Informatie voor het bibliotheeknetwerk

Dossier De bibliotheek in coronatijd

Wegwijs in de anderhalvemeterbibliotheek

De bibliotheek in aangepaste vorm
Tijdens de coronacrisis was de bibliotheek gedeeltelijk gesloten, maar mocht zij ook een tijdlang de deuren openhouden. Toch konden na heropening niet alle functies altijd direct weer vervuld worden. De noodzaak anderhalve meter afstand van elkaar te houden, niet in grote groepen samen te komen en hygiënisch te werk te gaan zorgde voor beperkingen. Hoe richtten bibliotheken de anderhalvemeterbibliotheek in? Welke protocollen volgden ze? Daarover ondervroeg Anne van den Dool namens de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) bibliotheekdirecteuren door het hele land. Een overzicht van de knelpunten en oplossingen.
Biblliotheekmedewerker

Deel bibliotheken in mei later open

Niet iedere bibliotheek opende na de sluiting die half maart inging op 11 mei weer de deuren voor publiek. Men kreeg de maatregelen niet op tijd doorgevoerd of had net een deel van het personeel op vakantie gestuurd, in de veronderstelling dat het moment van heropening nog even op zich zou laten wachten. Binnen een week waren vrijwel alle bibliotheken alsnog geopend. Soms werden openingstijden aangepast, bijvoorbeeld omdat zelfbedieningsuren niet meer tot de mogelijkheden behoorden. Ook was op die manier genoeg tijd om buiten openingsuren kleinschalige activiteiten in de bibliotheek te laten plaatsvinden, zoals spreekuren en leesclubs.

Ingang, uitgang en trap als knelpunt

Voorafgaand aan iedere persconferentie bereidden bibliotheken zich weer voor op eventuele heropening: mochten zij inderdaad groen licht krijgen, dan zou een krappe week te kort dag zijn om alle aanpassingen op tijd te kunnen doorvoeren. Ook op dinsdag 21 april werd reikhalzend uitgekeken naar de boodschap van het kabinet. En dus nam Anton Kok, directeur van de VOB ’s middags al een kijkje bij de bibliotheek van zijn eigen woonplaats Hilversum. Samen met directeur Els Brons liep hij door het pand om te onderzoeken met welke uitdagingen de gemiddelde bibliotheekvestiging te maken zou krijgen. Die bleken zich al bij de deur voor te doen: de gemiddelde bibliotheekvestiging heeft geen aparte in- en uitgang, waardoor het lastig is deze twee bezoekersstromen gescheiden te houden. Ook trappen bleken problematisch: zij laten het niet altijd toe anderhalve meter afstand te houden. Een stoplicht dat duidelijk maakt welke stroming mag lopen en welke moet wachten zou een oplossing kunnen bieden, bedachten Brons en Kok – een idee dat uiteindelijk niet ten uitvoer werd gebracht, omdat het te duur bleek te zijn. Ook liften leverden soortgelijke problemen op: deze konden maximaal door één persoon tegelijk worden gebruikt. Op de trap zouden personen elkaar bijvoorbeeld op de verdiepingsvloeren kunnen passeren. Zo werd dit ook aangepakt in andere grote publieke gebouwen, zoals kantoren, winkels en flatgebouwen (o.a. Woonpunt, 2020).

Bewegwijzering: veel beeld, weinig tekst

Ook in de bewegwijzering kozen bibliotheken ieder hun eigen richting. Waar de een zoveel mogelijk inzette op duidelijkheid en een veelheid aan stickers en bordjes op vloeren en plexiglas bij balies plaatste, was de ander van mening dat de bezoeker vooral niet te veel moest worden afgeleid of verontrust. Albert Kivits van de Bibliotheek Eindhoven gaf bijvoorbeeld aan zijn personeel geen felgele maar grijze hesjes te laten dragen en het restaurant niet te hebben afgezet, maar op alle stoelen kop en schotels te hebben geplaatst, zodat duidelijk was dat men daar niet kon zitten. Wie bij DNK Assen in de rij stond, kon op de grond boek- en filmtitels lezen. Bij de Stadkamer in Zwolle nodigden ze bijvoorbeeld een kunstenaar uit, die met graffiti een tekening maakte bij het voorportaal die op de anderhalvemeternorm attendeerde. Ook andere vestigingen, zoals Rozet in Arnhem, ondervonden dat afbeeldingen beter werkten dan tekst, aangezien veel bezoekers de bordjes niet lazen. Ook kreeg men bij binnenkomst vaak een mandje mee, zodat medewerkers konden bijhouden of er niet te veel mensen in de bibliotheek aanwezig waren – een systeem dat ook in veel andere sectoren werd gehanteerd (Vakcentrum, 2020). Daarbij werd tien vierkante meter per persoon als norm aangehouden.

Ingang, uitgang en trap als knelpunt

Voorafgaand aan iedere persconferentie bereidden bibliotheken zich weer voor op eventuele heropening: mochten zij inderdaad groen licht krijgen, dan zou een krappe week te kort dag zijn om alle aanpassingen op tijd te kunnen doorvoeren. Ook op dinsdag 21 april werd reikhalzend uitgekeken naar de boodschap van het kabinet. En dus nam Anton Kok, directeur van de VOB ’s middags al een kijkje bij de bibliotheek van zijn eigen woonplaats Hilversum. Samen met directeur Els Brons liep hij door het pand om te onderzoeken met welke uitdagingen de gemiddelde bibliotheekvestiging te maken zou krijgen. Die bleken zich al bij de deur voor te doen: de gemiddelde bibliotheekvestiging heeft geen aparte in- en uitgang, waardoor het lastig is deze twee bezoekersstromen gescheiden te houden. Ook trappen bleken problematisch: zij laten het niet altijd toe anderhalve meter afstand te houden. Een stoplicht dat duidelijk maakt welke stroming mag lopen en welke moet wachten zou een oplossing kunnen bieden, bedachten Brons en Kok – een idee dat uiteindelijk niet ten uitvoer werd gebracht, omdat het te duur bleek te zijn. Ook liften leverden soortgelijke problemen op: deze konden maximaal door één persoon tegelijk worden gebruikt. Op de trap zouden personen elkaar bijvoorbeeld op de verdiepingsvloeren kunnen passeren. Zo werd dit ook aangepakt in andere grote publieke gebouwen, zoals kantoren, winkels en flatgebouwen (o.a. Woonpunt, 2020).

Bewegwijzering: veel beeld, weinig tekst

Ook in de bewegwijzering kozen bibliotheken ieder hun eigen richting. Waar de een zoveel mogelijk inzette op duidelijkheid en een veelheid aan stickers en bordjes op vloeren en plexiglas bij balies plaatste, was de ander van mening dat de bezoeker vooral niet te veel moest worden afgeleid of verontrust. Albert Kivits van de Bibliotheek Eindhoven gaf bijvoorbeeld aan zijn personeel geen felgele maar grijze hesjes te laten dragen en het restaurant niet te hebben afgezet, maar op alle stoelen kop en schotels te hebben geplaatst, zodat duidelijk was dat men daar niet kon zitten. Wie bij DNK Assen in de rij stond, kon op de grond boek- en filmtitels lezen. Bij de Stadkamer in Zwolle nodigden ze bijvoorbeeld een kunstenaar uit, die met graffiti een tekening maakte bij het voorportaal die op de anderhalvemeternorm attendeerde. Ook andere vestigingen, zoals Rozet in Arnhem, ondervonden dat afbeeldingen beter werkten dan tekst, aangezien veel bezoekers de bordjes niet lazen. Ook kreeg men bij binnenkomst vaak een mandje mee, zodat medewerkers konden bijhouden of er niet te veel mensen in de bibliotheek aanwezig waren – een systeem dat ook in veel andere sectoren werd gehanteerd (Vakcentrum, 2020). Daarbij werd tien vierkante meter per persoon als norm aangehouden.

Afbeelding
Sticker
Afbeelding
Sticker
Afbeelding
Sticker
Afbeelding
Sticker

Verantwoordelijkheid voor ontsmetten steeds meer bij bezoeker

Graffiti

Een van de zorgen was dat het coronavirus via het plastic van de boeken op lezers zou worden overgedragen. Daartoe moesten boeken aanvankelijk 72 uur in quarantaine. Later werd dit, naar aanleiding van onderzoek, teruggebracht tot 24 uur.

Daarnaast leefde de vraag in hoeverre toezicht moest worden gehouden op de boekenkasten, met bezoekers die materialen oppakken en weer terugzetten. Daarin verschoof de verantwoordelijkheid steeds meer naar de bezoeker: wanneer hij plaatsnam achter een pc, kon hij het toetsenbord en de muis zelf ontsmetten. Boeken die door bezoekers uit de kast waren gepakt en weer werden teruggeplaatst, werden zelden ontsmet: niet alleen zou dit een behoorlijk arbeidsintensieve taak zijn, ook werd de kans dat twee bezoekers kort na elkaar uit de kast werden gepakt klein geschat.

Materialen in quarantaine

Toen nog weinig bekend was over de overlevingstijd van het coronavirus op verschillende materialen, werden bibliotheekboeken 72 uur in quarantaine gehouden. Sommige bibliotheken hielden de boeken zelfs tot een week achter slot en grendel. Toen er meer informatie beschikbaar kwam over de verspreidingsmogelijkheden van het virus, werd die periode langzaam maar zeker teruggebracht tot 24 uur. Het feit dat bibliotheken bij gebruik en uitlening met veel verschillende materialen te maken hebben, bemoeilijkte het geheel: zij laten onder meer het glossy papier van boeken, het harde karton van kinderboeken), braillepapier, magazinepapier en archieffolders door hun handen gaan. Uit een test met deze materialen bleek dat bij de meeste materialen de sporen op de vierde dag niet meer meetbaar zijn. Slechts één van de vijf monsters magazinepapier vertoonde op de vierde dag nog minimale sporen van het virus (REALM, 2020).

 

Eenduidig beleid in bibliotheken

Uit onderzoek van de KB blijkt dat bibliotheken in de eerste lockdownperiode vrij eenduidig met de maatregelen omgingen. Bijna alle bibliotheken (98%) monitorden het aantal bezoekers, bijvoorbeeld door te turven of een beperkt aantal mandjes of andere voorwerpen beschikbaar te stellen, dat men verplicht moest meenemen. Ook richtten vrijwel alle bibliotheken (97%) handreinigingsplekken in en werden looproutes aangebracht (95%). Ook werden fysieke ruimtes aangepast om de verplichte anderhalve meter afstand te kunnen waarborgen (88%). In twee derde van de bibliotheken werden bepaalde ruimtes afgesloten (66%). Verder werden de groepsgroottes voor veel activiteiten aangepast (88%). Materialen werden bij retour in quarantaine geplaatst om te voorkomen dat eventuele ziektekiemen zouden overspringen (84%). Driekwart van de bibliotheken beperkte de uitleentermijn (73%). Ook schaalde een groot deel schoonmaakwerkzaamheden op (68%). Een klein deel van de bibliotheken vroeg bezoekers de materialen bij het terugbrengen zelf schoon te maken (22%). (Van de Hoek & Oomes, 2021).

Kinderen als complexe doelgroep

Het eerste protocol van de VOB met betrekking tot heropening was vooral gericht op het kind van basisschoolleeftijd (VOB, 2020a). Toch gaf een aantal bibliotheekdirecteuren, waaronder Jannie van Vugt van de Bibliotheek Oosterschelde en Mariska Koning van de Bibliotheek Voorschoten-Wassenaar, aan dit in deze periode een complexe doelgroep te vinden. Juist kinderen hebben intensieve begeleiding nodig bij hun verblijf in de bibliotheek, en daar was, ook door de financiële klap die veel organisaties te verduren hadden gekregen, niet altijd ruimte voor. Vanuit veiligheidsoverwegingen bleven vrijwilligers – die vanwege hun leeftijd veelal tot de risicodoelgroep behoorden – thuis. Ook wordt een bezoek door kinderen normaal gesproken vaak vanuit een school georganiseerd, met bijbehorende begeleiding door leerkrachten. Omdat het nu geen schoolbezoeken maar individuele bezoeken betrof, viel die hulp eveneens weg. Andere bibliotheken reageerden juist positief, zoals de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA), die betrokken was bij de totstandkoming van het protocol. Zij stelden tijdsloten in en proefdraaiden eerst op een aantal vestigingen alvorens de werkwijze uit te rollen over de hele organisatie.

Advies en invulling protocollen door POI’s

Het vaststellen van protocollen lag in handen van de VOB. Toch lieten ook sommige POI’s zich uit over de invulling van de heropening van de bibliotheek. Zij voorzagen hun achterban bijvoorbeeld van tips of gaven concrete aanvullingen op het protocol van de VOB (o.a. Probiblio, 2020a; Probiblio, 2020b; Rijnbrink, 2020). Daarnaast begon vanaf het najaar de stem van de veiligheidsregio’s mee te spelen: dat was het moment waarop het aantal besmettingen per regio dusdanig begon te variëren dat de regering meer macht bij de veiligheidsregio’s legde. Dit resulteerde ook in verschillende maatregelen per bibliotheek, bijvoorbeeld met betrekking tot toegangsitems of het dragen van mondkapjes. Dit laatste werd op 1 december 2020 wettelijk verplicht, maar werd daarvoor al sterk aangeraden.

Prioriteiten bepaald door reguliere focus

De gewoonlijke focus van bibliotheken bepaalde in grote mate welke functies zij als eerste weer voorzichtig begonnen op te starten. Bij de Bibliotheek Venlo was dat bijvoorbeeld het inrichten van studieplekken voor jongeren, terwijl SCHUNCK in Heerlen als eerste werk maakte van het aanbod voor scholen. In Venlo gaven ze iedere student een plastic badeendje mee, zodat bij de entree duidelijk was hoeveel plekken nog beschikbaar waren. Dit werken met toegangsitems werd in veel bibliotheken ook wel gebruikt voor bezoekers in het algemeen, met name in de vorm van winkelmandjes. Voor de Bibliotheek Salland lag de prioriteit bij het heropstarten van Taalhuisactiviteiten. Zij voerden die uit in de buitenlucht, waardoor meer interactie met de omgeving en een levendiger gesprek ontstond.

Studiezaal

Verblijfsfunctie moet wachten

Veel bibliotheken stonden in de zomer te popelen om hun verblijfsfunctie weer te kunnen uitoefenen. Toch moesten zij tot 1 juni wachten voordat zij weer groepen van maximaal dertig mensen mochten toelaten (VOB, 2020b). Vanaf 1 juli was het aantal mensen dat de bibliotheek mocht betreden afhankelijk van het vloeroppervlak. Tot die tijd moesten bezoekers vooral worden ontmoedigd om al te lang in de bibliotheek te blijven hangen. Daartoe werden zitgelegenheden weggehaald, waren er geen kranten op leestafels te vinden en stonden computerschermen op zwart. Dit leidde in sommige gevallen tot verbazing onder bezoekers, die gehoopt hadden gebruik te kunnen maken van de verblijfsfunctie van de bibliotheek. Bibliotheken ondervingen dit deels door meer personeel in te zetten om een praatje met bezoekers te maken en hen voornamelijk bij de ingang van de vestiging van toelichting over de huidige werkwijze van de bibliotheek te voorzien. Ook coulance richting de klant over onder meer uitleentermijn kwam de sfeer ten goede. Bij de KopGroep Bibliotheken mocht bijvoorbeeld men de krant meenemen naar huis, zodat deze toch nog gelezen kon worden.

Hybride programmering als uitkomst

Veel bibliotheken maakten zich zorgen om hun activiteitenprogramma, met name voor grote groepen: zelfs in hun grootste zalen konden ze vaak maar enkele tientallen mensen kwijt. In veel gevallen bood een hybride benadering een oplossing. De fysieke bijeenkomst kon door een select gezelschap worden bijgewoond, terwijl andere geïnteresseerden online konden meekijken. Dankzij de steeds verder versoepelende maatregelen kregen bibliotheken bovendien de kans tijdelijk digitaal ingerichte trajecten, zoals de VoorleesExpress of een Taalcoachtraject, fysiek af te sluiten. Voor toekomstige evenementen werd soms zowel een fysieke als digitale variant voorbereid, in afwachting van hoe het virus zich de komende maanden zou gedragen. Tegelijkertijd ontstond in de loop van het jaar ook steeds meer onlinemoeheid, zowel onder personeel als bij bezoekers. Ondanks de opgedane ervaring werd men daardoor terughoudender in het volplannen van de digitale agenda.

Intensievere samenwerking met lokale partners

Ook wakkerde de crisis de aandacht voor het lokale aan. Zo gaf Jenny Doest van Rozet aan nog meer samen te werken met lokale partners dan normaal, als gevolg van de beperkte reismogelijkheden van zowel mensen als producten. Ook Peter Kok van de Bibliotheek Midden-Brabant merkte op dat organisaties met wie de bibliotheek voorheen incidenteel samenwerkte nu plotseling vaste partners werden. Lokale omroepen wilden bijvoorbeeld graag de debatten uitzenden die in de bibliotheek worden georganiseerd en stonden te springen om een medialab in de LocHal te huisvesten.

Uitdagingen bij multifunctionele accommodaties en organisaties

Steeds meer bibliotheken bevinden zich in multifunctionele accommodaties: in totaal zijn 715 bibliotheeklocaties, 59% van alle locaties, in een multifunctionele accommodatie (MFA) ondergebracht. Hiermee heeft 88% van de bibliotheekorganisaties één of meerdere locaties met andere instellingen in een gezamenlijk gebouw ondergebracht (Van de Burgt & Van de Hoek, 2019). Zij delen hun pand bijvoorbeeld met de gemeente, welzijnsorganisaties en andere partners. Net als bij de sluiting gold ook bij heropening dat niet iedere inwoner op hetzelfde moment de deuren weer mocht openen. Ook multifunctionele organisaties zagen zich voor uitdagingen gesteld: zij probeerden verschillen in protocollen voor onder meer theater, bibliotheek en horeca waar mogelijk gelijk te trekken, zodat zowel voor bezoeker als werknemer een helder beeld ontstond. Soms boden de ruime bioscoop- en theaterzalen van partners in hetzelfde gebouw uitkomsten voor het organiseren van bijeenkomsten op anderhalve meter afstand.

Angst voor de toekomst

Na enkele maanden van beperkte heropening, kwam begin november opnieuw een kort sluitingsmoment van twee weken voor openbare instellingen als de bibliotheek, gevolgd door een langere periode van sluiting in december en januari. In de tussenliggende tijd zorgden de continu veranderende maatregelen bovendien voor veel stress onder bibliotheken: vrijwel elke persconferentie bracht weer nieuwe aanpassingen met zich mee. Ook de gekrompen portemonnees van gemeenten lieten bibliotheken zich voorbereiden op minder financiële middelen om zich de komende jaren mee te redden. Hoewel sommige gemeenten bibliotheken expliciet lieten weten niet te korten op subsidies, ook niet als zij zich niet aan de vastgestelde prestatieafspraken konden houden, bleven veel bibliotheken ongerust. Tegelijkertijd wisten zij zich veelal gesterkt door de gedachte dat ze dergelijke bezuinigingsslagen al eerder hadden overleefd. Ditzelfde gold voor andere culturele instellingen: ondanks de vele miljoenen euro’s die door het kabinet ter ondersteuning aan de culturele sector beschikbaar werd gesteld, vreesden veel organisaties in deze branche voor hun ondergang. Dit gold met name voor instellingen die voor hun inkomsten afhankelijk zijn van grote groepen bezoekers, zoals theaters, bioscopen en concertzalen (Boekmanstichting, 2020).

Voor dit artikel is gebruikgemaakt van de volgende interviews:

Bronnen