Vraag en antwoord Outputregistratietool

Achtergrond en algemene informatie

Ben ik verplicht om de IDO-bezoekers te registreren?

Vanuit de subsidieregeling is het verplicht om de IDO-bezoekers te registreren. De KB heeft dit landelijke systeem ontwikkeld om de totale IDO-dienstverlening te kunnen monitoren.

Wij hebben zelf een systeem ontwikkeld om de gegevens rondom het IDO te registreren. Kunnen we dat integreren met de Outputregistratietool?

We hebben een landelijke tool ontwikkeld om alle gegevens rondom het IDO op één plek te registreren, zodat we de registraties op een landelijk niveau kunnen verantwoorden en monitoren, bijvoorbeeld richting het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK). Soms worden bijvoorbeeld Kamervragen gesteld over het aantal vragen. Integratie met een ander (bibliotheek)systeem is niet mogelijk, omdat de tool op ieder moment inzicht moet kunnen bieden in de actuele bezoekersaantallen.

In hoeverre werken jullie samen met andere systemen, bijvoorbeeld van gemeenten, maatschappelijke partners, rondom (digi)Taalhuizen of van Maurice de Greef?

De verschillende systemen die er momenteel zijn, richten zich veelal op andere kenmerken en hebben een andere functie. We zijn in gesprek met andere partijen om samenwerkingsmogelijkheden in de toekomst te verkennen.

Aanmelden en inloggen 

Waar kan ik me aanmelden als ik wil starten met registreren voor een nieuw IDO-punt in een van onze vestigingen?

Meld je aan via dit formulier.

Ik ben mijn inloggegevens kwijt. Hoe kan ik nu bezoekers registreren?

Op de inlogpagina kun je via de knop ‘Wachtwoord vergeten’ automatisch een nieuw wachtwoord generen. Vul hier je gebruikersnaam en gekoppeld e-mailadres in en je nieuwe wachtwoord wordt direct verstuurd. Lukt dit niet? Stuur dan een e-mail naar outputregistratie@bibliotheekonderzoek.nl en vermeld daarin dat het niet lukt om je wachtwoord opnieuw aan te vragen.

Onze contactpersoon is gewijzigd of de informatie staat nog op een oude naam. Hoe pas ik dit aan?

Pas dit aan via dit formulier.

Output registreren 

Welke gegevens worden geregistreerd?

Bekijk hier een voorbeeld van het registratieformulier.

Moet ik elke bezoeker apart registreren?

Ja, alle bezoekers moeten apart worden geregistreerd. De registratie is zo opgezet dat deze weinig tijd kost.

Hoe registreer ik vragen die binnenkomen via de telefoon, mail of WhatsApp?

Deze registreer je als reguliere IDO-vraag. Je kunt er nu voor kiezen om één vestiging aan te houden voor de registratie en om in het veld je kunt in het veld ‘Wijze waarop de bezoeker geholpen is’ Telefoon, mail of WhatsApp te noteren als je voor eigen registratie wil weten hoeveel vragen er op die manier binnen komen. In de volgende versie van het registratieformulier voegen we een aparte vraag toe, waar je kunt registreren of de vraag fysiek, online, telefonisch, via Whatsapp of in andere vorm gesteld is.

Hoe registreer je vragen die betrekking hebben op corona, zoals de app of het vaccinatiebewijs?

Eind 2021 is een aparte categorie voor dergelijke vragen toegevoegd aan de vraag ‘Over welke organisatie(s) ging de vraag van deze bezoeker’. Je kunt hier nu kiezen voor de optie Corona – Rijksoverheid (bijvoorbeeld over het coronabewijs, de CoronaCheck- of CoronaMelder-app). Zo kunnen we het aantal vragen over corona beter monitoren.

Moeten mensen die twee keer komen bij het IDO ook twee keer geregistreerd worden, bijvoorbeeld omdat ze eerste keer niet de juiste gegevens mee hebben of omdat vervolgafspraak nodig is?

Ja, in principe registreer je het aantal bezoeken aan het IDO, niet het aantal unieke bezoekers. Als een vraag twee afspraken nodig heeft, registreer je die tweemaal.

Als mensen met meerdere vragen bij het IDO komen, registreer je die dan als twee aparte vragen?

Je registreert het aantal bezoeken aan het IDO. Als een bezoeker twee vragen heeft, kun je die nu in één formulier registeren.

Hoe registreer je als het IDO onderdeel is van een breder Informatiepunt?

Op langere termijn zal de registratietool worden uitgebreid met andere thema’s, zodat ook andere activiteiten en vragen in de bibliotheken kunnen worden geregistreerd. Zo wordt toegewerkt naar een eenduidige, uniforme en praktische werkwijze voor bibliotheken in het registreren, meten, evalueren en rapporteren van hun maatschappelijke dienstverlening.

Kan ik met terugwerkende kracht een registratie toevoegen?

Ja, je kunt kiezen of je een registratie voor ‘vandaag’ wilt doen of een registratie op een andere datum. Dat kan ook een datum in het verleden zijn.

Onze medewerkers kunnen of willen niet alle gegevens van de bezoekers van het IDO registreren, bijvoorbeeld het taalniveau. Hoe moeten we daarmee omgaan in de Outputregistratietool?

De gegevens die we registreren, zijn vastgesteld in samenspraak met de vijftien kopgroepbibliotheken. Blijkt het toch niet mogelijk of wenselijk om een bepaald gegeven in te vullen, dan biedt de tool de mogelijkheid om ‘Onbekend’ als antwoord te registreren.

We merken dat bezoekers ook met vragen die niet over de digitale overheid gaan bij het IDO langskomen. Hoe moeten we hiermee omgaan in de Outputregistratietool? 

We horen van meer bibliotheken dat mensen bij het IDO komen met allerlei vragen, bijvoorbeeld over andere organisaties of e-books. Het is wenselijk ook deze vragen te registreren, zodat we een compleet beeld krijgen van de dienstverlening van het IDO. Aan de lijst met overheden en Manifestgroeppartijen zijn in februari 2022 ook een aantal andere organisaties toegevoegd, die veel bij ‘Anders, namelijk’ werden ingevuld. 

Het registratieformulier ziet er anders uit dan voorheen. Is er iets veranderd? 

In februari 2022 zijn een aantal wijzigingen in het registratieformulier doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn voort gekomen uit de feedback van bibliotheken, die tijdens de Update digitale inclusie eind 2021 hun ervaringen met de Outputregistratietool hebben gedeeld. Op verzoek van de gebruikers van de tool zijn er een aantal antwoordopties toegevoegd, o.a. voor het type vraag van de bezoeker, de organisatie waarover de vraag ging en de duur van het  gesprek. Daarnaast worden er enkele vragen niet meer gesteld en zijn er vragen toegevoegd om ook de digitale IDO-dienstverlening te kunnen registreren. De vraag van de bezoeker werd voorheen in een open veld ingevoerd, nu zijn er een aantal veelvoorkomende vragen als categorieën aan de vraag toegevoegd. Zo is het formulier sneller in te vullen en kunnen we het aantal gestelde vragen ook naar type vraag indelen en aan stakeholders als de gemeente en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) rapporteren. 

Resultaten

Wat betekenen de data in de eerste kolommen in de Excel-download?

De eerste kolommen bevatten een aantal technische kenmerken van de registratie, zoals datum van de invoer en de versie van de tool. Als je zelf met de data aan de slag wilt, kun je deze kolommen uit het Excel-bestand verwijderen of verbergen. Vanaf kolom L (datum van bezoek) zie je de data die voor jouw bibliotheek in de tool is geregistreerd. 

Waarom zijn sommige vragen in het Excel-bestand verspreid over meerdere kolommen?

Vragen waarbij je in de tool meerdere antwoorden kunt registreren, worden in de datadownload in meerdere kolommen getoond. Elke antwoordcategorie uit het registratieformulier staat in een aparte kolom. Zo kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien hoeveel vragen bij het IDO zijn gesteld over de Belastingdienst.

Ik heb voorheen ook output geregistreerd in het oude Excel-formulier. Staan deze registraties ook in de datadownload?

Ja, deze registraties vind je ook terug in de datadownload. Je herkent ze aan de tekst 'Excel' in de voorlaatste kolom in de download (Registratie via Excel formulier: (qW32_historischedata)). 

Wordt er ook een rapportage gemaakt van de resultaten?

De komende maanden werken we toe naar een meer visuele rapportage van de registraties in de vorm van een dashboard. Als meer bekend is over de dit dashboard, informeren we de bibliotheken hierover. 

De datadownload ziet er anders uit dan voorheen. Is er iets veranderd? 

In februari 2022 zijn een aantal wijzigingen in het registratieformulier doorgevoerd. Deze wijzigingen zijn voort gekomen uit de feedback van bibliotheken, die tijdens de Update digitale inclusie eind 2021 hun ervaringen met de Outputregistratietool hebben gedeeld. Op verzoek van de gebruikers van de tool zijn er een aantal antwoordopties en vragen toegevoegd en een aantal vragen worden niet meer gesteld. 
De vragen die vanaf februari 2022 niet meer gesteld worden, maar voorheen wel zijn beantwoord, blijven terug te vinden in de datadownload. Voor de vragen en antwoord categorieën die gewijzigd zijn, zijn zowel de oude vraag of categorie als de nieuwe vraag of categorie in de datadownload terug te vinden. Voor de vraag ‘Met welke vra(a)g(en) kwam de bezoeker naar het informatiepunt?’ vind je in de datadownload bijvoorbeeld een kolom met open antwoorden (van het open invulveld wat tot februari 2022 is ingevuld) en kolommen waarin de antwoorden op de nieuwe meerkeuzevraag terug te vinden zijn. 

Ik heb een vraag over de datadownload die hier niet bij staat. Waar kan ik terecht? 

Neem contact op met de helpdesk of bel naar 020 52 07 145. Heb je vragen over een specifieke rij uit het Excel-document? Vermeld dan ook de sample key (uit kolom J), zodat de helpdesk gericht met je kan meekijken.

Verwerking van de onderzoeksgegevens 

Hoe verhoudt de registratie van achtergrondkenmerken van bezoekers zich tot de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

De gegevens die we vastleggen, zijn niet gekoppeld aan persoonsgegevens als naam, adres, telefoon en e-mail. Deze zijn dus niet herleidbaar tot een persoon en vallen niet onder de AVG. De achtergrondkenmerken die we bibliotheken vragen te registreren – geslacht, leeftijd, taalachtergrond – zijn gebaseerd op een inschatting van de bibliotheekmedewerker en hoeven niet letterlijk te worden voorgelegd aan de bezoekers.

Medewerkers en vrijwilligers die het IDO bemannen, moeten overigens wel een geheimhoudingsverklaringen tekenen. Ook moeten de werkplekken voldoen aan de privacyregels, waardoor het niet mogelijk is mee te kijken en te luisteren met gebruikers. De geheimhoudingsverklaring is ingeregeld vanuit de cao voor bibliotheekmedewerkers.