Logo
Afbeelding
Benchmark

Outputregistratie

Vanuit het programma Digitale inclusie helpen bibliotheken en publieke dienstverleners (onder andere de Belastingdienst, CAK, CBR, CIZ, CJIB, DUO, SVB en UWV) burgers dicht bij huis om te gaan met de digitale overheid. Medio 2019 zijn vijftien kopgroep-bibliotheken met dit programma gestart. In 2020 en 2021 kwamen daar steeds meer bibliotheken met een Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) bij. Het is nu des te belangrijker om de dienstverlening te registreren. Dat kan met de Outputregistratietool: een tool waarin bibliotheken bijhouden hoeveel en wat voor vragen bezoekers bij het IDO stellen.
Inhoudsblokken

Hoe werkt het?

Bibliotheken die al een IDO hebben, kunnen inloggen in de Outputregistratietool via Bibliotheekonderzoek.nl. De inloggegevens voor deze portal worden per mail verstuurd door DESAN, het onderzoeksbureau waarmee de KB ook samenwerkt voor de Bibliotheekmonitor en de Impactmonitor. Als je bent ingelogd, biedt de Outputregistratietool twee functionaliteiten: het registreren van output en het uitdraaien van rapportages. De registratiefunctie vervangt vanaf het webformulier dat bibliotheken met een IDO als tijdelijke oplossing hebben gebruikt om bezoekers te registreren. De rapportagefunctie is nog in ontwikkeling. Hiermee kunnen bibliotheken een Excel-overzicht uitdraaien van de registraties uit de tool. Deze zomer worden hier ook de registraties aan toegevoegd die bibliotheken met een IDO in het verleden in het Excel-registratieformulier hebben bijgehouden. Daarnaast werken we de komende maanden toe naar een meer visuele rapportage van de registraties.

Wat levert het op?

Met de Outputregistratietool kunnen bibliotheken de gegevens over het IDO en de bezoekers gemakkelijk, systematisch en uniform registreren. De tool biedt inzicht in de totale IDO-dienstverlening, zowel op lokaal niveau als van het bibliotheekstelsel als geheel. De landelijke resultaten worden gebruikt om het aanbod te verbeteren en te verantwoorden aan de Manifestgroep en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Daarmee is de tool ook een belangrijk instrument voor de landelijke evaluatie, voortgang en structurele inbedding van het programma Digitale inclusie.

Toegang tot de tool

Elk kwartaal stelt de KB een bellijst samen met bibliotheeklocaties die binnenkort een IDO openen. DESAN verzamelt telefonisch alle achtergrond- en contactinformatie van deze locaties. Vervolgens ontvangen de contactpersonen van deze bibliotheken per e-mail hun inloggegevens en instructies voor het gebruik van de Outputregistratietool. Heeft jouw bibliotheek al een IDO geopend, maar nog geen toegang tot de Outputregistratietool? Meld je dan aan via bibliotheekonderzoek@kb.nl en vermeld hierbij ook de bibliotheekvestiging en openingsdatum van het IDO.  

Ontwikkeling

Momenteel kunnen alleen de bibliotheken met een geopend IDO gebruikmaken van de Outputregistratietool. Na een eerste testperiode zal het gebruik van de tool met de deelnemende bibliotheken geëvalueerd worden. Op basis van de feedback zal de tool waar mogelijk worden aangepast. De rapportagefunctie van de Outputregistratietool is nog in ontwikkeling. Momenteel kun je hiermee een Excel-overzicht uitdraaien van de registraties uit de tool. Daarnaast werken we de komende maanden toe naar een meer visuele rapportage van de registraties, zodat je op ieder moment inzicht kunt krijgen in de stand van zaken rondom het IDO. Bijvoorbeeld voor interne maandrapportages, een jaarverslag of verantwoording richting maatschappelijke partners en de gemeente. Heeft jouw bibliotheek eerder ook output in Excel geregistreerd? Dan is deze data ook ingelezen, zodat de rapportage een compleet overzicht biedt voor jouw bibliotheek.

Werkwijze registreren

We adviseren bibliotheken de Outputregistratietool te gebruiken tijdens de openingsuren van het IDO en bezoekers direct te registreren. Iedere bezoeker van het IDO telt als één registratie. Als een nieuwe bezoeker zich meldt, begint de IDO-medewerker met het registreren van diens vraag en de manier waarop die de bezoeker geholpen heeft. Dit werkt het makkelijkst als de gegevens tegelijkertijd of direct na het helpen van de bezoeker worden geregistreerd. De medewerker rondt de registratie van een bezoeker af voordat die een nieuwe bezoeker te woord staat. Het registreren van één bezoeker kost niet veel tijd als de vraag net afgehandeld is. Als het IDO sluit, slaat de medewerker de laatste bezoekersregistratie op en kan de tool worden afgesloten.

Breder inzetbaar in de toekomst

Op langere termijn zal de registratietool worden uitgebreid met andere thema’s, zodat ook andere activiteiten in de bibliotheken kunnen worden geregistreerd. Zo wordt toegewerkt naar een eenduidige, uniforme en praktische werkwijze voor bibliotheken in het registreren, meten, evalueren en rapporteren van hun maatschappelijke dienstverlening. 

Meer weten?

Ga je voor het eerst aan de slag met registreren of heb je nog vragen? Raadpleeg dan de Handleiding IDO Registratie of de Veelgestelde vragen. Staat je vraag hier niet tussen? Mail dan naar bibliotheekonderzoek@kb.nl. Alle vragen en opmerkingen van bibliotheken worden gebundeld en als input gebruikt voor de - tussentijdse - evaluatie van de tool. 

Support