus, informatiepunt of activiteit in?

Wanneer je aanbod hebt toegevoegd wordt je direct doorgelinkt naar de vragenlijst over de achtergrondkenmerken van het aanbod. Wanneer je deze vragenlijst op een later moment wilt invullen kun je dit doen door achter de cursus, activiteit of het informatiepunt op het kenmerk-icoon met de grafiek te klikken. Door op deze knop te drukken ga je naar een digitaal formulier waarin je de kenmerken van het aanbod registreert. Het gaat dan bijvoorbeeld om het thema, het aantal bijeenkomsten, door wie de cursus of activiteit begeleid wordt. Pas als je deze vragenlijst over de achtergrondkenmerken hebt ingevuld kun je verder met het registreren van de opbrengsten en beginnen met meten van de impact.

Kan ik de ingevoerde kenmerken van een cursus, informatiepunt of activiteit aanpassen, bijvoorbeeld als de einddatum of openingstijden zijn veranderd?

Ja, dat kan. Klik op de knop ‘Kenmerken wijzigen’ om de kenmerken-vragenlijst opnieuw te openen en je antwoorden aan te passen. 

Waarom moet ik kenmerken invoeren die al in G!ds staan, is hier geen koppeling mogelijk?

Sommige kenmerken die in de Bibliotheekmonitor geregistreerd moeten worden, staan ook in G!ds, soms in net andere vorm of met andere antwoord categorieën. In samenwerking met het team achter G!ds proberen we dit meer gelijk te trekken en een koppeling mogelijk te maken, maar zo ver zijn we nu (technisch) helaas nog niet. Dit staat wel op de wensenlijst voor de doorontwikkeling van de Bibliotheekmonitor en de vervanger van G!Ds, de Database Openbare Bibliotheken (DOB). 

Opbrengsten cursussen en activiteiten registreren

Hoe registreer ik de opbrengsten van een cursus, informatiepunt of activiteit?

Wanneer de cursus, activiteit of het informatiepunt is afgelopen kun je de opbrengsten gaan registeren. Achter het toegevoegde aanbod is het icoon met de poppetjes de knop om de opbrengsten te registreren. Door op deze knop te drukken ga je naar een digitaal formulier waarin je opbrengsten registreert. Het gaat dan onder andere om bijvoorbeeld het aantal cursisten, het aantal certificaten dat is uitgereikt of bezoekers zijn doorwezen etc. Pas als je de opbrengsten hebt geregistreerd kun je beginnen met het meten van de impact.

Opbrengsten informatiepunten registreren

Kan ik de Outputregistratietool na 1 april 2024 nog gebruiken?

Het IDO-registratieformulier in de Outputregistratietool is vanaf 1 april niet meer beschikbaar. De ruwe Excel datasets zijn tot 1 mei beschikbaar, zodat bibliotheken de tijd hebben om de tot 1 april geregistreerde data nog te downloaden. 

Hebben alle medewerkers en vrijwilligers van het IDO een inlog voor de Bibliotheekmonitor nodig om het IDO-registratieformulier in te vullen?

Nee, je kunt ook de directe link naar het formulier delen. Je kunt hiervoor het IDO-registratieformulier voor de betreffende IDO locatie openen en de link uit de adresbalk van je browser kopiëren om met je collega’s te delen, bijvoorbeeld in een mail of op het bureaublad van de IDO desktop. Let op: de link verschilt per IDO locatie, dus voor iedere IDO locatie van jouw organisatie is een andere link nodig. 

Is het gebruik van het IDO registratieformulier verplicht?

Het IDO registratieformulier is een belangrijk instrument in de verantwoording van het IDO in het kader van de specifieke uitkering (Spuk) voor de IDO’s. In deze regeling is vastgelegd dat gemeenten het aantal gestelde vragen en het aantal gebruikte leermiddelen (digivaardigheidscursussen) bij de bibliotheek kunnen opvragen. Door gebruik te maken van het IDO registratieformulier, zorg je ervoor dat jouw organisatie deze informatie op eenduidige en structurele wijze verzamelt. De data wordt vervolgens door de KB geanalyseerd en verwerkt in het IDO dashboard, waar de benodigde verantwoordingsinformatie voor jouw gemeente(n) terug te vinden is. 

Impact meten

Van wat voor diensten en activiteiten kan ik de impact meten?

In het impactonderdeel van de Bibliotheekmonitor kun je de vorderingen meten die deelnemers aan cursussen basisvaardigheden maken in de bibliotheek. Dit zijn cursussen op het gebied van: (1) computer & internet; (2) e-overheid; en (3) de Nederlandse taal. Veelvoorkomende cursussen zijn bijvoorbeeld de cursussen van Klik & Tik, Digisterker en Lees en Schrijf!, maar ook andere cursussen op deze gebieden kunnen met de Impactmonitor worden gemeten. Een overzicht van cursussen waarvoor de verschillende modules kunnen worden ingezet, is te vinden in de handleiding. Je kunt daarnaast ook zelf cursussen toevoegen die niet in de lijst staan. 

Daarnaast kun je ook de impact van activiteiten, zoals de Taalcafés, spreekuren en informatiebijeenkomsten, meten. Ten slotte is er ook een aparte vragenlijst om de impact van het Informatiepunt Digitale Overheid te meten.

In een later stadium zullen nog meer modules worden toegevoegd die de opbrengsten meetbaar maken van bibliotheekprogramma’s gericht op andere aandachtgebieden en beleidsdomeinen.

Hoe sluiten gestandaardiseerde impactmetingen aan op mijn lokale situatie?

Het impactonderdeel van de Bibliotheekmonitor is in eerste instantie bedoeld om bibliotheken lokaal te voorzien van waardevolle informatie over hun educatieve en maatschappelijke dienstverlening. De vragenlijsten zijn dan ook zodanig opgesteld dat deze voor de meeste lokale bibliotheekprogramma’s op de betreffende thema’s goed in te zetten zijn. Hoewel doelgroep en invulling van een programma kunnen verschillen, zijn veel elementen en effecten van programma’s van vergelijkbare aard. Dit blijkt ook uit de landelijke Bibliotheekmonitor-onderzoeken die jaarlijks worden uitgevoerd om de dienstverlening van bibliotheken te monitoren.

Bijkomend voordeel van het werken met standaard vragenlijsten en een landelijke portal is dat resultaten op geaggregeerd niveau kunnen worden verzameld en geanalyseerd. De mogelijkheid om hierbij verschillende programma’s en verschillende werkwijzen te vergelijken, geeft inzicht in wat werkt en wat niet. Dit is ook de reden dat deelnemende bibliotheken voor het analyseren van de landelijke data wordt gevraagd om de belangrijke kenmerken van de programma’s die zijn gemeten door te geven in een korte vragenlijst.

Wat voor effecten meten de impact vragenlijsten?

Het impactonderdeel is gericht op het zichtbaar maken van de opbrengsten van cursussen, activiteiten en informatiepunten binnen de genoemde domeinen. Ook wordt gevraagd naar de motivatie van cursisten en hun oordeel over de cursus, activiteit, informatiepunt in de bibliotheek.

De effecten die worden gemeten, zijn onder te brengen in drie typen, waarbij wordt gekeken naar de verandering die optreedt tussen de start en afronding van de cursus, activiteit, informatiepunt:

• Niveau van kennis en vaardigheden: wat weet en kan men al op een bepaald gebied?
• Gedrag: in hoeverre is men actief op dit gebied in het dagelijks leven?
• Attitude: hoe kijkt men tegen een bepaald onderwerp aan?

Daarnaast wordt respondenten gevraagd naar de mate waarin men positieve opbrengsten van de cursus, activiteit, informatiepunt ervaart in het dagelijks leven.

Zijn vragenlijsten van de impactmetingen niet te moeilijk voor de doelgroep?

Het impactonderdeel van de Bibliotheekmonitor maakt gebruik van vragenlijsten om de effecten van en tevredenheid over programma’s meetbaar te maken. Het voordeel van vragenlijsten is dat gegevens gedurende het hele jaar op eenvoudige en efficiënte wijze bij een grote hoeveelheid cursisten/bezoekers kunnen worden verzameld. Hierdoor kan op meer systematische wijze een grotere hoeveelheid informatie over een cursus, activiteit, informatiepunt worden verzameld, dan bijvoorbeeld bij het afnemen van interviews of groepsgesprekken. Ook het analyseren van gegevens is op deze wijze eenvoudiger dan bij het verzamelen van gegevens op basis van gesprekken.

Een nadeel bij deze wijze van onderzoeken, is dat voor een aantal van de doelgroepen – bijvoorbeeld mensen die willen worden bijgespijkerd in hun taal- en digitale vaardigheden – het invullen van een vragenlijst moeilijk kan zijn. Om deelname aan onderzoek ook voor deze groep zo eenvoudig mogelijk te maken, zijn de volgende maatregelen genomen:

• Vragenlijsten kunnen zowel digitaal als schriftelijk afgenomen worden (meer informatie over afname van de vragenlijsten is te vinden in de handleiding);
• Vragenlijsten zijn zo kort mogelijk gehouden;
• Vragenlijsten zijn geformuleerd in zo eenvoudig mogelijk Nederlands.
• In een validatieronde zijn de vragenlijsten niet alleen voorgelegd aan onderzoekers en bibliotheekprofessionals, maar ook aan een testpanel met Taalambassadeurs van Stichting ABC.

Desalniettemin blijft een bepaald niveau aan vaardigheden noodzakelijk om de vragenlijsten in te kunnen vullen. We adviseren dan ook om het invullen van de vragenlijst te integreren in de (cursus)bijeenkomsten, zodat de begeleider eventueel ondersteuning kan aanbieden aan mensen die moeite hebben met het invullen van de lijsten.

Hoe meet ik de impact van een cursus, activiteit of informatiepunt?

Je meet de impact door de cursisten na afloop van de cursus een vragenlijst voor te leggen. Het voorleggen van de vragenlijst kan op vier verschillende manieren: 

1. Middels een QR-code naar de digitale vragenlijst: deze code is uniek per cursus, activiteit of informatiepunt. Achteraf worden de kenmerken en opbrengsten van het door jou ingevulde aanbod gekoppeld aan de antwoorden van de respondenten. De code is voor alle respondenten hetzelfde.
2. Middels een digitale link naar de digitale vragenlijst. Deze link is uniek per cursus, activiteit of informatiepunt. Achteraf worden de kenmerken en opbrengsten van het door jou ingevulde aanbod gekoppeld aan de antwoorden van de respondenten. De link is voor alle respondenten hetzelfde.
3. Middels een gepersonaliseerde uitnodiging. Je kunt de e-mailadressen van respondenten toevoegen en hen via e-mail een uitnodiging naar de vragenlijst sturen. Als de respondent de vragenlijst niet invult, wordt na een week automatisch een herinnering verstuurd.
4. De laatste optie om de vragenlijst uit te zetten is door een schriftelijke vragenlijst te printen. Je download deze vragenlijst in de portal. In de papieren vragenlijst staan op het voorblad de gegevens die horen bij de specifieke cursus, activiteit of informatiepunt. Je kunt dus niet dezelfde geprinte vragenlijst voor verschillende cursussen, activiteiten of informatiepunten gebruiken. De ingevulde vragenlijsten vul je of zelf in via de algemene digitale link, of stuur je op naar DESAN. Je kunt hiervoor antwoordenveloppen aanvragen.

Stap voor stap uitleg over het meten van impact vind je in de handleiding.

Hoe moet ik cursisten of bezoekers registreren voor deelname aan het onderzoek?

Je kunt cursisten of bezoekers op verschillende manieren toevoegen aan de beheerportal: door het uploaden van een Excel bestand of handmatig (één voor één of als groep). In het eerste geval kunt je op de pagina 'Upload bestand' een Excelbestand met de naam en het e-mailadres van de respondenten toevoegen. Gebruik hiervoor het format dat in de beheerportal wordt aangeboden. Als de upload is gelukt, vind je de contactgegevens van de respondenten op de overzichtspagina. Hier kun je ook (extra) individuele respondenten handmatig toevoegen en de gegevens van respondenten wijzigen. Stap voor stap uitleg over het toevoegen van respondenten vind je in de handleiding.

Waarom moet ik een e-mailadres van de cursist of bezoeker opgeven?

Vragenlijsten verspreiden kan op verschillende manieren: per mail, schriftelijk en online via een weblink of QR-code. Wanneer je kiest voor de methode waarin cursisten een link naar de vragenlijst per e-mail ontvangen is het uiteraard nodig dat het e-mailadres van de cursisten in het systeem wordt ingevoerd. Is de vragenlijst een week na het versturen nog niet ingevuld, dan ontvangt de cursist automatisch een herinneringsmail.

Wanneer je geen e-mailadressen van cursisten of bezoekers wilt of kunt verzamelen of registreren kun je kiezen voor één van de andere methoden om de vragenlijst te verspreiden. 

Accordion title

Accordion content.

Wat moet ik doen als een cursist of bezoeker geen e-mailadres heeft?

Wanneer je geen e-mailadressen van cursisten of bezoekers kunt of wilt verzamelen kun je kiezen voor één van de andere methoden om de vragenlijst te verspreiden:

1. Middels een QR-code naar de digitale vragenlijst: deze code is uniek per cursus, activiteit of informatiepunt. Achteraf worden de kenmerken en opbrengsten van het door jou ingevulde aanbod gekoppeld aan de antwoorden van de respondenten. De code is voor alle respondenten hetzelfde.
2. Middels een digitale link naar de digitale vragenlijst. Deze link is uniek per cursus, activiteit of informatiepunt. Achteraf worden de kenmerken en opbrengsten van het door jou ingevulde aanbod gekoppeld aan de antwoorden van de respondenten. De link is voor alle respondenten hetzelfde.
3. Middels een schriftelijke vragenlijst. Je download de vragenlijst in de portal. In de papieren vragenlijst staan op het voorblad de gegevens die horen bij de specifieke cursus, activiteit of informatiepunt. Je kunt dus niet dezelfde geprinte vragenlijst voor verschillende cursussen, activiteiten of informatiepunten gebruiken. De ingevulde vragenlijsten vul je of zelf in via de algemene digitale link, of stuur je op naar DESAN. Je kunt hiervoor antwoordenveloppen aanvragen.

Hoe vraag ik antwoordenveloppen aan om de ingevulde papieren vragenlijsten te versturen?

Dit doe je door te mailen naar helpdesk@bibliotheekmonitor.nl. Vermeld in de mail hoeveel enveloppen je nodig hebt en naar welk adres de enveloppen verzonden mogen worden.

De papieren vragenlijsten kunnen na afronding worden opgestuurd naar: 

DESAN Research Solutions 
Antwoordnummer 47599 
1070 WE Amsterdam

Resultaten continue metingen

Wat is het resultaat uit de monitor?

Via de beheerportal hebben bibliotheken toegang tot een rapportageomgeving waar zij op elk gewenst moment de resultaten uit hun eigen metingen (basisbibliotheek, vestiging of gemeente) kunnen uitdraaien. 

Achtergrond

Ben ik verplicht om aan de jaarlijkse onderzoeken deel te nemen?

Niet alle onderzoeken zijn verplicht om aan deel te nemen. Bij de onderzoeken die verplicht zijn vanuit de wet of een bepaalde subsidieregeling, wordt dat vermeld in de uitnodigingsmail. Maar deelname aan de andere onderzoeken is ook in het voordeel van jouw bibliotheek. Zo help je een goed beeld te schetsen van de belangrijke rol die de bibliotheken spelen in de samenleving. Daarnaast ontvang je na deelname een rapportage en infographic met informatie over je eigen bibliotheek, afgezet tegen het landelijk en provinciaal gemiddelde en bibliotheken van gelijke omvang.

Worden de gegevens van de jaarlijkse onderzoeken openbaar gemaakt?

Als zelfstandig bestuursorgaan valt de KB (net als het ministerie van OCW) onder de werking van de Wob. Dit houdt in dat de gegevens die wij verzamelen in principe openbaar zijn. Dit geldt zowel voor de bibliotheekgegevens die in het kader van de Regeling gegevenslevering Wsob worden verzameld, als voor de onderzoeksgegevens die met de andere metingen worden verzameld. Uitgangspunt bij publicatie is te allen tijde dat de gegevens herleidbaar zijn tot individuele bibliotheken maar niet tot personen, dit omwille van privacybescherming.

Contactpersonen jaarlijkse metingen wijzigen

Waarom heb ik een uitnodiging ontvangen voor het invullen van een jaarlijkse vragenlijst?

Voor elke vragenlijst worden de contactpersonen via de KB geïnventariseerd. De KB vraagt bij bibliotheken na welke persoon de vragenlijst het beste in kunnen vullen, meestal afhankelijk van de functie. Heb je het idee dat jij niet de juiste persoon bent voor het invullen van deze vragenlijst? Overleg welke persoon binnen jouw bibliotheekorganisatie de vervangend contactpersoon wordt en mail diens naam en e-mailadres, met daarbij om welke vragenlijst het gaat naar bibliotheekmonitor@kb.nl

Ik wil een andere contactpersoon opgeven voor het invullen van een jaarlijkse vragenlijst. Wat moet ik doen?

Overleg welke persoon binnen jouw bibliotheekorganisatie de vervangend contactpersoon wordt en mail diens naam en e-mailadres, met daarbij om welke vragenlijst het gaat naar bibliotheekmonitor@kb.nl.

Vragenlijsten jaarlijkse metingen

In de online vragenlijst van een jaarlijkse meting worden vragen overgeslagen. Hoe kan dit?

Om de referentie naar vragen gemakkelijker te maken zijn de vragen in zowel de PDF- als online versie van de vragenlijst genummerd. Op sommige vragen zit een voorwaarde, dit betekent dat afhankelijk van het antwoord op een andere vraag deze vraag wel of niet gesteld wordt. In de PDF-versie zijn deze vraagvoorwaarden bij de vraagtekst opgenomen. In de online versie worden de vragen met een bepaalde voorwaarde overgeslagen als er niet aan een voorwaarde voldaan wordt.

Wat moet ik doen als ik het antwoord op één of meerdere vragen in een jaarlijkse vragenlijst niet weet?

In de uitnodigingsmail wordt altijd een invulbare PDF-versie van de vragenlijst meegestuurd. We adviseren de PDF-versie eerst met andere collega’s binnen je organisatie in te vullen, en vervolgens met deze PDF-versie de online versie van de vragenlijst in te vullen. Bij aantallen is het ook mogelijk om een schatting in te vullen, als je het exacte aantal niet weet. Heb je het idee dat jij niet de juiste persoon bent voor het invullen van een vragenlijst? Overleg welke persoon binnen jouw bibliotheekorganisatie de vervangend contactpersoon wordt en mail diens naam en e-mailadres, met daarbij om welke vragenlijst het gaat naar bibliotheekmonitor@kb.nl.

Ik wil een wijziging doorvoeren in een jaarlijkse vragenlijst, maar deze is gesloten. Wat moet ik doen?

Als de deadline voor het onderzoek is verstreken, wordt deze gesloten. Indien nodig kunnen de antwoorden nog gewijzigd worden vóór publicatie van de gegevens. Stuur hiervoor een e-mail naar bibliotheekmonitor@kb.nl en vermeld daarin om welke vragenlijst het gaat. Indien de deadline nog niet verstreken is kan de vragenlijst worden heropend in de Bibliotheekmonitor, en kunnen de foutieve antwoorden door de bibliotheek zelf in de online vragenlijst worden aangepast.

Wat moet ik doen als ik een vraag heb over het invullen van een jaarlijkse vragenlijst?

Stuur een e-mail naar bibliotheekmonitor@kb.nl en vermeld daarin om welke vragenlijst het gaat, het vraagnummer (uit de PDF-vragenlijst) en je concrete vraag.

Ik heb een vraag over een definitie in een jaarlijkse vragenlijst. Wat moet ik doen?

Om er voor te zorgen dat de vragen door alle bibliotheken op dezelfde manier worden ingevuld geven we zoveel mogelijk definities mee aan deze vraag. We begrijpen dat deze soms ook vragen oproepen. Neem contact op met de helpdesk bij vragen over definities door te mailen naar bibliotheekmonitor@kb.nl en vermeld daarin om welke vragenlijst het gaat, het vraagnummer en wat je vraag is over de definitie.

Resultaten jaarlijkse metingen

Ik ben op zoek naar de resultaten van een jaarlijkse onderzoek van eerdere jaren, waar kan ik deze vinden?

Op Bnetwerk zijn voor alle meetjaren de landelijke rapportages en infographics terug te vinden. De infographics per provincie en per bibliotheekorganisatie kun je opvragen door een mail te sturen naar bibliotheekmonitor@kb.nl. Vermeld daarbij om welk onderzoek, welk kalender- of schooljaar en welke provincie of bibliotheekorganisatie het gaat.

Kan ik met mijn bibliotheekaccount alle infographics en vragenlijsten inzien?

Met een account kun je bij alle lokale infographics van de onderzoeken waar je bibliotheekorganisatie aan heeft deelgenomen. Ben je geregistreerd als contactpersoon voor het invullen van de gehele vragenlijst of vragenlijstblok, dan ontvang je de e-mails met betrekking tot dat onderzoek, zoals uitnodigingen. Maar iedereen van jouw bibliotheekorganisatie kan met zijn of haar account alle openstaande vragenlijsten en infographics van de organisatie inzien.

De naam van de bibliotheekorganisatie die getoond wordt in de vragenlijst, het dashboard en/of de infographic klopt niet, wat moet ik doen?

Stuur een mail naar bibliotheekmonitor@kb.nl en geef hierin aan wat de juiste naamgeving is.

Verwerking van de onderzoeksgegevens

Wat moet de bibliotheek doen om de privacy te waarborgen van de cursisten en bezoekers die benaderd worden voor de impactmetingen?

Met de Bibliotheekmonitor faciliteert de KB een infrastructuur waarmee onderzoek in de bibliotheek kan worden uitgezet en gerapporteerd. Omdat de werving van respondenten voor het onderzoek binnen de bibliotheek gebeurt, ligt ook hier voor de bibliotheek een belangrijke taak rond de privacy van cursisten. Deze behelst vooral het adequaat informeren van cursisten over de verwerking van hun persoonsgegevens, bij aanvang van de cursus en vóór de start van het onderzoek. De bibliotheek kan hiertoe haar eigen privacyverklaring aanpassen of aanvullen.

Daarnaast is de bibliotheek zelf verantwoordelijk voor het nemen van organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de deelnemers aan de cursus en de enquête te beschermen. Wees bijvoorbeeld zorgvuldig met het registreren van gegevens en houd goed toezicht op wie er toegang heeft tot de beheerportal. Zorg ook dat er accuraat wordt omgegaan met het verspreiden en versturen van de papieren vragenlijsten.

Hoe wordt er omgegaan met persoonsgegevens?

De bibliotheken en de KB vinden het belangrijk om persoonsgegevens veilig en zorgvuldig te verwerken. Om te waarborgen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG is, zijn de volgende maatregelen genomen:

• Het aantal identificerende persoonsgegevens waarnaar wordt gevraagd is beperkt. In de beheerportal vragen we alleen die gegevens die strikt noodzakelijk zijn om vragenlijsten te kunnen versturen (naam, e-mailadres). Deze gegevens komen niet in de datasets terecht.
• Deze identificerende persoonsgegevens worden opgeslagen in een veilige omgeving bij DESAN Research Solutions. DESAN is zowel ISO 20252 (kwaliteit onderzoek) als ISO 27001 (databeveiliging) gecertificeerd. DESAN hanteert de richtlijnen van MOA en ESOMAR.
• De beheeromgeving is uitsluitend toegankelijk voor bibliotheekmedewerkers van de betreffende bibliotheek die vanuit hun functie met de Bibliotheekmonitor werken, en voor bij de monitor betrokken medewerkers van DESAN en KB.
• De identificerende gegevens worden niet gebruikt in rapportages en worden vernietigd 12 maanden na het jaar waarin de verwerking plaatsvond.
• Persoonsgegevens worden uitsluitend in anonieme, geaggregeerde vorm, gebruikt in rapportages en zijn dus niet herleidbaar naar individuen. De cursist is bovendien niet verplicht deze gegevens in te vullen.

Geen antwoord op je vraag gevonden?

Heb je technische vragen over de portal of over je registratie? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@bibliotheekmonitor.nl of telefonisch via 020-5207145. 

Voor inhoudelijke vragen over de vernieuwde Bibliotheekmonitor kun je contact opnemen met de KB via bibliotheekmonitor@kb.nl.