Informatie voor het bibliotheeknetwerk

Dossier Impact

Bibliotheek en gemeente: een waardevolle relatie

Tips voor een goed gesprek met je gemeente
Als bibliotheek ben je een schatkamer vol interessante diensten en producten die grote impact kunnen hebben. Voor de gemeente is deze impact van groot belang. Door de gemeente te informeren over en te betrekken bij de programmering van de bibliotheek, overtuig je deze van je maatschappelijke rol en waarde.
Penning

Maar hoe bouw en onderhoud je nu een goede relatie met je gemeente? Om bibliotheken hierbij te helpen schreef Probiblio de whitepaper Laat het goud van de bibliotheek schitteren! We nemen je mee in de belangrijkste tips.

Structureel in gesprek

Belangrijk is allereerst de timing van het moment waarop je bij de gemeente aan tafel zit: niet alleen bij de verantwoording, maar liefst het hele jaar door. Wacht dus niet tot je kunt communiceren over je impact, maar betrek de gemeente ook vooraf, om het samen te hebben over de vraagstukken binnen het werkgebied en de oplossingen die de bibliotheek kan bieden. Hoewel zo’n aanpak door het jaar heen meer tijd kost, blijkt die goed te werken. Bibliotheken die structureel het gesprek voeren met de gemeente rapporteren een betere en meer gelijkwaardige relatie, waarin ze serieuzer worden genomen en bij de verantwoording niet voor verrassingen komen te staan (Probiblio, 2019).

Ken je gemeente

Het is gemakkelijker het gesprek met de gemeente aan te gaan als je duidelijk hebt hoe deze georganiseerd is. Figuur 1 laat zien hoe de verschillende actoren binnen het totale krachtenveld van de gemeente zich tot elkaar verhouden. De gemeenten in jouw werkgebied kunnen net anders georganiseerd zijn dan in deze figuur, bijvoorbeeld vanwege de grootte of de onderlinge verbindingen en rollen van bepaalde actoren. Een overzicht van de colleges per gemeente is te vinden op de website van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) (VNG, 2017).

Afbeelding
Actoren Bibliotheek-Gemeente

Bepaal je doelgroep en sluit je communicatie hierop aan

Elk van de actoren in bovenstaand model heeft een andere verantwoordelijkheid en vraagt om een andere manier van benaderen. Een ‘onpartijdige’ ambtenaar binnen het sociaal domein heeft een andere blik, een andere interesse en een ander belang dan een lokale bestuurder van een partij met een uitgesproken profiel.

Breng belangrijke gemeentelijke (beslis)momenten in kaart, zodat je hierop kunt inspelen

Denk daarbij bijvoorbeeld aan de voorjaarsrapportage, de begroting voor het aankomende jaar, kadernota’s, coalitieakkoorden, collegewerkprogramma’s en specifieke gemeentelijke beleidsdocumenten op het gebied van cultuur, onderwijs of het sociaal domein. Probeer als bibliotheek inhoudelijk op het netvlies van de schrijvers en beoordelaars van deze relevante documenten te staan, zodat zij de bibliotheek meenemen in hun beleid en beslissingen.

Dupliceer je aanpak per gemeente waarmee je samenwerkt

Als je voor verschillende gemeenten werkt, zijn gemeentelijke intentieverklaringen en gezamenlijke bestuursakkoorden een optie. In dit kader is er niet één passende oplossing. Per situatie kun je op maat bespreken en beoordelen of het moment daar is om gezamenlijk afspraken te maken.

Ken je cijfers

Het is belangrijk dat de cijfers goed op orde zijn en dat je de hoofdlijnen helder kunt uitleggen. Het gaat hierbij niet alleen om de cijfers van je eigen bibliotheek, maar bijvoorbeeld ook om de effectonderzoeken van landelijke programma’s die je aanbiedt. Je komt overtuigend over als je de relevante informatie paraat hebt.

Gebruik relevante informatie en onderzoek over impact

Er zijn veel onderzoeken en informatiebronnen beschikbaar. Afhankelijk van de doelgroep bepaal je welke bron het meest geschikt is. Een ambtenaar die al jaren in het bibliotheekdomein actief is, overtuig je eerder met een gedegen rapport, terwijl je bij een nieuw raadslid of een eenmansfractie meer bereikt met een factsheet of verhalende bewijsvoering.

Heb een positieve grondhouding bij verantwoordingsinformatie

Mede door bezuinigingen en marktdenken komen vanuit gemeenten steeds meer vragen naar verantwoording en legitimering. Reageer constructief op dergelijke vragen, tenzij het echt te gek wordt. Geef in dat geval een alternatief. Als de gemeente deze ruimte geeft, kunt je het beste vooraf zelf bepalen hoe en waarover je je wilt verantwoorden.

Sluit aan bij de taal en het jargon van de gemeente

Laat je taalgebruik in je begroting, verantwoording en andere documenten aansluiten bij dat van de subsidie- of opdrachtgever. Maak expliciet wat je met termen bedoelt, zodat je zeker weet dat je dezelfde taal spreekt. Hebben jullie het bijvoorbeeld over precies hetzelfde als het gaat over participatie of zelfredzaamheid? Erg belangrijk als op dit niveau prestatieafspraken worden gemaakt.

Maak een driepuntenplan van kansen

Het coalitieakkoord en het collegeprogramma vormen de basis voor de uitvoeringsprogramma’s en beleidsdocumenten van de bestuurders. Hieruit kun je inhoudelijke aanknopingspunten halen waarmee je als bibliotheek reactief aan de slag gaat. Ook de analyse van coalitieakkoorden die Platform31 elke vier jaar maakt, kan daarbij handig zijn. Houd het overzichtelijk en realiseerbaar voor je organisatie. Maak bijvoorbeeld een top drie van kansen.

Agendeer en realiseer innovatie

Innoveer en communiceer daarover met de gemeente. Op deze manier kun je makkelijker aanvallen pareren op ‘kritische’ momenten, zoals tijdens bezuinigingsonderhandelingen. Je laat dan zien dat je de actualiteit volgt, dat er beweging zit in je bibliotheekorganisatie en dat er een proces van innovatie gaande is dat tot wasdom moet komen.

Zoek altijd de verbinding en lobby structureel

Lobbyen verdient structurele aandacht en kun je in de MT-vergadering regelmatig agenderen. Het is soms een proces van lange adem: je moet een relatie opbouwen en onderhouden. Dit vergt tijd en energie. Het is raadzaam om tijdig een lobbyagenda op te stellen en hier structureel aandacht aan te besteden. Ook belangrijk: lobby vanuit de eigen kracht en overtuiging. Dit maakt je geloofwaardiger. Meer tips en  informatie over lobbyen vind je op de websites van Probiblio en de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB). Ook de IFLA heeft een internationaal programma gericht op advocacy.

Zorg voor een zakelijke en duurzame relatie

De relatie met de gemeente blijft een zakelijke relatie met gescheiden verantwoordelijkheden. Verwacht ook niet anders. Dit betekent dat je zakelijk in het proces staat, van verantwoorden tot netjes volgens de regels budgetten aanvragen. Een te vriendschappelijke relatie vertroebelt de zaak onnodig. De relatie is anderzijds wel duurzaam, soms op chemie gestoeld, en kan groeien en verbeteren.

Zorg voor een onafhankelijke partnerrelatie

Door het systeem van subsidies is de relatie met de gemeente er een van afhankelijkheid. Toch kun je als bibliotheek altijd een onafhankelijke en neutrale rol innemen. Dat is soms balanceren. Die onafhankelijkheid en neutraliteit kan bijvoorbeeld tot uiting komen in het collectie-, programmeer-, abonnements- en diversiteitsbeleid. Het is voor de bibliotheek goed en essentieel om deze onafhankelijkheid en neutraliteit scherp te houden.

Streef naar een opendeurbeleid over financiën

Een gesloten organisatie die in haar jaarverslag niet alle informatie opneemt, wekt argwaan. Wees op administratief vlak een open boek. Je wilt vermijden dat je twijfels oproept bij de gemeente en dat er extra onderzoek opgestart wordt

Iedere collega is het visitekaartje van de bibliotheek

Iedere collega die met de buitenwereld in contact staat, is een visitekaartje van de bibliotheek. Het is belangrijke dat iedereen zich daar ook van bewust is. Collega’s moeten dus ook goed op de hoogte zijn van de informatie die de bibliotheek verspreidt en weten welke boodschap de bibliotheek wil uitdragen. Het is ook nuttig om de netwerken van collega’s te kennen, zodat die strategisch kunnen worden ingezet.

Betrek alle actoren

Een veel gestelde vraag is of de bibliotheek door het jaar heen iets met de andere wethouders dan de eigen ‘cultuurwethouder’ kan doen. Het antwoord is: ja. Het contact met andere wethouders dan die van cultuur is gemakkelijk aan te halen. Hierdoor krijgt het bibliotheekwerk breder draagvlak in het college. Organiseer bijvoorbeeld een bedrijfsbezoek voor het college van burgermeesters en wethouders of voor de nieuwe raad om te vertellen wat de bibliotheek allemaal doet, bereikt en ambieert. Of programmeer één keer per jaar een debatthema waarbij je een andere wethouder uitnodigt. Ook kun je een raadslid van de oppositie uitnodigen voor de uitreiking van een certificaat, dat ondertekend is door de burgemeester. Ook de burgemeester kan fan worden wanneer je de burgercommunicatie – waarvoor hij of zij verantwoordelijk is – faciliteert. Dit hoeft niet alleen tijdens de verkiezingen plaats te vinden, maar kan het hele jaar door.

Volg de koninklijke weg

Hanteer bij je contact met de gemeente wel altijd de juiste volgorde: als eerst de ambtenaar, vervolgens de wethouder en ten slotte de raad. Licht eerst de behandelend ambtenaar in, bespreek de kwestie vervolgens met de portefeuillewethouder en ga daarna eventueel naar de raad. Wanneer je zaken wilt doen op andere beleidsterreinen, zoals in het sociaal domein, over gebouwen of duurzaamheid? Geen probleem; licht wel de verantwoordelijk ambtenaar en wethouder in. Essentieel is de transparantie en eerlijkheid in het proces.

Bronnen