In 6 requirementssessies spraken wij 28 personen uit het bibliotheekveld, onder wie provinciaal servicemanagers, directeuren, G!DS-redacteuren en coördinatoren Digitale inclusie. Daarnaast vulden 103 mensen de enquête in, die was uitgezet onder 870 mensen. We hebben een impactanalyse gemaakt op basis van de opgehaalde informatie.
Inventarisatie
Het gebruik van G!DS door bibliotheken verschilt sterk. Sommige doen alleen het hoognodige in G!DS, andere maken er veel gebruik van. Dat is terug te zien in de geuite wensen: die lopen zeer uiteen. Over een aantal zaken waren alle respondenten het eens:
- Voorkom dubbele invoer - er is momenteel bijvoorbeeld geen goede koppeling tussen G!DS en de WaaS waardoor invoer in beide systemen plaatsvindt. Verbetering van dit pijnpunt staat hoog op de wensenlijstjes.
- Simpeler datamodel - in de jaren dat we G!DS gebruikten, zijn veel aanpassingen aan het datamodel doorgevoerd. Hierdoor is het niet handig in gebruik en bevat het veel overbodige zaken Men vraagt een eenvoudiger datamodel, dat alleen omvat wat echt nodig is.
- Feedback bij invoer (doel, waar zichtbaar) - invoerders geven aan dat ze niet goed kunnen zien of de invoer correct is en goed is doorgekomen. Zij willen dit graag simpeler, met snellere feedback.
- Goede koppelingen met andere systemen - met goede import- en exportmogelijkheden, wat nodig is om lokale websites, apps en andere diensten te voeden.
Eigenaar van de data
Wij kregen meerdere keren de vraag van wie de gegevens in G!DS zijn. Ons uitgangspunt is dat de data-invoer publiek gefinancierd is, en dat de gegevens daarom zo open mogelijk beschikbaar moeten zijn. De gegevens zijn eigendom van het netwerk, van ons samen. Dit strookt ook met de Wet open overheid, waarmee de KB te maken heeft. Voor de bibliotheek ligt dit wellicht iets anders, maar het past ook in haar missie om informatie toegankelijk te maken.
Scope voor vervanging van G!DS
Uitgangspunt is om een oplossing te bieden die het collectief helpt en die minder gericht is op specifieke behoeften van individuele bibliotheken. Het aanbod van bibliotheken en organisaties op sociaal-educatief gebied valt binnen de scope van het nieuwe systeem. Ook aanbod van andere organisaties die passen in het nieuwe en simpelere datamodel kunnen worden ingevoerd.
Het 'basisbestand bibliotheken' blijft ook onderdeel van de nieuwe applicatie. Hieronder vallen de uitgebreide gegevens van basisbibliotheken en vestigingen, zoals nu gebruikt op de WaaS-websites en voor de Wsob-gegevenslevering. ISIL-codes maken hiervan deel uit ter identificatie van bibliotheken.
De huidige parameters die alleen nuttig zijn voor de werking van de landelijke digitale infrastructuur, worden zoveel mogelijk bij de bron opgehaald. Deze hoeven dus niet in de nieuwe applicatie te worden bijgehouden. Gegevens waarvoor geen eenduidige bron is aan te wijzen, zal de KB beheren. Voor de wijzigingen van deze gegevens wordt een nieuw proces ingericht.
Buiten de scope
Een belangrijke conclusie is dat het nieuwe systeem beheersbaar moet zijn. We gaan daarom uit van zoveel mogelijk standaardoplossingen. Maatwerk valt daar in principe niet meer onder. Bibliotheken die G!DS gebruiken voor specifieke toepassingen, helpen we op weg naar een goede oplossing. Dit betreft bijvoorbeeld de gegevens die nu gebruikt worden voor Innovatiebieb.nl en de Internetg!ds.
Ook belangrijk om te weten: dit traject gaat over de vervanging van de database, dus alle ‘voorkanten’ van website en apps die de data ophalen, vallen buiten de scope. Met degenen die deze voorkanten op de database beheren, maken we goede afspraken over de migratie.
Vervolg
Naast het opstellen van een programma van eisen, werken we aan datadefinities en een datamodel. Dit dient als kader bij de selectie van een partij die de nieuwe database voor ons gaat realiseren. Het programma van eisen en de datadefinities toetsen we met betrokkenen uit het veld. Hiervoor volgt een open uitnodiging.
De uitvraag van offertes bij leveranciers moet wettelijk via een Europese aanbesteding. Deze is gepland voor het vierde kwartaal 2022. Begin 2023 kunnen we dan een leverancier selecteren en starten met de bouw en implementatie van het systeem. Daarna volgt de migratie van de gegevens uit G!DS.
Het oude en nieuwe systeem zullen waarschijnlijk een tijdje naast elkaar bestaan voordat G!DS definitief wordt overgezet.
Naar verwachting staat er eind 2023 een nieuw systeem. Meer informatie over het migratiestraject en de planning voor 2023 verwachten we in het vierde kwartaal te kunnen geven.
Update terugkijken
Op 30 juni gaf de KB met de VOB een update over de voortgang van de aanbesteding. Klik op de link om de sessie terug te kijken.