Wat is de rol van de KB in het proces van de Gegevenslevering Wsob?
Annemiek van de Burgt: ‘De KB is vanuit de wet verantwoordelijk voor de verzameling van een breed scala aan gegevens over openbare bibliotheken, de provinciale ondersteuningsorganisaties (POI’s) en de digitale bibliotheek. Sinds 2018 zijn daar ook de BES-eilanden aan toegevoegd: Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Doel van deze cijfers is inzicht te bieden in de status van het bibliotheekstelsel. De KB haalt deze gegevens op, voegt ze samen en analyseert ze. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) kan hier vervolgens haar beleid op aanpassen.’
Mirjam Klaren: ‘Dit is een van de zes jaarlijkse metingen die we uitzetten via de Bibliotheekmonitor (voorheen het Bibliotheekonderzoeksplatform), en die we vervolgens publiceren op Bibliotheekinzicht. De vragenlijst voor bibliotheken is opgesplitst in vier delen: bezit, kernfuncties, financieel en personeel. We hebben voor deze indeling gekozen omdat we verwachten dat deze delen door verschillende medewerkers van de organisatie worden ingevuld. Zo kan ieder deel van de vragenlijst worden ingevuld door de persoon met de juiste expertise.
Dit jaar werk ik voor het eerst mee aan de Gegevenslevering Wsob. Na het vertrek van Sharon van de Hoek heb ik de analyse en rapportage van haar overgenomen. Als alle vragenlijsten zijn ingevuld, analyseren we de data en voeren we in samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) een kwaliteitscontrole uit. Zo weten we zeker dat de gegevens correct zijn ingevuld en waarborgen we de betrouwbaarheid. Dat is natuurlijk ook voor bibliotheken zelf prettig: zo krijgen zij beter inzicht in de ontwikkelingen binnen hun organisatie, ook in vergelijking met voorgaande jaren en met soortgelijke bibliotheken. Het is dan ook erg belangrijk dat de gegevens goed worden aangeleverd.’
Liesbeth Mantel: ‘Vanuit mijn vorige functie als Hoofd Exposities, Collecties & Informatie bij De Domijnen, een multifunctionele organisatie in Limburg, met onder meer een bibliotheek, een theater en een bioscoop, weet ik dat het invullen van de vragenlijsten niet altijd even gemakkelijk is. Hoe complexer de organisatie in kwestie, des te uitdagender kan het invullen van de juiste cijfers zijn. De Domijnen organiseert bijvoorbeeld veel activiteiten op andere locaties dan de bibliotheek, bijvoorbeeld in de schouwburg, het filmhuis of het museum. Mag je die dan meetellen als activiteit van de bibliotheek, en zo ja, bij welke vestiging? Met het ontstaan van steeds meer combinaties tussen bibliotheken en theaters, bioscopen, volksuniversiteiten en andere organisaties, groeit ook de variatie aan mogelijke antwoorden. Op die ontwikkelingen proberen we bij de KB zo goed mogelijk in te spelen.’
Wat gebeurt er met de gegevens?
Annemiek: ‘Wij geven duiding aan de resultaten. We sturen niet, maar kunnen wel zeggen of we een stijging, een daling of een stabilisatie in een bepaalde curve zien, en binnen welke trend dit eventueel past. Tot slot publiceren we de gegevens in verschillende vormen. Niet alleen presenteren we de resultaten in het dossier Bibliotheekstatistiek, ook is deze informatie terug te lezen in verschillende artikelen op Bibliotheekinzicht, waar we nog verder ingaan op details en trends met elkaar verbinden.
Mirjam: ‘In het dashboard zijn de ontwikkelingen in de resultaten weergegeven, in veel gevallen al sinds 2005. Daarnaast is het mogelijk om de cijfers van je eigen bibliotheek of provincie te vergelijken met andere bibliotheken. Daarnaast publiceren we een landelijke infographic via de Bibliotheekmonitor. Hiervan maken we ook een provincieversie waarin bibliotheken en POI’s provincies met het landelijke beeld kunnen vergelijken, en een lokale variant, waarin bibliotheken alleen hun eigen cijfers terugvinden. Deze infographics maken we voor alle onderzoeken die we via de Bibliotheekmonitor uitvoeren. Door de informatie van de Gegevenslevering Wsob op zoveel verschillende manieren te presenteren, hopen we deze cijfers voor bibliotheken voor verschillende toepassingen geschikt te maken.’
Hoe kunnen bibliotheken deze data gebruiken?
Annemiek: ‘Bibliotheken kunnen de data gebruiken om op een gedegen en onderbouwde manier het gesprek aan te gaan met hun stakeholders en samenwerkingspartners, zoals gemeentes, het onderwijs en maatschappelijke partners. Via het dashboard en de infographics kunnen bibliotheken zichzelf bovendien gemakkelijker vergelijken met andere organisaties en eventueel een verbeterslag maken. Zo hopen we kennisdeling tussen bibliotheken te stimuleren.’
Liesbeth: ‘We zien toenemende aandacht ontstaan voor datageïnformeerd werken: bibliotheken onderbouwen hun werkwijze steeds meer met cijfers. Dat komt niet alleen voort uit een eigen behoefte van bibliotheken, maar ook uit vragen van stakeholders, die de kracht van de samenwerking met de bibliotheek graag met data onderbouwd zien. Bovendien worden de cijfers niet alleen gebruikt ter verantwoording, maar sturen ze ook in toenemende mate het beleid. In die zin kunnen de uitkomsten van de Gegevenslevering Wsob voor bibliotheken van grote waarde zijn.’
Mirjam: ‘Ook de bredere inzichten die we op Bibliotheekinzicht publiceren, kunnen bij gesprekken met stakeholders en partners van pas komen. Daar geven we duidingen die ook de grenzen van het bibliotheekveld overstijgen – bijvoorbeeld door de bezoekersaantallen van bibliotheken te vergelijken met die van andere partijen uit de culturele sector, zoals theaters en bioscopen. In het dossier Bibliotheekstatistiek gaan we ook de landsgrenzen over: hoe ziet er de bibliotheeksector er in andere landen uit? Zo hopen we ook voor mensen buiten de bibliotheekbranche interessante informatie te bieden.’
Annemiek: ‘Vergeet bovendien niet hoe goed het kan zijn binnen de eigen bibliotheekorganisatie te delen wat met alle medewerkers samen wordt neergezet: welke activiteiten er allemaal worden georganiseerd, hoeveel bezoekers de verschillende vestigingen bezoeken, hoeveel vrijwilligers aan de organisatie verbonden zijn. Zo groeit ook binnen de organisatie de cohesie.’
‘Deze data bieden inzicht, versterken het verhaal richting stakeholders en verhogen de cohesie binnen de organisatie’
Sinds vorig jaar wordt het onderzoek al gepubliceerd in juli in plaats van in november, zoals eerdere jaren. Hoe komt dat?
Annemiek: ‘We kregen regelmatig de vraag of we de resultaten eventueel eerder konden opleveren. Eerder zetten de we vragenlijsten altijd uit in april, als bibliotheken hun financiële boekjaar hebben afgesloten. Vorig jaar hebben we alleen met de financiële vragenlijst tot april gewacht; de vragenlijsten over kernfuncties, personeel en bezit hebben we wel al vanaf februari beschikbaar gesteld. Daardoor konden we met de resultaten van die drie vragenlijst al aan de slag, zodat we de resultaten nu eerder kunnen publiceren.’
Mirjam: ‘De cijfers die we nu over vorig jaar publiceren, zijn voorlopig. Soms zien bibliotheken naar aanleiding van onze cijfers een foutje in hun eigen aanlevering en melden ze dat via bibliotheekmonitor@kb.nl. Met de verschijning van het huidige dossier worden de cijfers van twee jaar geleden definitief. We publiceren nu dus tegelijkertijd de voorlopige cijfers van afgelopen jaar en de definitieve van het jaar daarvoor.’
’In de cijfers van dit jaar zien we – net als vorig jaar – duidelijk de verschuiving van de klassieke bibliotheek naar de brede maatschappelijke bibliotheek terug’
Zijn de vragenlijsten van de afgelopen jaren aangepast aan de coronasituatie?
Annemiek: ‘We hebben verschillende vragen toegevoegd waarin bibliotheken kwijtkunnen welke invloed de coronamaatregelen hebben gehad op hun dienstverlening, bijvoorbeeld op het gebied van fysieke en digitale activiteiten, personele bezetting en financiën. Daardoor kunnen we goed in kaart brengen hoe bibliotheken de afgelopen twee jaar hebben gezocht naar alternatieven en daar deels goed in zijn geslaagd. Ze werden weliswaar beperkt in hun dienstverlening, maar kregen het toch nog voor elkaar een flink aantal boeken te lenen, activiteiten te organiseren en mensen te helpen bij cursussen en spreekuren. Daar mogen bibliotheken zeker trots op zijn.’
Liesbeth: ‘Natuurlijk denken we ook al na over de cijfers van volgend jaar. Welke invloed zal de coronacrisis ook nog hebben op de cijfers over 2022? We hopen dat ook die resultaten zullen laten zien welke veelheid aan functies de bibliotheek de afgelopen jaren heeft weten te ontwikkelen, en hoe hard vestigingen ook tijdens de crisis hebben gevochten om die functies zo goed mogelijk uit te oefenen.’
Wie is wie?
Mirjam Klaren: Adviseur Onderzoek en Kennisdeling bij de afdeling Onderzoek van de KB
Annemiek van de Burgt: Adviseur Onderzoek en Kennisdeling bij de afdeling Onderzoek van de KB
Liesbeth Mantel: Beleidsmedewerker bij de afdeling Bibliotheekstelsel van de KB