Logo
Afbeelding
Benchmark

Outputregistratie

Vanuit het programma Digitale inclusie helpen bibliotheken en publieke dienstverleners (onder andere de Belastingdienst, CAK, CBR, CIZ, CJIB, DUO, SVB en UWV) burgers dicht bij huis om te gaan met de digitale overheid. Medio 2019 zijn vijftien kopgroep-bibliotheken met dit programma gestart; in 2020 en 2021 volgen de overige bibliotheken. Deze bibliotheken worden vanuit de subsidieregeling verzocht om output rondom het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO), zoals het aantal en type gestelde vragen, te registreren. Dit is mogelijk in de Outputregistratietool. Op dit moment vindt de registratie van bezoekers plaats met behulp van een tijdelijk webformulier. Verwachting is dat vanaf mei 2021 gebruik gemaakt kan worden van een inlog naar het web portaal van de Outputregistratietool. Daar kun je dan ook een overzicht van alle IDO-registraties per vestiging of per bibliotheek downloaden.
Inhoudsblokken

Wat levert het op?

Met de Outputregistratietool kunnen bibliotheken de gegevens over het IDO en haar bezoekers gemakkelijker en minder foutgevoelig registreren. Daarnaast biedt de tool inzicht in de totale IDO-dienstverlening, zowel op lokaal niveau als van het bibliotheekstelsel als geheel. De landelijke resultaten worden vervolgens gebruikt om het aanbod te verbeteren en te verantwoorden aan de Manifestgroep en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Daarmee is de tool ook een belangrijk instrument voor de landelijke evaluatie, voortgang en structurele inbedding van het programma Digitale inclusie.

Ontwikkeling

Elk kwartaal wordt door de KB een bellijst samengesteld met nieuwe IDO-vestigingen die gaan starten. Onderzoeksbureau DESAN verzamelt hiervoor telefonisch alle achtergrond- en contactinformatie. Daarna zullen de contactpersonen per e-mail worden uitgenodigd voor de Outputregistratietool. 

Werkwijze

We adviseren bibliotheken de tool dagelijks via de link uit de e-mail te openen zodra het IDO opengaat. Iedere bezoeker van het IDO telt als één registratie. Als een nieuwe bezoeker zich meldt, kan de IDO-medewerker direct beginnen met het registreren van zijn of haar vraag en de manier waarop de bezoeker geholpen wordt. Dit werkt het makkelijkste als de gegevens tegelijkertijd of direct na het helpen van de bezoeker geregistreerd worden. De registratie van één bezoeker dient te worden afgerond voordat de medewerker een nieuwe bezoeker te woord staat. Het registreren van één bezoeker kost niet veel tijd als de vraag net afgehandeld is. Als het IDO aan het einde van de dag sluit, kan de medewerker de laatste bezoekersregistratie opslaan en het formulier afsluiten. Als de medewerker op een later moment, bijvoorbeeld de volgende dag, wil verdergaan met registreren, kan de registratietool opnieuw worden geopend via de link uit de e-mail.

Doorontwikkeling en rapportage

Momenteel wordt hard gewerkt aan het we portaal van de Outputregistratietool. De verwachting is dat vanaf mei 2021 IDO-contactpersonen kunnen inloggen op het portaal en daar het totaal van de bezoekers registraties per vestiging of per bibliotheek in een Excel-overzicht kunnen downloaden. De registratie zelf vindt voorlopig nog plaats via de link in de uitnodigingsmail. Medio 2021 zal mogelijk worden gemaakt dat alle gebruikers kunnen inloggen op het webportaal en daar zowel de registraties kunnen doen als de resultaten in een Excel-overzicht kunnen downloaden. 

Breder inzetbaar in de toekomst

Op langere termijn zal de registratietool worden uitgebreid met andere thema’s, zodat ook andere activiteiten in de bibliotheken kunnen worden geregistreerd. Zo wordt toegewerkt naar een eenduidige, uniforme en praktische werkwijze voor bibliotheken in het registreren, meten, evalueren en rapporteren van hun maatschappelijke dienstverlening.