De cijfers van dit jaar weerspiegelen meer dan ooit de transitie van klassieke uitleenbibliotheek naar brede maatschappelijke bibliotheek
De KB verzamelt met de Gegevenslevering Wsob tal van gegevens, die inzicht bieden in de stand van bibliotheken. Wat is precies de rol van de KB binnen dit proces? En hoe kunnen bibliotheken deze data gebruiken? Adviseurs Onderzoek en Kennisdeling Sharon van de Hoek en Annemiek van de Burgt leggen het uit.
Wat is de rol van de KB in het proces van de Gegevenslevering Wsob?
Annemiek van de Burgt: ‘De KB is vanuit de wet verantwoordelijk voor de verzameling van een breed scala aan gegevens over openbare bibliotheken, de provinciale ondersteuningsorganisaties (POI’s) en de digitale bibliotheek. Sinds vorig jaar zijn daar ook de BES-eilanden aan toegevoegd: Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Doel van deze cijfers is inzicht te bieden in de status van het bibliotheekstelsel. De KB haalt deze gegevens op, voegt ze samen en analyseert ze. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) kan hier vervolgens haar beleid op aanpassen.’
Sharon van de Hoek: ‘Dit is een van de zes jaarlijkse metingen die we uitzetten via het Bibliotheekonderzoeksplatform (dat vanaf 2020 verdergaat onder de naam Bibliotheekmonitor, red.), en die we vervolgens publiceren op Bibliotheekinzicht. De vragenlijst is opgesplitst in vier delen: bezit, kernfuncties, financieel en personeel. We hebben voor deze indeling gekozen omdat we verwachten dat deze delen door verschillende medewerkers van de organisatie worden ingevuld. Zo kan ieder deel van de vragenlijst worden ingevuld door de persoon met de juiste expertise.
Vervolgens analyseer ik de data en voer ik in samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) een kwaliteitscontrole uit. Zo weten we zeker dat de gegevens correct zijn ingevuld en waarborgen we de betrouwbaarheid. Dat is natuurlijk ook voor bibliotheken zelf prettig: zo krijgen zij beter inzicht in de ontwikkelingen binnen hun organisatie, ook in vergelijking met voorgaande jaren en met soortgelijke bibliotheken. Het is dan ook erg belangrijk dat de gegevens goed worden aangeleverd.’
Wat gebeurt er vervolgens met deze gegevens?
Annemiek: ‘Ik geef duiding aan de resultaten. We sturen niet, maar kunnen wel zeggen of we een stijging, een daling of een stabilisatie in een bepaalde curve zien, en binnen welke trend dit eventueel past. Tot slot publiceren we de gegevens in verschillende vormen. Niet alleen presenteren we de resultaten in het dossier Bibliotheek, ook is deze informatie terug te lezen in verschillende artikelen op Bibliotheekinzicht, waar we nog verder ingaan op details en trends met elkaar verbinden. De cijfers publiceren we apart op een dashboard, waar deze in een overzichtelijke en aantrekkelijke vorm terug te vinden zijn. Binnenkort geven we een webinar voor bibliotheken die graag meer uitleg willen krijgen over hoe ze met dit dashboard aan de slag kunnen gaan, inclusief stap voor stap-begeleiding. Wie zelf aan de slag wil met de door ons verzamelde gegevens, kan terecht in onze ruwe dataset.
Sharon: ‘Daarnaast publiceren we een individuele rapportage via het BOP, waarin, naast de cijfers, ook een infographic van de landelijke gegevens terug te vinden is. Hiervan maken we ook een provincieversie waarin bibliotheken en POI’s provincies met het landelijke beeld kunnen vergelijken, en een lokale variant, waarin bibliotheken alleen hun eigen cijfers terugvinden. Deze infographics maken we voor alle onderzoeken die we via het Bibliotheekonderzoeksplatform uitvoeren. Door de informatie van de Gegevenslevering Wsob op zoveel verschillende manieren te presenteren, hopen we deze cijfers voor bibliotheken voor verschillende toepassingen geschikt te maken.’
Hoe kunnen bibliotheken deze data gebruiken?
Annemiek: ‘Bibliotheken kunnen de data gebruiken om op een gedegen en onderbouwde manier het gesprek aan te gaan met hun stakeholders en samenwerkingspartners, zoals gemeentes, het onderwijs en maatschappelijke partners. Via het dashboard en de infographics kunnen bibliotheken zichzelf bovendien gemakkelijker vergelijken met andere organisaties en eventueel een verbeterslag maken. Zo hopen we kennisdeling tussen bibliotheken te stimuleren.’
Sharon: ‘Ook de bredere inzichten die we op Bibliotheekinzicht publiceren, kunnen bij gesprekken met stakeholders en partners van pas komen. Daar geven we duidingen die ook de grenzen van het bibliotheekveld overstijgen – bijvoorbeeld door de bezoekersaantallen van bibliotheken te vergelijken met die van andere partijen uit de culturele sector, zoals theaters en bioscopen. In het dossier Bibliotheekstatistiek gaan we ook de landsgrenzen over: hoe ziet er de bibliotheeksector er in andere landen uit? Zo hopen we ook voor mensen buiten de bibliotheekbranche interessante informatie te bieden.’
Annemiek: ‘Vergeet bovendien niet hoe goed het kan zijn binnen de eigen bibliotheekorganisatie te delen wat met alle medewerkers samen wordt neergezet: welke activiteiten er allemaal worden georganiseerd, hoeveel bezoekers de verschillende vestigingen bezoeken, hoeveel vrijwilligers aan de organisatie verbonden zijn. Zo groeit ook binnen de organisatie de cohesie.’
Welke vragen krijgen jullie het meest na de publicatie van de resultaten?
Annemiek: ‘We krijgen weleens de vraag of we de resultaten eventueel eerder kunnen opleveren. We zetten de vragenlijsten uit in april, als bibliotheken hun financiële boekjaar hebben afgesloten. Omdat het om vier verschillende vragenlijsten gaat, die door verschillende medewerkers moeten worden ingevuld, geven we bibliotheken tien weken de tijd om deze aan te leveren. Daarna voeren we een datacheck uit. Mocht iets niet kloppen, dan vragen we dat bij de desbetreffende bibliotheek na. Vervolgens valideert het CBS de cijfers. Tot slot duiden wij de cijfers en geven we ze vorm in een dossier, artikelen en een dashboard.
We zijn continu op zoek naar verbetering en versnelling in onze processen, maar er zijn veel werkzaamheden aan verbonden die simpelweg niet eerder kunnen worden uitgevoerd, omdat er zoveel partijen bij betrokken zijn. Gedegen kennisdeling is niet alleen een belangrijk onderdeel van de wet die tot deze gegevenslevering verplicht, maar ook van de functie van de KB.’
Sharon: ‘De cijfers die we nu over vorig jaar publiceren, zijn bovendien voorlopig. Soms zien bibliotheken naar aanleiding van onze cijfers een foutje in hun eigen aanlevering en melden ze dat via bop@kb.nl. Met de verschijning van het huidige dossier worden de cijfers van twee jaar geleden definitief. We publiceren dus tegelijkertijd de voorlopige cijfers van afgelopen jaar en de definitieve van het jaar daarvoor.’
Laten de cijfers dit jaar verrassende tendensen zien?
Annemiek: ‘De cijfers van dit jaar bevestigen de trends die al een paar jaar door de data heen schemert. Het verhaal achter de cijfers komt steeds duidelijker naar voren: we zien een afname in de grootte van de collectie en in het aantal leden, maar het aantal bezoekers, de inkomsten, de hoeveelheid personeel en het aantal georganiseerde activiteiten nemen daarentegen juist toe. Dit weerspiegelt de transitie van de klassieke uitleenbibliotheek naar de brede maatschappelijke bibliotheek die wordt ingezet.’