Support Outputregistratietool

Hieronder vind je antwoord op de meest voorkomende vragen bij het gebruik van de Outputregistratietool.
Inhoudsblok

Achtergrond en algemene informatie

Ben ik verplicht om de IDO-bezoekers te registreren?

Vanuit de subsidieregeling is het verplicht om de IDO-bezoekers te registreren. De KB heeft dit landelijke systeem ontwikkeld om de totale IDO-dienstverlening te kunnen monitoren.

Wij hebben zelf een systeem ontwikkeld om de gegevens rondom het IDO te registreren. Kunnen we dat integreren met de Outputregistratietool?

We hebben een landelijke tool ontwikkeld om alle gegevens rondom het IDO op één plek te registreren, zodat we de registraties op een landelijk niveau kunnen verantwoorden en monitoren, bijvoorbeeld richting het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK). Soms worden bijvoorbeeld Kamervragen gesteld over het aantal vragen. Integratie met een ander (bibliotheek)systeem is niet mogelijk, omdat de tool op ieder moment inzicht moet kunnen bieden in de actuele bezoekersaantallen.

 

In hoeverre werken jullie samen met andere systemen, bijvoorbeeld van gemeenten, maatschappelijke partners, rondom (digi)Taalhuizen of van Maurice de Greef?

De verschillende systemen die er momenteel zijn, richten zich veelal op andere kenmerken en hebben een andere functie. We zijn in gesprek met andere partijen om samenwerkingsmogelijkheden in de toekomst te verkennen.

Aanmelden en inloggen 

Waar kan ik me aanmelden als ik wil starten met registreren voor een nieuw IDO-punt in een van onze vestigingen?

Je kunt je aanmelden via bibliotheekonderzoek@kb.nl. Geef daarbij je naam en e-mailadres op en geef duidelijk aan voor welke bibliotheekvestiging je een account aanvraagt en wanneer het IDO in deze vestiging is geopend. Nadat het account is aangemaakt, ontvang je een e-mail met je inloggegevens. Neem je ook deel aan de Bibliotheekmonitor? Dan kun je – na je aanmelding – dezelfde inloggegevens voor de Outputregistratietool gebruiken.

Ik ben mijn inloggegevens kwijt. Hoe kan ik nu bezoekers registreren?

Op de inlogpagina kun je via de knop ‘Wachtwoord vergeten’ automatisch een nieuw wachtwoord generen. Vul hier je gebruikersnaam en gekoppeld e-mailadres in en je nieuwe wachtwoord wordt direct verstuurd. Lukt dit niet? Stuur dan een e-mail naar outputregistratie@bibliotheekonderzoek.nl en vermeld daarin dat het niet lukt om je wachtwoord opnieuw aan te vragen.

Onze contactpersoon is gewijzigd of de informatie staat nog op een oude naam. Hoe pas ik dit aan?

Stuur een mail naar de helpdesk via bibliotheekonderzoek@kb.nl. Vermeld je naam en om welke vestiging(en) het gaat.

Output registreren 

Moet ik elke bezoeker apart registreren?

Ja, alle bezoekers moeten apart worden geregistreerd. De registratie is zo opgezet dat deze weinig tijd kost.

Kan ik met terugwerkende kracht een registratie toevoegen?

Ja, je kunt kiezen of je een registratie voor ‘vandaag’ wilt doen of een registratie op een andere datum. Dat kan ook een datum in het verleden zijn.

Onze medewerkers kunnen of willen niet alle gegevens van de bezoekers van het IDO registreren, bijvoorbeeld het taalniveau. Hoe moeten we daarmee omgaan in de Outputregistratietool?

De gegevens die we registreren, zijn vastgesteld in samenspraak met de vijftien kopgroepbibliotheken. Blijkt het toch niet mogelijk of wenselijk om een bepaald gegeven in te vullen, dan biedt de tool de mogelijkheid om ‘Onbekend’ als antwoord te registreren.

We merken dat bezoekers ook met vragen die niet over de digitale overheid gaan bij het IDO langskomen. Hoe moeten we hiermee omgaan in de Outputregistratietool? 

We horen van meer bibliotheken dat mensen bij het IDO komen met allerlei vragen, bijvoorbeeld over andere organisaties of e-books. Het is wenselijk ook deze vragen te registreren, zodat we een compleet beeld krijgen van de dienstverlening van het IDO. In de lijst met overheden en Manifestgroeppartijen is ook een optie ‘Anders, namelijk...’ opgenomen, waarbij je kunt aanvullen over welke partij de vraag gaat.

Resultaten

Wat betekenen de data in de eerste kolommen in de Excel-download?

De eerste kolommen bevatten een aantal technische kenmerken van de registratie, zoals datum van de invoer en de versie van de tool. Als je zelf met de data aan de slag wilt, kun je deze kolommen uit het Excel-bestand verwijderen of verbergen. Vanaf kolom I (datum van bezoek) zie je de data die voor jouw bibliotheek in de tool is geregistreerd. 

Waarom zijn sommige vragen in het Excel-bestand verspreid over meerdere kolommen?

Vragen waarbij je in de tool meerdere antwoorden kunt registreren, worden in de datadownload in meerdere kolommen getoond. Elke antwoordcategorie uit het registratieformulier staat in een aparte kolom. Zo kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien hoeveel vragen bij het IDO zijn gesteld over de Belastingdienst.

Ik heb een vraag over de datadownload die hier niet bij staat. Waar kan ik terecht?

Neem contact op met de helpdesk of bel naar 020 52 07 145. Heb je vragen over een specifieke rij uit het Excel-document? Vermeld dan ook de sample key (uit kolom G), zodat de helpdesk gericht met je kan meekijken.

Ik heb voorheen ook output geregistreerd in het oude Excel-formulier. Staan deze registraties ook in de datadownload?

Ja, deze registraties vind je ook terug in de datadownload. Je herkent ze aan de tekst 'Excel' in de laatste kolom in de download (Registratie via Excel formulier: (qW32_historischedata)). 

Wordt er ook een rapportage gemaakt van de resultaten?

De komende maanden werken we toe naar een meer visuele rapportage van de registraties. Als meer bekend is over de vorm en planning van deze rapportage, informeren we de bibliotheken hierover.

Verwerking van de onderzoeksgegevens 

Hoe verhoudt de registratie van achtergrondkenmerken van bezoekers zich tot de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

De gegevens die we vastleggen, zijn niet gekoppeld aan persoonsgegevens als naam, adres, telefoon en e-mail. Deze zijn dus niet herleidbaar tot een persoon en vallen niet onder de AVG. De achtergrondkenmerken die we bibliotheken vragen te registreren – geslacht, leeftijd, taalachtergrond – zijn gebaseerd op een inschatting van de bibliotheekmedewerker en hoeven niet letterlijk te worden voorgelegd aan de bezoekers.

Medewerkers en vrijwilligers die het IDO bemannen, moeten overigens wel een geheimhoudingsverklaringen tekenen. Ook moeten de werkplekken voldoen aan de privacyregels, waardoor het niet mogelijk is mee te kijken en te luisteren met gebruikers. De geheimhoudingsverklaring is ingeregeld vanuit de cao voor bibliotheekmedewerkers.