Logo
Afbeelding
Benchmark

Output registratie

Vanuit het programma Digitale inclusie helpen bibliotheken en publieke dienstverleners (onder andere de Belastingdienst, CAK, CBR, CIZ, CJIB, DUO, SVB en UWV) burgers dicht bij huis om te gaan met de digitale overheid. Medio 2019 zijn vijftien kopgroep-bibliotheken met dit programma gestart; in 2020 en 2021 volgen de overige bibliotheken. Deze bibliotheken worden vanuit de subsidieregeling verzocht om output rondom het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO), zoals het aantal en type gestelde vragen, te registreren. Sinds de start van het programma is deze output verzameld in Excel-overzichten. Om de verzameling van deze output beter te stroomlijnen, heeft de KB aan onderzoeksbureau DESAN gevraagd een output registratietool ontwikkelen. Deze tool is ter vervanging van het met de kopgroep-bibliotheken afgestemde Excel-overzicht waarin de output rondom het IDO voorheen geregistreerd werd.
Inhoudsblokken
Body

Wat levert het op?

Met de registratietool kunnen bibliotheken de gegevens over het IDO en haar bezoekers gemakkelijker en minder foutgevoelig registreren. Daarnaast biedt de tool inzicht in de totale IDO-dienstverlening, zowel op lokaal niveau als van het bibliotheekstelsel als geheel. De landelijke resultaten worden vervolgens gebruikt om het aanbod te verbeteren en te verantwoorden aan de Manifestgroep en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Daarmee is de tool ook een belangrijk instrument voor de landelijke evaluatie, voortgang en structurele inbedding van het programma Digitale inclusie.

Ontwikkeling

De verwachting is dat de eerste bibliotheken eind 2020 met de output registratietool aan de slag kunnen. Bibliotheken met één of meerdere IDO’s worden hiervoor eerst telefonisch benaderd door DESAN, om achtergrond- en contactinformatie rondom het informatiepunt te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de exacte startdatum, openingstijden en de juiste contactpersonen per vestiging. Als deze informatie verwerkt is door DESAN, ontvangen de contactpersonen van de vestigingen een e-mail met instructies voor het gebruik van de tool.

Werkwijze

We adviseren bibliotheken de tool dagelijks via de link uit de e-mail te openen zodra het IDO opengaat. Iedere bezoeker van het IDO telt als één registratie. Als een nieuwe bezoeker zich meldt, kan de IDO-medewerker direct beginnen met het registreren van zijn of haar vraag en de manier waarop de bezoeker geholpen wordt. Dit werkt het makkelijkste als de gegevens tegelijkertijd of direct na het helpen van de bezoeker geregistreerd worden. De registratie van één bezoeker dient afgerond te worden, voordat de medewerker een nieuwe bezoeker te woord staat. Het registreren van één bezoeker kost niet veel tijd als de vraag net afgehandeld is. Als het IDO aan het einde van de dag sluit, kan de medewerker de laatste bezoekersregistratie opslaan en het formulier afsluiten. Als de medewerker op een later moment, bijvoorbeeld de volgende dag, wilt verdergaan met registreren, kan de registratietool opnieuw geopend worden via de link uit de e-mail.

Doorontwikkeling

Momenteel kunnen alleen de bibliotheken met een geopend IDO gebruikmaken van de output registratietool. Na een eerste pilot periode zal het gebruik van de tool met de deelnemende bibliotheken geëvalueerd worden. Op basis van de feedback zal de tool waar mogelijk worden aangepast en in 2021 beschikbaar komen voor alle bibliotheken met een IDO.

Rapportage

Voor nu is de registratietool alleen nog toegankelijk via de link in de door DESAN verzonden e-mail. Er wordt hard gewerkt aan de integratie van de tool in het bredere onderzoeksplatform van de KB, samen met de Bibliotheekmonitor en de Impactmonitor. Daarbij wordt het ook mogelijk rapportages van de geregistreerde output uit te draaien, zodat bibliotheken op ieder moment inzicht kunnen krijgen in de stand van zaken rondom het IDO, bijvoorbeeld voor interne maandrapportages, een jaarverslag of verantwoording richting maatschappelijke partners en de gemeente. Heeft jouw bibliotheek eerder ook output in Excel geregistreerd? Dan wordt deze data ook ingelezen, zodat de rapportage een compleet overzicht biedt voor jouw bibliotheek.

Breder inzetbaar in de toekomst

Op langere termijn zal de registratietool worden uitgebreid met andere thema’s, zodat ook andere activiteiten in de bibliotheken kunnen worden geregistreerd. Zo wordt toegewerkt naar een eenduidige, uniforme en praktische werkwijze voor bibliotheken in het registreren, meten, evalueren en rapporteren van hun maatschappelijke dienstverlening.